新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理方式的改進(jìn)

文/白城中心醫(yī)院 何天琪

在新醫(yī)改形式下，醫(yī)院只有不斷優(yōu)化自身的檔案管理模式，適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，才能夠進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量和效率，為其他工作的正常開展提供基礎(chǔ)檔案服務(wù)支持。所以醫(yī)院應(yīng)對(duì)檔案管理方式的改進(jìn)和創(chuàng)新進(jìn)行有效探索，不斷提高檔案管理質(zhì)量和效率，從而更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的未來發(fā)展。

一、建立健全的檔案管理制度

面對(duì)當(dāng)前我國(guó)的新醫(yī)改現(xiàn)狀，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)作出相應(yīng)的調(diào)整，以適應(yīng)醫(yī)院的未來發(fā)展需要，這就要求醫(yī)院管理人員應(yīng)首先制定合理的檔案管理制度，明確管理人員的工作責(zé)任和工作義務(wù)，從而提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。第一，醫(yī)院應(yīng)明確檔案管理人員的管理責(zé)任和義務(wù)，同時(shí)明確相應(yīng)的檔案管理工作流程和管理規(guī)范，既要保障管理工作的正常展開，又要保障醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、制度化，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量和效率。第二，醫(yī)院管理人員應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督管理，強(qiáng)化工作人員的工作責(zé)任意識(shí)，督促員工的工作效率，同時(shí)又要保障員工能夠積極參與到醫(yī)院檔案管理工作之中，提高員工的工作質(zhì)量和效率。第三，應(yīng)建立健全相應(yīng)的制約監(jiān)督機(jī)制，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)行制約和監(jiān)督，防止在工作過程中發(fā)生管理人員互相推脫工作責(zé)任等現(xiàn)象的發(fā)生，避免影響到檔案管理工作效率。

二、強(qiáng)化各部門之間的合作交流

醫(yī)院檔案管理工作過程需要各個(gè)部門之間的協(xié)同配合和支持參與，所以管理人員應(yīng)注重強(qiáng)化各部門、人員之間的協(xié)同合作。一方面要強(qiáng)化各部門人員的檔案資源建設(shè)意識(shí)，在醫(yī)院工作過程中，對(duì)于工作內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的信息記錄，并將其及時(shí)傳遞給醫(yī)院的檔案管理部門，保障檔案管理人員能夠及時(shí)制作成相應(yīng)的檔案資源，并做好檔案資源的保存和管理工作，為醫(yī)院其他工作的展開提供資源服務(wù)。另一方面，還應(yīng)注重提高醫(yī)院檔案管理工作人員的工作責(zé)任意識(shí)，在工作過程中能夠及時(shí)收集各種資料檔案，并做好資料原件的保存和管理工作，保障各種資料資源能夠及時(shí)得到分類、整理和保存，對(duì)于一些利用價(jià)值較高的資料資源，管理人員更應(yīng)保障其管理質(zhì)量，為其以后的合理利用奠定基礎(chǔ)。同時(shí)還應(yīng)強(qiáng)化不同醫(yī)院之間的檔案貢獻(xiàn)意識(shí)，特別是對(duì)于一些比較珍貴、特殊的病例信息資源以及醫(yī)療研究信息資源等，要做好合作共享，從而促進(jìn)醫(yī)療研究的進(jìn)一步發(fā)展，為人民提供更好的醫(yī)療服務(wù)。

三、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是促進(jìn)檔案管理工作改進(jìn)的一個(gè)有效措施，有利于保障各項(xiàng)管理制度的高效落實(shí)，提高檔案管理工作人員的工作效率，保證檔案管理質(zhì)量和安全。第一，醫(yī)院應(yīng)定時(shí)定期開展對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，不斷提高管理人員的技術(shù)水平和管理能力，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。第二，醫(yī)院還要做好對(duì)管理人員的黨建思想教育工作，提高管理人員的工作意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使管理人員能夠積極投入到檔案管理工作之中，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。并且管理人員應(yīng)熟悉醫(yī)院的工作性質(zhì)、范圍和特點(diǎn)，并按照醫(yī)院的檔案管理工作需求對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)編制，按照機(jī)構(gòu)、級(jí)別進(jìn)行合理分類，并寫明檔案資料的案卷標(biāo)題。第三，要注重強(qiáng)化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，隨著信息時(shí)代的到來，電子檔案管理模式在我國(guó)大多數(shù)檔案管理工作中已經(jīng)逐漸得到了普及。所以在工作過程中，還應(yīng)注重提高管理人員的信息技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理工作的數(shù)字化、信息化。

四、改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)

在醫(yī)院檔案管理工作過程中，還應(yīng)不斷改進(jìn)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，從而有效提高檔案管理質(zhì)量和效率。第一，醫(yī)院應(yīng)注重對(duì)檔案管理系統(tǒng)的硬件改革和管理系統(tǒng)升級(jí)，不斷提高檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率和安全性能，建立高效、便捷的檔案管理系統(tǒng)，提高醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量。第二，醫(yī)院應(yīng)樹立檔案管理規(guī)范化、制度化檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，在管理人員的日常工作中，進(jìn)行嚴(yán)格的工作質(zhì)量監(jiān)控，保障工作人員能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)程序進(jìn)行檔案資料的草擬、定稿、簽發(fā)印刷及其后續(xù)的收發(fā)、整理和立卷歸檔工作，從而有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。第三，強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)。在醫(yī)院的檔案管理工作中，要不斷加強(qiáng)檔案資源的安全建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)當(dāng)前先進(jìn)的計(jì)算機(jī)安全技術(shù)的應(yīng)用，保障檔案資源的安全，避免發(fā)生醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)安全事故。第四，做好檔案管理的后勤工作。既要做好檔案管理室的清潔工作，為檔案管理工作營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。同時(shí)又要提高檔案管理資金投入，注重檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備建設(shè)。

五、結(jié)束語

醫(yī)院的檔案管理工作應(yīng)積極適應(yīng)醫(yī)院的工作需求，迎合醫(yī)院的新醫(yī)改需要，不斷進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。健全檔案管理制度、改進(jìn)管理系統(tǒng)、強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)，不分段提高檔案管理質(zhì)量和效率，為醫(yī)院其他工作的開展提供技術(shù)支持，不斷提高管理質(zhì)量和效率，更好地促進(jìn)醫(yī)院的未來發(fā)展。