新舊動能轉(zhuǎn)換下的高校機要檔案智能化管理淺探

文/山東建筑大學黨委校長辦公室 張劍 周美艷

機要檔案涉及國家機密，因此其管理必須依照嚴格的程序。一直以來，各高校管理遵循國家保密法規(guī)，結(jié)合嚴格的審批和專人專管制度，有效實現(xiàn)了機要檔案保密和使用需求，但隨著社會的發(fā)展，機要檔案的使用和管理要求逐步提高，原有管理方式的弱點逐漸暴露出來，而科技的進步使得機要檔案管理水平的提升成為可能，然而提升并不是徹底拋棄舊的模式，我們應當在新舊動能轉(zhuǎn)換的思想指導下，發(fā)揚舊管理方式的優(yōu)點，通過技術(shù)手段解決機要檔案管理的短板，提升社會效率。

一、當前高校機要檔案管理存在的幾個問題

（一）流程繁瑣。為了實現(xiàn)保密要求，高校機要檔案在管理中往往設置復雜的管理流程，一般是由申請、審批、處置三個環(huán)節(jié)組成，但審批環(huán)節(jié)通常為多層級管理，易影響工作進度。

（二）管理工作量大。高校的機要管理人員一般設1-2人，負責機要文件管理工作的同時還常兼管公章、常規(guī)文件收發(fā)等一系列工作，日常工作量大，影響機要文件的處置效率，常出現(xiàn)脫密文件“一密到底”的情況，影響了文件的使用。

（三）高校機要檔案的存管分置導致使用和管理困難。機要檔案因其特殊性，必需按照國家相關(guān)法規(guī)設專人管理。然而多數(shù)高校的機要檔案歸檔管理歸屬于校檔案館，而校檔案館通常不設置專門機要人員，目前國內(nèi)多數(shù)高校工作區(qū)域大，檔案館與機要室常分處于學校不同方位，機要人員經(jīng)常需兩點往返管理，增大了機要檔案管理的難度和風險性。

二、改進措施

針對高校機要檔案管理中存在的上述問題，我們必須轉(zhuǎn)變思想緊跟時代步伐，運用新舊動能轉(zhuǎn)換的思想模式，把先進的科技手段應用到管理中，快速提升管理水平。

（一）設立高校內(nèi)部機要保密專網(wǎng)并開發(fā)相應管理軟件。

校內(nèi)機要保密專網(wǎng)是實現(xiàn)高校機要檔案智能化管理的基礎，只有通過保密專網(wǎng)才能安全實現(xiàn)校內(nèi)遠程控制和管理，而相應管理軟件的開發(fā)更是實現(xiàn)智能化管理的核心，需請專業(yè)的具有相關(guān)保密資質(zhì)的軟件開發(fā)公司實施開發(fā)。軟件需具備如下功能：

1.機要檔案的智能化管理必然離不開各種智能識別裝置，如高分辨率的智能人臉識別系統(tǒng)、智能指紋識別系統(tǒng)、電子密碼系統(tǒng)等，因此所開發(fā)的機要檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱管理系統(tǒng)）必須具備與這些系統(tǒng)的端口相銜接的功能。

2.機要檔案管理的一個重要內(nèi)容就是檔案的保密期管理，軟件需配套專用智能保密櫥柜，對不同密級、不同存入時間的機要檔案進行智能化時限管理。

3.軟件應通過專用數(shù)據(jù)庫及設定的審批程序，由機要員對校內(nèi)所有涉密人員進行系統(tǒng)內(nèi)備案，只有經(jīng)過備案的人員方可在系統(tǒng)控制的環(huán)境中進行相關(guān)操作。

4.軟件應通過與智能識別系統(tǒng)的配合，對于符合涉密身份的人員進行識別確認后，控制相應設施，引導借閱者進入相應區(qū)域進行權(quán)限許可下的文件瀏覽。

5.軟件應具備對存放環(huán)境及借閱環(huán)境的異常情況進行識別及報警的功能。

（二）機要檔案的智能化歸檔管理。對原有“三鐵”中的鐵皮柜進行升級，采用程控技術(shù)開發(fā)智能化鋼保密櫥柜，通過校內(nèi)保密專網(wǎng)與管理系統(tǒng)相連接。智能櫥柜存儲空間應根據(jù)密級分出大存放區(qū)，每大區(qū)再根據(jù)文件解密年份分為10-30個文件存放格。櫥柜配有多重識別系統(tǒng)，只有經(jīng)過授權(quán)的專職機要員可操作櫥柜完成文件的存取。櫥柜應配掃碼裝置，可通過對機要件掃碼開啟對應的存放格減少出錯。機要員通過管理系統(tǒng)設定智能櫥柜存放格存放期限、人員權(quán)限等參數(shù)。櫥柜設有應急電源以避免停電造成的信息丟失等問題。機要員在收到機要文件后首先通過掃碼將文件信息錄入管理系統(tǒng)中，歸檔前先通過與管理系統(tǒng)相連接的保密專用掃描設備對機要文件進行掃描，將文件電子檔存入管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。機要文件紙版則通過智能櫥柜掃碼識別后，存入預設好時間參數(shù)的存放格中進行智能管理，在文件到脫密期后自動通過管理系統(tǒng)提醒機要員進行處置。

（三）智能監(jiān)控的機要檔案借閱。機要文件借閱室分為三部分：由智能識別系統(tǒng)和自動門組成的智能門禁；由電子設備檢測系統(tǒng)和密碼儲物柜組成的檢測間；由電子屏幕和視頻監(jiān)控組成的閱讀室。借閱人通過智能識別后進入檢測間，通過電子設備檢測后進入閱讀室。在閱讀室中，借閱人通過電子屏幕瀏覽權(quán)限允許范圍內(nèi)的機要件掃描版。全程均有視頻監(jiān)控設備對借閱人員的行為進行智能監(jiān)控。

三、結(jié)束語

隨著科技的發(fā)展，機要檔案的管理必將越來越智能化，對人力的依賴也必將越來越少，然而少并不代表不需要人的管理，相反人的因素反而會更加重要，機要員數(shù)量減少的同時對其素質(zhì)的要求也必然會更高，新舊動能的轉(zhuǎn)換不僅僅是硬件技術(shù)的更新?lián)Q代，更重要的是人員素質(zhì)的同步提高。我們必須辯證看問題，不能盲目崇拜智能化，在提高硬件技術(shù)的同時必須把安全防控、風險評估的工作做透，只有做到人機同抓、同步提升，才是做好機要檔案管理工作的關(guān)鍵。