建設項目檔案管理與項目管理的同步實施探討

一、同步管理的重要性

近年來，我國對建設項目檔案的重視度逐漸提高，《重大建設項目檔案驗收辦法》明確要求各企業(yè)必須重視并落實建設項目的檔案管理，并規(guī)定檔案管理與項目的檢查和驗收投入的人力和物力須是相同的，任何建設項目的檔案驗收工作沒有通過的，采取一律否決制，該規(guī)定充分表明項目檔案在建設項目中不可替代的重要地位。另一方面，建設項目檔案可以為企業(yè)提供利用服務，尤其是在建設項目后期，建設項目檔案對項目維護、改造、擴建等后續(xù)工作具有非凡的意義，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影響著企業(yè)的投資決策和規(guī)劃調整。

項目工程建設的顯著特征之一即時間跨度大，少則幾年，多則幾十年甚至上百年，可想而知，在這漫長的時間段內，如果工程項目在后期的使用中出現問題或者需要維護、改造等，沒有原始的檔案信息作為參考依據，必然會影響到后續(xù)工作的順利開展。任何一個建設項目，從項目立項、現場施工、驗收竣工、建成投產，是一個漫長的動態(tài)過程，期間必然會產生大量的文件和材料，這些原始信息完整記錄了建設項目實施的全過程，與項目管理形成一體，當建設項目在未來的使用過程中出現問題時，都可以依據原始檔案進行快速和有效的解決。

二、同步實施的具體措施

（一）健全管理制度。以檔案網絡為基礎健全管理制度，是實現建設項目檔案管理與項目管理同步實施的首要措施。具體來說，相關管理部門應明確檔案管理工作的崗位配置和職責劃分，建立起檔案管理工作人員的網絡體系，充分發(fā)揮管理制度的約束和規(guī)范作用，使得檔案管理有章可循、有法可依。同時，各部門之間應加強有效的溝通和輔助，通過共同協作的方式推進建設項目檔案管理與項目管理的同步實施。

（二）加大管理滲透力度。加大項目檔案管理的滲透力度，要求檔案管理及相關部門務必抓緊落實建設項目每一個環(huán)節(jié)中的檔案整理、歸類和存儲，避免項目竣工后才發(fā)現檔案遺漏的問題，造成原始數據的丟失。管理部門可以從以下幾個方面加大滲透力度，一是加強對管理人員的思想教育和工作宣導，加強對各參建單位和部門的業(yè)務培訓和指導，力爭做到“事前關注、事中介入、事后跟蹤、全程參與、全面滲透”，通過定期培訓鍛煉或實踐活動來提高相關人員對項目檔案管理的重視度。二是落實項目檔案工作的“三納入”和“四同步”措施，在項目申請立項時，即開始開展資料收集、整理、審查等一系列的檔案管理工作，在項目竣工驗收時，務必監(jiān)督完成項目檔案的歸檔及其它驗收工作，保證檔案管理工作貫穿項目始終。

（三）推進網絡化管理。項目與項目檔案網絡化管理，即通過計算機網絡進行項目和項目檔案信息的收集、組織、傳遞、發(fā)布、檢索和提供利用服務。首先，企業(yè)應加大對互聯網技術人才的培養(yǎng)和投入，配置先進的硬件設備，加強技術人員、項目檔案人員與業(yè)務部門的溝通和交流，通過定期考核組織培訓等方式，來提高檔案管理人員的水平。其次，是要學習提升，要逐漸摒棄傳統的檔案管理方式，積極參加或組織檔案管理工作的總結會議或研討會議，通過專家授課或行業(yè)交流會等形式，提高檔案管理的網絡化和信息化水平。

（四）強化同步監(jiān)督。有效的監(jiān)督是促進建設項目檔案管理與項目管理同步實施的重要保障，尤其是在項目的施工階段，大量的文件和資料產生和出現。相關部門在簽訂項目施工、采購、監(jiān)理等合同或協議時，就應明確指出建設項目需移交的檔案的數量、質量、以及歸檔時間等各項要求，并在不同的項目階段對檔案管理工作進行隨機性的抽查和審查，確保完整歸檔、保管到位。

三、同步推進服務社會

項目檔案與地方發(fā)展有著極大的關聯性，也是為項目提供支撐，為地方發(fā)展服務，可以說是最特殊的檔案之一，另一方面來說，近年地方發(fā)展中，涉及交通、能源、市政、教育、文化等工程領域建設的項目更是全面開花，在這些項目建設中，業(yè)主單位若能一手抓項目檔案，一手抓項目管理，做到“兩手抓”“兩不誤”，這更有利于經濟社會事業(yè)的發(fā)展。故此，相關管理部門應加強業(yè)務培訓和能力培養(yǎng)，建立健全管理規(guī)章和制度，在檔案管理網絡化的基礎上，強化管理工作的滲透和監(jiān)督，實現項目檔案管理與項目管理的同步實施，發(fā)揮檔案信息不可估量的價值和效用，服務經濟社會發(fā)展。