淺析大數據時代對高校檔案管理的影響

隨著互聯(lián)網的不斷發(fā)展，人們逐步進入數字化信息時代，網絡強大的存儲和數據分析功能，直接推動了大數據時代的到來。學生檔案作為高校的重要資源，在大數據時代背景下，需要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實施數字化檔案管理，滿足時代的新要求。

一、大數據時代檔案管理工作的變化

（一）檔案管理方式的變化。大數據時代下，檔案管理方式產生了明顯的變換，傳統(tǒng)檔案管理工作主要對紙質檔案進行歸類編碼、存取檔等操作，工作效率較低；大數據時代，檔案管理的對象，從紙質檔案轉變?yōu)閿底謾n案，工作效率得到提升。大數據時代要求建立檔案管理的云系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資源的存儲。

（二）檔案管理內容的變化。傳統(tǒng)的檔案管理，主要是紙質的檔案進行整理和歸檔，缺乏對檔案的挖掘和利用，導致檔案資源被浪費。大數據時代的到來，檔案管理內容，不再是單純地進行紙質檔案的整理，而是建立數字檔案，將這些檔案數據進行分析，主動挖掘檔案的價值，將檔案轉變?yōu)橐环N信息資源。

（三）檔案服務內容的變化。傳統(tǒng)的檔案管理工作，服務內容大多局限為檔案管理人員幫助人們尋找檔案資料，對檔案資料進行整理和存放等，服務內容十分有限，而且還涉及到檔案管理權限的問題。大數據時代下，檔案服務的內容得到擴展，依托網絡建立電子檔案云系統(tǒng)，檔案管理人員利用網絡，搜索相關檔案數據，更好地利用檔案數據提供服務。

二、大數據時代背景下高校檔案管理存在的問題

對于高校的檔案管理來說，大數據時代的出現(xiàn)，有效改變了高校檔案管理的工作內容、方式，提升了管理效率，但同時也帶來一定的沖擊。

（一）檔案管理缺乏預測性。大數據時代，最大的優(yōu)勢就是利用已有數據來分析和預測未來檔案數據的情況。而當前高校學生檔案管理，大多停留在對學生檔案進行備份和存檔方面，重在學生檔案的保存，防止學生檔案資料出現(xiàn)丟失。大數據時代，依靠數據挖掘和分析，可以對事物的發(fā)展進行科學的預測和判斷，方便人們更好地制定決策。因此，對于高校學生檔案的管理，不能停留在檔案資料的保存方面，還需要挖掘以往的學生數據，為高校學生管理提供數據支持。例如，人們對于大學生的心理健康問題十分重視，高校可以通過建立學生心理檔案，將學生的心理健康情況進行記錄，使其可以以數字化的形式展現(xiàn)出來，通過對數據的分析，可以直觀地看到，當前大學生心理健康存在哪些問題，針對存在的問題，開展心理輔導。當前國內高校檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的檔案管理方面，未將檔案信息作為一種數據資源充分利用起來，缺乏檔案管理的預測性。

（二）檔案管理技術不夠成熟。大數據時代最大的特色在于“大”，大數據時代，檔案管理工作應該朝著“大檔案”和“大服務”的方向發(fā)展，只有建立海量的檔案信息云系統(tǒng)，才能實現(xiàn)對檔案數據的有效收集、分析和利用，更好地提供檔案信息服務。大數據時代的到來，要求高校檔案管理工作進行創(chuàng)新，提升檔案信息服務質量，滿足人們對于檔案信息的需求，這對于高校檔案管理技術是一種挑戰(zhàn)。當前，國內許多高校已經實現(xiàn)了學生電子檔案的管理模式，但主要問題在于，檔案信息的更新以及檔案信息服務方面，還存在著非常嚴重的滯后性，無論是檔案的收集，還是儲存，又或者是分析等都需要花費很長的時間。通常情況下，高校以學年或者學期為單位，進行檔案信息的更新，這就導致對檔案信息管理的滯后性。

（三）紙質化檔案存儲不足。紙質化檔案存儲不足是高校檔案管理的主要問題，高校學生檔案主要是針對學生在學校的表現(xiàn)進行記錄，例如，學生的學習成績、學習內容以及政治表現(xiàn)等。目前社會對于高校學生的要求不斷增長，需要學生具有良好的綜合素質。如果單純地從學生在校的政治表現(xiàn)和學習成績等方面的信息進行考察，無法保證學生的素質可以滿足人才市場的要求。高校檔案管理存在紙質化檔案信息存儲不足的情況，因此，高校需要進一步拓寬檔案歸檔的范圍，除去學生檔案的基本內容之外，還應該建立學生的心理檔案、誠信檔案、實踐檔案等，豐富高校學生檔案的信息，這樣學校和社會可以更為全面地了解學生的素質情況。當前國內高校對于檔案管理工作，依舊停留在紙質檔案管理層面，主要依靠人工對檔案管理，數字檔案管理還處在不斷探索的階段，對于學生檔案的利用情況較差，無法滿足大數據時代下，高校檔案管理工作的要求。

三、大數據時代背景下高校檔案管理工作的對策

大數據時代背景下，高校首先要加大對檔案管理重要性的認識，其次要利用信息化技術，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，同時還開發(fā)適合學生管理的大數據分析工具，以及打造一支高質量的檔案管理隊伍，以此來完善高校的檔案管理工作，促進學校的發(fā)展。

（一）加大對檔案管理重要性的認識。大數據時代，給高校檔案管理帶來了機遇和挑戰(zhàn)，為了做好高校檔案管理工作，需要對大數據時代有清晰的認識，重視檔案管理模式，優(yōu)化高校的資源。目前很多高校的檔案管理工作，學校并沒有給予足夠的重視，使得檔案管理成為了一種可有可無的存在，導致高校檔案管理工作效率低，服務質量差。大數據時代到來，給高校檔案帶來了發(fā)展機遇，高校利用現(xiàn)有的資源，加大對檔案管理重要性的認識，要意識到，檔案管理的是學生的檔案，是高校的重要資源，高校應該重視學生檔案的管理，從管理的內容、管理方式、管理模式上進行調整，利用大數據的思想，將學生檔案轉換為數字信息，通過對檔案數據的分析，全面了解到學生在校的情況，不斷完善學生檔案的內容，加強對檔案信息的挖掘和利用。

（二）利用信息化技術，實現(xiàn)檔案信息共享。大數據時代的到來，高校檔案管理工作應該利用信息化的技術，來構建高校的大數據平臺，利用該平臺，將學生檔案資源進行整合，轉換為大數據，依靠數據的分析，實現(xiàn)對高校檔案的可視化管理。大數據平臺的構建，應用信息化技術，將學生的信息進行收集，并將收集的信息進行歸檔、整理以及共享。如高校將學生的在校情況納入學生檔案，建立檔案數據庫，高校想要了解學校每個專業(yè)，甚至某個學生的實際情況，就可以通過大數據平臺，來直觀地了解自己想要的數據。大數據平臺的構建，不但實現(xiàn)了檔案管理的可視化，還利用信息化技術，依靠對檔案信息數據的分析，可以了解學生的學習情況，高校的優(yōu)勢和劣勢。

（三）開發(fā)適合學生管理的大數據分析工具。目前高校檔案管理工作，主要是管理教師檔案、行政人員檔案、學生檔案。學生檔案的管理才是高校檔案管理的重點內容，大數據時代，對學生檔案管理，需要在構建學生檔案數據庫的同時，制定出一套適合學生檔案管理的數據分析工作。學生檔案是高校的重要資源，高校依靠學生檔案數據的分析，了解到學生具有的各項素質情況，可以方便學校掌握學生的全面情況，促進學生全面發(fā)展。此外，高校可以加強同企業(yè)的合作，高校提供資源，企業(yè)提供資金，共同參與到高校學生檔案管理，實現(xiàn)了人才優(yōu)勢和資金優(yōu)勢的結合，借助企業(yè)的力量，加強對高校學生檔案的挖掘和利用。

（四）打造高質量的檔案管理隊伍。大數據時代，高校學生檔案管理工作迎來挑戰(zhàn)，為了更好地利用大數據的優(yōu)勢，高校需要在檔案管理工作方面，建立一支高質量的檔案管理隊伍。傳統(tǒng)檔案管理，對于管理人員的要求比較低，單純進行檔案的歸檔、存取等操作，工作繁瑣，缺乏挑戰(zhàn)性，容易失去工作熱情。大數據時代，高校檔案管理工作對檔案管理人員的素質有著更高的要求，建立學生檔案數據庫，借助數據分析工具，分析學生檔案數據等?？梢钥闯鰴n案管理人員不僅要具備檔案管理知識，還要具備數據分析和處理能力，因此，加強對高校檔案管理人員的培養(yǎng)，構建一支專業(yè)知識扎實、具有計算機操作能力、數據分析能力和互聯(lián)網思維的檔案管理隊伍，才能滿足大數據時代下，高校檔案管理的需要，提高其管理質量。因此筆者認為，首先，學校需要對現(xiàn)有的工作人員進行培訓，培訓其檔案管理相關的專業(yè)知識，和信息化操作技術，以此來提高檔案管理隊伍的專業(yè)水平，提高其管理水平。其次，聘請一些既懂檔案管理，又懂信息技術的人才，以此來有效完成對檔案的整理、分析以及反饋等。

四、結束語

綜上所述，大數據時代的到來，給各行各業(yè)帶來了新的變化。傳統(tǒng)高校學生檔案管理工作，依靠人工對檔案進行歸納、整理和存取檔操作，不僅工作低下，而且缺乏對檔案資源的開發(fā)和利用，導致檔案資源的浪費。大數據時代，高校學生檔案管理方式、內容都有了明顯的變化，為了滿足大數據時代對高校檔案管理工作的要求，高校首先要加大對檔案管理重要性的認識，其次利用互聯(lián)網技術，構建大數據平臺，以此有效地將檔案信息進行共享，同時還可以開發(fā)學生檔案管理的大數據分析工具，加大培訓力度，打造高質量的檔案管理隊伍。高校只有依托大數據思想，構建學生檔案大數據平臺，才能實現(xiàn)對學生檔案信息的分析，實現(xiàn)對學生檔案資源的挖掘和利用。