信息化條件下優(yōu)化醫(yī)院行政檔案管理的策略

信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為醫(yī)院正常運(yùn)行的重要部分，醫(yī)院運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各種信息資料逐漸向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變，為檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。文章主要介紹了醫(yī)院行政檔案管理的概念與重要意義，當(dāng)前醫(yī)院行政檔案管理工作中存在的問題，并以信息化建設(shè)為主，提出幾點(diǎn)策略，以求提高醫(yī)院行政檔案管理工作的效率，加強(qiáng)檔案的應(yīng)用，推動醫(yī)院健康發(fā)展。

一、醫(yī)院行政檔案的概念與重要意義

醫(yī)院行政檔案，又被稱之為文書的檔案，在醫(yī)院行政管理活動中，相關(guān)人員想要展開某項(xiàng)工作，需要經(jīng)過請示、批復(fù)等步驟才能進(jìn)行，而在這一過程中，所產(chǎn)生的行政公文將會直接轉(zhuǎn)化為檔案存儲，便于醫(yī)院查詢、管理?？梢哉f，醫(yī)院行政檔案大多是在醫(yī)院組織活動、管理等過程中形成的資料，能夠有效幫助行政人員做好管理工作，是醫(yī)院開展后續(xù)工作必不可少的依據(jù)，因此，在醫(yī)院運(yùn)行過程中，醫(yī)院行政檔案管理工作占據(jù)重要地位。

醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院各項(xiàng)事件、活動、管理的記錄人，其存在能夠有效提高醫(yī)院文化內(nèi)涵，其高效管理對醫(yī)院發(fā)展有重要意義。須知，醫(yī)院行政檔案在醫(yī)院建設(shè)初期就已經(jīng)存在，一定程度上作為醫(yī)院發(fā)展史存在，隨著醫(yī)院的發(fā)展，行政檔案不斷增多，其中記錄了醫(yī)院發(fā)展的重要節(jié)點(diǎn)，傳承了醫(yī)院文化，提高了醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的凝聚力與向心力，穩(wěn)定了醫(yī)院人員的思想。另外，多數(shù)時(shí)候，醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的參考依據(jù)，具有重要指導(dǎo)意義，推動著醫(yī)院正確決策、健康發(fā)展。以醫(yī)院人事檔案為例：醫(yī)院人事檔案記錄著醫(yī)院人才隊(duì)伍的發(fā)展與完善，為人事工作提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)庫，并且，人事檔案為醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員考評、升職、評職稱提供了參考依據(jù)，提高了其公平性，降低了人才的流失。由此可見，醫(yī)院行政檔案對醫(yī)院發(fā)展具有重要意義。

二、當(dāng)前醫(yī)院行政檔案管理中存在問題

筆者認(rèn)為，信息化時(shí)代下，醫(yī)院行政管理主要存在以下問題：

（一）管理體制仍然存在一定漏洞。隨著人們對身體健康程度的重視，醫(yī)院發(fā)展迅速，市場競爭日益激烈，為在市場上搶占一席之地，醫(yī)院管理體制在不斷完善中，尤其是檔案管理體制。然而，信息時(shí)代，與醫(yī)院各種信息技術(shù)發(fā)展相比，檔案管理體制的完善速度稍顯遜色，檔案管理體制不斷在補(bǔ)足漏洞、出現(xiàn)新漏洞這一過程中向前發(fā)展。

（二）管理觀念落后。上級領(lǐng)導(dǎo)的重視度直接影響著下級部門的重視度。在醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)療能力作為醫(yī)院發(fā)展的核心，醫(yī)療人員招收、培養(yǎng)是醫(yī)院最為重視的部分，相對而言，對醫(yī)院檔案管理的重視度不足，檔案效用難以發(fā)揮。

（三）檔案管理人員參差不齊。在醫(yī)院行政檔案管理過程中，必然存在管理能力較高以及管理能力不足的人員，而管理能力不足主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：對最新出現(xiàn)的信息技術(shù)了解不足、網(wǎng)絡(luò)安全意識不高、行政檔案管理存在一定缺陷，降低了檔案管理效率。

三、優(yōu)化醫(yī)院行政檔案管理的策略

（一）加強(qiáng)行政檔案管理的信息化建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，提高行政檔案管理效率。信息技術(shù)的引入，行政檔案管理人員可直接利用現(xiàn)代化系統(tǒng)與設(shè)備對電子文件與紙質(zhì)文件分別存檔，保障檔案的完整性與規(guī)范性。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，對不同檔案分類存放，若文件、資料具有重大價(jià)值，應(yīng)永久保存。對醫(yī)院一般性工作活動，可選擇長期保存，可選擇3-5年的保存時(shí)間，為醫(yī)院決策提供參考意見；對短期內(nèi)具有利用價(jià)值的檔案文件，可短期保存，定時(shí)刪除，以此提高檔案管理的效率與可利用率，推動醫(yī)院更好發(fā)展。

（二）轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員行政檔案管理理念。提高醫(yī)院高層、行政檔案管理人員甚至全體員工對檔案重要性的認(rèn)知，能夠有效保障檔案的完整性，提高檔案管理效率。對醫(yī)院來講，諸多檔案資料具有重大價(jià)值，如：人事檔案關(guān)系著醫(yī)護(hù)人員的調(diào)動、升職、加薪等問題；患者檔案關(guān)系著醫(yī)患和諧問題；病例檔案關(guān)系著患者的健康以及后續(xù)同樣患者的治愈。因此，醫(yī)院應(yīng)健全激勵機(jī)制，提高檔案管理人員的積極性，提高行政檔案的質(zhì)量與效率。

（三）提高醫(yī)院行政檔案管理人員業(yè)務(wù)水平?，F(xiàn)代化條件下，應(yīng)積極提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)安全意識與操作能力。積極吸收計(jì)算機(jī)水平較高的檔案管理人才；提高醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平與網(wǎng)絡(luò)安全意識，通過熟練掌握軟件技能，系統(tǒng)學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)安全知識，提高行政檔案管理工作。

四、總結(jié)

當(dāng)前，醫(yī)院管理逐漸向信息化轉(zhuǎn)變，提高了管理效率，推動了醫(yī)院發(fā)展。然而，在醫(yī)院行政檔案管理工作中，仍存在諸多問題，行政檔案難以發(fā)揮應(yīng)有效用，抑制了醫(yī)院發(fā)展。對此，加強(qiáng)行政檔案管理的信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員行政檔案管理理念，提高醫(yī)院行政檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，提高醫(yī)院行政檔案管理的效率與安全性，推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。