淺談辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性

文/武漢市漢陽(yáng)市政建設(shè)集團(tuán)公司 陳曉玉

眾所周知，在國(guó)有企業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，檔案不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷程以及發(fā)生的重大事件，也存儲(chǔ)了大量的成果，為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與保障。在近幾年國(guó)有企業(yè)體制不斷改革的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案管理備受關(guān)注，并且呈現(xiàn)出自動(dòng)化與現(xiàn)代化局面，尤其是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，國(guó)有企業(yè)檔案管理一改傳統(tǒng)繁瑣的流程，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的有效發(fā)展。

一、辦公自動(dòng)化的基本概述

從理論上分析，所謂的辦公自動(dòng)化主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公，以此實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)傳輸、發(fā)送以及存儲(chǔ)。利用辦公自動(dòng)化可進(jìn)一步加快信息之間的流動(dòng)，提高信息的可靠性與真實(shí)性，在與傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比中，可清楚地了解到，辦公自動(dòng)化在一定程度上提高了檔案管理的工作效率，增強(qiáng)了檔案的完整性與可靠性，并且符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)推動(dòng)國(guó)有企業(yè)而言意義重大。

二、新時(shí)期辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的必要性

近年來(lái)，國(guó)有企業(yè)紛紛進(jìn)行了變革，其檔案的數(shù)量越來(lái)越大，涉及的范圍比較廣闊，要想真正推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，則需要從辦公自動(dòng)化角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效變革。其中，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，國(guó)有企業(yè)檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：第一點(diǎn)是能夠促使檔案管理更加安全與穩(wěn)定。眾所周知，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在很多情況下會(huì)出現(xiàn)損壞，無(wú)法保證其完整性，并且存儲(chǔ)所占用的空間比較大，但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下應(yīng)用電子檔案，其壽命要比紙質(zhì)檔案更長(zhǎng)，在讀取檔案以及存取檔案方面比較容易，甚至還可以根據(jù)選擇的情況進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，減少存儲(chǔ)空間以及存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)；第二是檔案管理更加及時(shí)與有效。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，可實(shí)現(xiàn)檔案與網(wǎng)絡(luò)的相互整合，特別是文書(shū)處理與檔案管理呈現(xiàn)出一體化的局面，在這種發(fā)展背景下，處理文書(shū)的時(shí)候可實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的管理，減少工作流程，提高工作效率，盡可能避免文件遺漏現(xiàn)象的發(fā)生。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的可行性對(duì)策

（一）完善管理標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作流程涉及的步驟比較多，包括了歸納、整合、搜集、保存、編排等等，這一系列的步驟均在一定程度上保證了檔案管理的有效性，在新時(shí)期為實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效發(fā)展需要制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，并符合國(guó)家檔案部門(mén)的相關(guān)規(guī)定。其中如果文件管理與檔案管理是處于分離狀態(tài)的，那么則會(huì)出現(xiàn)越權(quán)問(wèn)題，對(duì)此筆者認(rèn)為工作人員需要做好把關(guān)工作，開(kāi)展高效率管理工作，除此之外還有在業(yè)務(wù)流程方面保證文件的處理歸檔以及存儲(chǔ)符合基本的要求與規(guī)范問(wèn)題，真正做到安全歸檔。

（二）提高檔案管理人員的素養(yǎng)。在國(guó)有企業(yè)檔案管理當(dāng)中，檔案管理人員扮演了重要的角色，發(fā)揮了重要的作用。在新時(shí)期，我國(guó)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展已經(jīng)成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)中不可或缺的一部分，尤其是在國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)型與變革的時(shí)候，檔案數(shù)量越來(lái)越多，這在一定程度上會(huì)增加檔案管理人員的工作量。還有一點(diǎn)是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，各類(lèi)新技術(shù)的出現(xiàn)，促使檔案管理趨于科學(xué)化與現(xiàn)代化，每一位檔案管理工作人員都需要從本質(zhì)上出發(fā)，駕馭這些新技術(shù)與新方法，做好檔案管理工作才是正確之道。筆者認(rèn)為國(guó)有企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與再教育，為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)與進(jìn)修平臺(tái)，不斷優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其綜合素養(yǎng)以及職業(yè)道德修養(yǎng)，這樣才能進(jìn)一步適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境的需求。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理子系統(tǒng)。一般而言，在對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行分析中可了解到子系統(tǒng)是十分重要的，且子系統(tǒng)的好壞關(guān)系到了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有序發(fā)展，尤其是國(guó)有企業(yè)檔案資料數(shù)量比較多，所以需要做好系統(tǒng)管理工作，要將電子文件的調(diào)用加以充分保障，實(shí)現(xiàn)文檔管理的有效性以及保存的全面性，這樣可促使文檔得到正確的分類(lèi)。除此之外，在電子文檔的應(yīng)用當(dāng)中，還可與紙質(zhì)文檔相互整合，為檔案管理提供雙重保證。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展下，辦公自動(dòng)化環(huán)境已經(jīng)成為國(guó)有企業(yè)檔案管理中不可或缺的一部分，可改變傳統(tǒng)檔案管理所存在的缺陷與不足，提高檔案管理的有效性。另外，國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與管理者需要從整體角度出發(fā)，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化環(huán)境的重要性，制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)，構(gòu)建完善的管理子系統(tǒng)等等，如此一來(lái)才能真正將現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)檔案管理中所存在的缺陷進(jìn)行彌補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性與現(xiàn)代性，為國(guó)有企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。