辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

文/諸城中醫(yī)醫(yī)院 王偉

在現(xiàn)今的信息化時(shí)代，檔案管理工作也呈現(xiàn)出自動(dòng)化、現(xiàn)代化，檔案工作的新理念、新思想隨之產(chǎn)生，準(zhǔn)確的辦公自動(dòng)化代替了繁瑣的人工操作。因此檔案管理部門應(yīng)以辦公自動(dòng)化為基礎(chǔ)，采取科學(xué)的檔案管理辦法，提高醫(yī)院檔案管理水平，挖掘檔案信息，以滿足醫(yī)院各方面的需求，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

一、辦公自動(dòng)化的基本概念和基本特點(diǎn)

（一）基本概念。辦公自動(dòng)化主要指的是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開(kāi)始著手辦公室工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸接收以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等目標(biāo)，繼而提高辦公的可靠性與準(zhǔn)確性。簡(jiǎn)而言之，辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)的手工歸檔管理方式，廣泛提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，加大了醫(yī)院檔案的可靠性與完整性。

（二）基本特點(diǎn)。1.實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的信息共享，醫(yī)院綜合檔案室的傳統(tǒng)表現(xiàn)為：其一，多部門管理檔案；其二，檔案較為分散。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下使用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠發(fā)揮其重大價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化以及合理化，在很大程度上提高了檔案的利用效率，對(duì)所調(diào)閱的檔案信息能夠脫離空間的限制。2.對(duì)檔案管理人員的相關(guān)工作提出一定的挑戰(zhàn)。辦公自動(dòng)化條件下，檔案管理是以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備以及檔案的存儲(chǔ)方式等對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)知識(shí)等提出了更高的要求。3.醫(yī)院檔案存儲(chǔ)方式呈現(xiàn)多樣化。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案的單一存儲(chǔ)方式——紙質(zhì)，逐漸發(fā)展為圖像或者影像等實(shí)物載體，不僅能夠有效減少存儲(chǔ)檔案的空間，還能夠保持檔案的完整性；除此之外，影像類的存儲(chǔ)載體在讀取過(guò)程中非常方便，具有很高的穩(wěn)定性。4.提高工作效率。根據(jù)醫(yī)院檔案的基本功能與基本作用，醫(yī)院檔案可以分為以下幾種類型：科研、病歷、設(shè)備、會(huì)計(jì)、文書、專題、實(shí)物等。醫(yī)院檔案涉及到了教學(xué)以及基礎(chǔ)設(shè)施等各個(gè)方面，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)醫(yī)院各個(gè)部門之間的職能以及業(yè)務(wù)流程等產(chǎn)生了很大影響，傳統(tǒng)的人工操作限制被突破，檔案管理工作使得程序更為合理，檢索過(guò)程中利用率與工作效率廣泛提高。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)階段，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)存在的問(wèn)題包括：軟件投入少、水平低、管理負(fù)擔(dān)較重等。這些問(wèn)題嚴(yán)重制約著辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)整體水平的提高，由于各辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)商與團(tuán)隊(duì)的水平高低不一，導(dǎo)致某些開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件與實(shí)際需求存在不少差距，造成系統(tǒng)中缺乏可以將電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)與電子檔案工作有效契合的子系統(tǒng)。

（二）缺乏完善的辦公自動(dòng)化檔案管理體系。當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)尚不完善，能夠用于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的實(shí)用軟件較少，技術(shù)水平低下。自動(dòng)化環(huán)境下的辦公管理水平低下，限制了工作人員管理水平的進(jìn)一步提升，最終造成電子文件錄入終端困難。

（三）缺乏辦公自動(dòng)化檔案管理體系專業(yè)型人才?，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分醫(yī)院檔案管理工作人員的文檔管理水平較低，還是采用原始的手工檔案管理模式，具備先進(jìn)的檔案管理技能和扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底的復(fù)合型人才所占比例不高，很多工作人員只是單純掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)或者僅僅熟知基本知識(shí)，依然不能高效準(zhǔn)確地完成這項(xiàng)工作。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理方法

（一）健全醫(yī)院檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理工作涉及大量重要信息，為了確保高效、穩(wěn)定地開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，應(yīng)積極健全醫(yī)院檔案管理制度，利用制度約束和規(guī)范檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作全責(zé)，使醫(yī)院檔案管理有章可循，推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化發(fā)展。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，應(yīng)注意檔案管理工作的快捷性、方便性和適時(shí)性，基于計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理技術(shù)操作和業(yè)務(wù)流程，做好醫(yī)院檔案資料的標(biāo)號(hào)、歸檔和整理工作，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的格式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的高效管理和科學(xué)歸檔。

（二）構(gòu)建信息化設(shè)備體系。醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金和技術(shù)投入，積極發(fā)展檔案管理工作，由于醫(yī)院檔案文件資料具有較高的應(yīng)用價(jià)值，也比較珍貴，包括醫(yī)院多年發(fā)展過(guò)程中的醫(yī)療成就和科研成果，所以檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。另外，積極應(yīng)用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備，醫(yī)院檔案管理工作一方面要注重工作效率和工作質(zhì)量；另一方面必須提高檔案管理的安全性，確保醫(yī)院各種檔案資料文件的安全性，定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)注意提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，一方面，提高檔案管理工作人員招聘門檻，多招聘一些專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才；另一方面，對(duì)管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，明確醫(yī)院檔案管理工作職責(zé)和工作內(nèi)容，還要不定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)管理人員積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和知識(shí)，熟練運(yùn)用各種檔案管理軟件，強(qiáng)化檔案管理工作責(zé)任意識(shí)，提高醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性和實(shí)效性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作與辦公自動(dòng)化技術(shù)互為結(jié)合不僅能提高辦公室自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用效率。在今后的醫(yī)院檔案管理工作中需要清楚認(rèn)識(shí)到辦公室自動(dòng)化的重要性，提高醫(yī)院檔案管理工作的整體效率。