纖檢機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化存在的問題及對(duì)策

文/李歡

纖檢檔案主要指纖檢機(jī)構(gòu)從事黨務(wù)管理、行政管理、纖維檢驗(yàn)、科研項(xiàng)目、執(zhí)法打假、實(shí)驗(yàn)室管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料；纖檢機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化是指將纖檢工作中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索、共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源多部門利用。

1 傳統(tǒng)檔案管理的弊端

由于紙是最為常見、使用頻率最高的記錄書寫材料，纖檢機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)文件資料為主要工作對(duì)象，對(duì)其進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。

1.1 傳統(tǒng)檔案在保存上的弊端十分明顯

傳統(tǒng)檔案易受環(huán)境因素影響，在遭遇洪水、火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或戰(zhàn)爭(zhēng)等突發(fā)事件時(shí)，易丟失損毀；占用纖檢機(jī)構(gòu)庫房面積大，對(duì)防火、防盜、防蟲、溫濕度等保存條件要求高；傳統(tǒng)檔案在征集、接收、整理過程中投入人力多，工作量大且效率低下。

1.2 傳統(tǒng)檔案利用受到局限

隨著利用次數(shù)的不斷增加，紙質(zhì)載體上的信息會(huì)有所損毀，字跡淡化模糊，紙張變脆破損；同一時(shí)間地點(diǎn)傳統(tǒng)檔案利用受到局限，特別是紙質(zhì)檔案往往只能一人使用，不能在纖檢機(jī)構(gòu)部門之間進(jìn)行信息資源共享。

2 檔案數(shù)字化的特點(diǎn)

電子檔案與以紙張為主體的傳統(tǒng)檔案比較，既有共同之處，又有很大差異，如兩者都是纖檢機(jī)構(gòu)從事黨務(wù)、行政、科研、執(zhí)法、實(shí)驗(yàn)室管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄，都應(yīng)遵循收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等檔案管理基本準(zhǔn)則，但電子檔案又有其獨(dú)特性。

2.1 信息內(nèi)容的非直讀性

傳統(tǒng)的檔案由人們可直接閱讀的記錄符號(hào)組成，電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化了的，是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理形成的。在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，電子文件以數(shù)字編碼的形式被識(shí)讀、傳輸、存儲(chǔ)、檢索等。電子檔案信息內(nèi)容是人工不可直接識(shí)讀的數(shù)字式代碼，只有借助計(jì)算機(jī)，通過解碼才能轉(zhuǎn)換為人們可識(shí)讀的記錄。人們只有通過計(jì)算機(jī)屏幕顯示或打印到紙上，才能看到文字、圖表等組成的電子文件形態(tài)。

2.2 系統(tǒng)依賴性

電子檔案從其前身電子文件的制作與處理，到整理歸檔的全部工作均需借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，所以文件處理、檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率都受到計(jì)算機(jī)軟硬件性能的直接影響。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，原有電子檔案的讀取設(shè)備被更新替代，未來很可能出現(xiàn)纖檢機(jī)構(gòu)保管完好的電子檔案因找不到讀取設(shè)備而無法被識(shí)別和利用，這也給電子檔案的管理和利用帶來問題。

3 檔案數(shù)字化的優(yōu)越性

3.1 檔案數(shù)字化利于檔案原件的保護(hù)

纖檢檔案數(shù)字化就是利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，將傳統(tǒng)檔案以數(shù)字化信息的形式提供給檔案利用者。由于數(shù)字化檔案復(fù)制、傳輸都不會(huì)使檔案本身內(nèi)容受損，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)象，可見電子檔案的利用有利于纖檢檔案原件的保護(hù)。

3.2 檔案數(shù)字化便于檔案的隨時(shí)歸檔及查找和利用

數(shù)字化檔案管理使文件能第一時(shí)間歸檔，便于查找利用。纖檢機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化管理可為企業(yè)及社會(huì)提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使資料查找通過計(jì)算機(jī)檢索實(shí)現(xiàn)，通過設(shè)置使用權(quán)限，有利于機(jī)密文件的保護(hù)。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫房也由原來的實(shí)體文檔的儲(chǔ)存基地轉(zhuǎn)變?yōu)榉奖愀鞑块T查找利用的信息控制中心。

3.3 提高工作效率

以前纖檢機(jī)構(gòu)使用粗放型模式，通過增加辦公人員、庫房面積、辦公費(fèi)用來解決纖檢檔案日益增多的實(shí)際，致使管理成本高昂，工作效率較低。而檔案數(shù)字化使管理工作從傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，在節(jié)省庫房面積、降低檔案工作支出的同時(shí)便于檔案工作人員檢索查找，提高工作效率。

4 檔案數(shù)字化應(yīng)克服的問題

4.1 提高檔案數(shù)字化工作的重視程度

纖檢機(jī)構(gòu)想開展好檔案數(shù)字化工作，領(lǐng)導(dǎo)必須首先提高認(rèn)識(shí)，重視檔案數(shù)字化工作，在全單位宣傳普及檔案數(shù)字化的重要性；其次檔案管理人員要有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)工作的積極性與主動(dòng)性，并根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立適應(yīng)時(shí)代要求、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代纖檢機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案管理體系。

4.2 解決人才短缺問題。

纖檢檔案數(shù)字化涉及圖像處理、計(jì)算機(jī)檢索等多種技術(shù)，檔案工作者需擁有復(fù)合型知識(shí)體系，既要掌握檔案學(xué)，又要擁有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全、設(shè)備維護(hù)、行政管理等多方面知識(shí)，所以培養(yǎng)高素質(zhì)高復(fù)合型的專業(yè)技術(shù)人員是檔案數(shù)字化過程順利開展的關(guān)鍵性因素。纖檢機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員政治理論水平，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，拓寬檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案管理人員在繼承傳統(tǒng)檔案工作觀念的同時(shí)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，探索解決檔案工作中遇到的新問題，不斷豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實(shí)踐。

4.3 加大基礎(chǔ)設(shè)備投入力度

工欲善其事，必先利其器，纖檢檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，是纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理的必然趨勢(shì)，是提高工作效率的重要手段。所以纖檢機(jī)構(gòu)要加大資金投入，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，通過購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)硬盤、檔案系統(tǒng)管理軟件等先進(jìn)設(shè)備，不斷改進(jìn)和完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，更好地為企業(yè)及社會(huì)公眾服務(wù)。

4.4 加強(qiáng)信息安全建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展給檔案信息安全問題帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，纖檢機(jī)構(gòu)需要建立防范病毒攻擊和黑客入侵的安全措施，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測(cè)和反病毒工作，有效地保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件安全。由于電子檔案有易于修改、容易損壞、不留痕跡的特點(diǎn)，可通過源程序與數(shù)據(jù)加密保護(hù)、數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、查詢操作記錄等技術(shù)，全過程監(jiān)控文件的傳輸、處理過程，從而確保電子文件的準(zhǔn)確性、原始性和真實(shí)性。完善、科學(xué)的電子檔案管理制度是做好檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵，嚴(yán)格遵守國(guó)家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)纖檢工作實(shí)際制定檔案數(shù)字化管理制度可有效防止電子檔案的信息丟失與泄露，為檔案數(shù)字化工作提供制度保障。

綜上，檔案數(shù)字化是纖檢機(jī)構(gòu)檔案管理的必然趨勢(shì)，纖檢機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，積極探索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為纖檢機(jī)構(gòu)在新形勢(shì)下穩(wěn)步發(fā)展提供有力保障。

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