文/李遠(yuǎn)航，安達(dá)市檔案局

1 概述

檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務(wù)性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產(chǎn)出物質(zhì)或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員產(chǎn)生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的專業(yè)，所以檔案管理是管理性質(zhì)的工作。

2 電子檔案載體

2.1 硬盤載體的保護(hù)

硬盤是電子檔案存儲中非常重要的一部分，電子檔案的大部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都保存在硬盤中，所以做好硬盤保護(hù)是電子檔案保存的重點(diǎn)。

（1）保持良好的環(huán)境。注意控制存放硬盤的環(huán)境溫度與濕度，在存放室中放一塊溫濕度計，注意觀察其指標(biāo)的變化，如濕度過大，要及時通風(fēng)。也要注意一些極端天氣變化所帶來的不利影響，如冬季室內(nèi)溫度可能會較干；而夏季多雨，連雨過后要降低屋內(nèi)濕度等。

（2）保持供電穩(wěn)定性。硬盤非常忌諱供電系統(tǒng)的不穩(wěn)定，這會造成數(shù)據(jù)的丟失，由于硬盤工作與運(yùn)轉(zhuǎn)存在周期性，所以如果供電忽然切斷時，硬盤可能還未將一些數(shù)據(jù)進(jìn)行周期性存儲，數(shù)據(jù)即丟失；更嚴(yán)重者，可能供電的切斷會將造成硬盤的短路。

（3）防止人為操作不當(dāng)。在平時使用時，要注意盡量減少頻繁進(jìn)行開關(guān)機(jī)的操作，避免產(chǎn)生過度消耗；在擺放機(jī)箱時，根據(jù)要求與位置合理擺放，要在其周圍留有空間，同時注意遠(yuǎn)離強(qiáng)電源電壓等，防止驅(qū)動與機(jī)箱會產(chǎn)生振動。

2.2 移動硬盤與U盤載體的保護(hù)

（1）保護(hù)移動硬盤與U盤時，要注意盡量不要反復(fù)地進(jìn)行讀寫，因?yàn)槿魏我环N電子載體都有其讀寫的極值，無謂的隨意讀寫，對移動硬盤與U盤本身是一種消耗。

（2）攜帶時，請給移動硬盤套上保護(hù)套，因?yàn)橥ǔＲ苿佑脖P的損壞，都是由于外力撞擊或磕碰造成的，一旦過力，可能會造成無法挽回的重大損失。

（3）防止病毒的入侵，不要隨便將存有重要資料的移動硬盤與U盤在公用的電腦上使用，這樣可能會遇到病毒危害，除了損壞設(shè)施以外，數(shù)據(jù)可能會外泄，導(dǎo)致更嚴(yán)重的事件。

2.3 光盤載體的保護(hù)

（1）光盤也應(yīng)盡量減少讀取次數(shù)，因?yàn)槊恳淮巫x取，都是一種自然消耗的過程，使用時，會受到熱力、摩擦力影響，累計到一定的使用次數(shù)，光盤可能就會導(dǎo)致變形、分解等，它的壽命即會終止。

（2）由于光盤的鐳射面外露，所以要嚴(yán)格控制空氣中的溫度與濕度，不當(dāng)?shù)拇娣?，會加速其表面性質(zhì)的改變，尤其是會改變光盤入射與反射光波場分布規(guī)律，造成信噪比下降的后果，直接威脅光盤使用壽命。

（3）由于光盤表面需要做一些記錄，所以可能會或貼或?qū)憳?biāo)簽于光盤正面。但光盤正面的涂層也較薄，反復(fù)涂寫依然會造成光盤的損壞，所以要盡量一次性完成標(biāo)記工作，不可反復(fù)涂改。

3 加強(qiáng)電子檔案保護(hù)措施與政策探討

3.1 技術(shù)保護(hù)

（1）身份驗(yàn)證。身份驗(yàn)證是一種保障電子文件以及電子檔案信息真實(shí)性的重要手段。身份驗(yàn)證是用戶進(jìn)入系統(tǒng)后的第一道防線。通過身份驗(yàn)證，系統(tǒng)才能允許用戶進(jìn)行檔案操作，而且可以根據(jù)用戶身份追究責(zé)任。

（2）數(shù)字簽名。數(shù)字簽名采用的是公開密鑰體制下的加密措施。數(shù)字簽名是一種數(shù)字字母串，利用自己不公開的密鑰對發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，收件者需要有密鑰才能獲得信息。數(shù)字簽名必須保證：第一，收件者能夠核實(shí)密鑰；第二，發(fā)件者不能對密鑰進(jìn)行抵賴；第三，收件者不能偽造數(shù)字簽名。

（3）信息加密。事實(shí)上，幾乎所有的安全措施都包含加密技術(shù)，比如口令加密、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)通道等，當(dāng)然也包括文件信息本身的密碼。由于加密方式不同，使黑客很難從截獲的文件中解讀出原文內(nèi)容，無法對其篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸中的安全性。

（4）防火墻。這是從網(wǎng)絡(luò)本身安全出發(fā)，阻止黑客的重要手段。防火墻是隨著Internet的發(fā)展而發(fā)展的，成為一種網(wǎng)絡(luò)安全的專用保護(hù)技術(shù)。通過防火墻，可以阻止其他系統(tǒng)的用戶進(jìn)入訪問，從而能夠保證文件的安全，保證信息不會泄露。

（5）數(shù)據(jù)備份。如果沒有數(shù)據(jù)備份，當(dāng)發(fā)生自然或者人為災(zāi)害時，就會導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失、電子檔案的信息遺失。因此，對電子文件的備份是非常重要的，同時，不能僅僅進(jìn)行一項(xiàng)備份，通常要進(jìn)行硬件備份、軟件備份和人工實(shí)時備份等多種備份方式相結(jié)合。

3.2 政策保護(hù)

（1）電子檔案保護(hù)工作向前延伸。將電子檔案保護(hù)工作向前延伸，并不僅僅意味著加強(qiáng)電子文件檔案管理，規(guī)范電子文件形成、傳遞、歸檔、移交、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作行為。更重要的是，還要把檔案保護(hù)的要求滲透到電子文件技術(shù)的研究改進(jìn)上，積極參與和加強(qiáng)對電子文件生成、存儲、傳遞等技術(shù)的規(guī)劃設(shè)計、選擇和控制。

（2）開展與相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)研究合作。電子檔案保護(hù)工作者，不能僅僅依靠掌握和運(yùn)用現(xiàn)有的電子文件技術(shù)來保護(hù)電子檔案，而且還應(yīng)該積極參與到電子文件技術(shù)的發(fā)展、完善上，從根源上緩解電子檔案保護(hù)工作的困境。對于檔案保護(hù)領(lǐng)域而言，進(jìn)行合作不但有利于完善電子文件技術(shù)，還能培養(yǎng)合格的技術(shù)人才，從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，與相關(guān)領(lǐng)域開展的技術(shù)合作應(yīng)當(dāng)是廣泛、全面的。

4 結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)對電子檔案載體與信息保護(hù)問題的研究分析，對于其良好保護(hù)效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的電子檔案信息保護(hù)過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對其關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點(diǎn)要素的重視程度，并注重其具體實(shí)施措施與方法的科學(xué)性。

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