關(guān)于衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案兩極管理的探討

蘇東冬

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督承擔(dān)著對各級(jí)從業(yè)單位的直接監(jiān)管職責(zé)，是公共衛(wèi)生不可缺少的重要組成部分，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。本文從檔案管理的原則、劃分范圍、兩級(jí)管理以及具體實(shí)施辦法及意義進(jìn)行了探索，從而為各級(jí)同行的檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)檔案；所級(jí)；站級(jí)

衛(wèi)生監(jiān)督是公共衛(wèi)生不可缺少的重要組成部分，承擔(dān)著對各級(jí)部分從業(yè)單位的直接監(jiān)管職責(zé)，依法監(jiān)督管理醫(yī)療機(jī)構(gòu)和采供血機(jī)構(gòu)及其執(zhí)業(yè)人員的執(zhí)法活動(dòng)，依法監(jiān)督管理生活飲用水及飲用水衛(wèi)生安全產(chǎn)品，同時(shí)還依法監(jiān)督管理公共場所、職業(yè)放射、學(xué)校衛(wèi)生等工作。因此在衛(wèi)生監(jiān)督檢查等具體業(yè)務(wù)工作中，形成衛(wèi)生監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。因?yàn)楦鞯馗骷?jí)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理模式各異，有的分撒管理存放在科室里，有的固定管理，科存檔案所存目錄。筆者認(rèn)為，檔案采取分級(jí)管理方法，才更加有利于日?；蚪窈蟮墓ぷ鞯男枨蟆?/p>

1 衛(wèi)生監(jiān)督所檔案兩級(jí)管理的概念

在遵循檔案的原則下，在檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將衛(wèi)生監(jiān)督所的技術(shù)檔案分別實(shí)行所級(jí)、科級(jí)管理的辦法。內(nèi)容

如下：

1）所有檔案由所統(tǒng)一負(fù)責(zé)人指導(dǎo)管理，具體工作由所組織

實(shí)施。

2）衛(wèi)生監(jiān)督檢查等業(yè)務(wù)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生很多醫(yī)療安全、生活飲用水安全等衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案，這些檔案實(shí)行所級(jí)或者科級(jí)分級(jí)管理，便于工作。

3）兩級(jí)檔案由所統(tǒng)一管理分別利用，其檔案員由各科室兼職，其人員有及時(shí)收集整理，定期立卷歸檔的職責(zé)。

4）科級(jí)業(yè)務(wù)檔案由科級(jí)統(tǒng)一管理和利用，其檔案員由各科室兼職，其人員有及時(shí)收集整理，定期立卷歸檔的職責(zé)。

1.1 所級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

所級(jí)業(yè)務(wù)檔案按照總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則

劃分。

在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測基礎(chǔ)上將主要業(yè)務(wù)工作中的材料，經(jīng)過分析、整理、歸類，形成綜合性、分析性具有學(xué)術(shù)價(jià)值的保管期限長的材料，這是所級(jí)檔案的主要來源及構(gòu)成。所級(jí)檔案反映了所級(jí)的主要工作，體現(xiàn)了所級(jí)的全貌。所級(jí)檔案分為5各方面

1）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)檔案及技術(shù)方法檔案。各類證書、檢驗(yàn)結(jié)果告知書、非產(chǎn)品樣品采樣記錄、各種說明及驗(yàn)證報(bào)告。

2）分析、趨勢檔案。各類各年度傳染病，年度采供血及學(xué)校衛(wèi)生、職業(yè)放射衛(wèi)生的監(jiān)督檢測分析，疫情預(yù)測流行趨勢報(bào)告分析等。

3）總結(jié)分析檔案。各年度衛(wèi)生監(jiān)督檢測分析總結(jié)及其它綜合性的總結(jié)分析報(bào)告

4）突發(fā)事件檔案。重特大事故，疫情，中毒事件等檔案，（由現(xiàn)場筆錄、影像等相關(guān)資料，原因調(diào)查，行政處罰以及預(yù)防措施等組成）

5）其他檔案。各類調(diào)查（包括調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查的實(shí)證資料等）、各類數(shù)據(jù)資料（包括各類統(tǒng)計(jì)匯總及月報(bào)年報(bào)等）、研討會(huì)上或者公開報(bào)紙雜志上發(fā)表的各類專業(yè)性的論文。

2 科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

衛(wèi)生監(jiān)督所在具體的監(jiān)督檢測服務(wù)工作中形成的資料，這些資料中有的保管周期不易確定，有的需要每年增加補(bǔ)充，在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中大量地、更直接地是形成服務(wù)對象檔案，這些檔案在業(yè)務(wù)科室保管更為便利。這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料檔案應(yīng)做為科級(jí)業(yè)務(wù)檔案存科保管。一般的規(guī)律性的東西必須在長期的大量的日常的觀察和實(shí)踐中獲得，監(jiān)督檢查歷年的檔案性基礎(chǔ)性材料不但對當(dāng)年的疫情分析有幫助，就是在以后的歷年中，也有指導(dǎo)和啟示作用，從中發(fā)現(xiàn)或者得出疫情流行規(guī)律?？萍?jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下4個(gè)方面：

2.1 衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案

包括單位許可證（證件的審批、復(fù)驗(yàn)材料），預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料，新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目審批審核材料。一般衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案，主要由平常衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查、檢測及其在其過程中的記事記錄，總結(jié)報(bào)告，控制結(jié)果，違規(guī)處罰等組成。

2.2 案例檔案

個(gè)案檔案包括以下事件及事故：經(jīng)常性的違規(guī)違法事件，突發(fā)性疫情事件，各種污染事故，食物中毒事故。其檔案一般由個(gè)案調(diào)查表，現(xiàn)場記錄現(xiàn)場筆錄，相關(guān)人員調(diào)查記錄，檢查檢驗(yàn)結(jié)果報(bào)告，處理報(bào)告等組成。

2.3 行政處罰檔案

處罰檔案由記錄筆錄， 合議聽證記錄， 檢驗(yàn)結(jié)果報(bào)告，行政處罰決定書，結(jié)案單以及處罰決定回執(zhí)等構(gòu)成。同時(shí)還包括各類產(chǎn)品鑒定說明書，廣告登記及其一切材料。

2.4 人員檔案

包括業(yè)人員健康體檢資料（體檢表、化驗(yàn)檢驗(yàn)單）、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)檔案（培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)過程、培訓(xùn)總結(jié)等），各種毒理檢驗(yàn)、化驗(yàn)資料檔案以及各種咨詢登記等（各類統(tǒng)計(jì)表）。

3 衛(wèi)生監(jiān)督所檔案兩級(jí)管理的具體實(shí)施辦法

3.1 完善檔案網(wǎng)絡(luò)

完善檔案工作網(wǎng)絡(luò)衛(wèi)生監(jiān)督所檔案兩級(jí)管理的基礎(chǔ)，為其實(shí)現(xiàn)有層層效有序管理提供了組織保障。

兩級(jí)管理的關(guān)鍵是網(wǎng)絡(luò)管理工作，網(wǎng)絡(luò)管理使檔案管理更加的系統(tǒng)和現(xiàn)實(shí)有序，因此網(wǎng)絡(luò)管理是其兩級(jí)管理的重要組織和技術(shù)保障。

完善檔案網(wǎng)絡(luò)工作系統(tǒng)，首先，要建立完善領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，在主管所長為主要負(fù)責(zé)人，各科室主任為主要的執(zhí)行人，其次，抽調(diào)各科室熟悉業(yè)務(wù)的工作人員兼任檔案員，檔案員一經(jīng)確認(rèn)，不準(zhǔn)隨意調(diào)換，成立所級(jí)檔案工作管理委員會(huì)負(fù)責(zé)全所檔案工作。根據(jù)工作的實(shí)際要求，合理科學(xué)地制定年度計(jì)劃，制定3或5年規(guī)劃，在實(shí)際工作中完善業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，完善考核考評制度，有效地對科級(jí)檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

3.2 建立健全便于操作的檔案管理制度

根據(jù)平常業(yè)務(wù)繁多、形式迥異的特點(diǎn)和依據(jù)各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)，建立科學(xué)的管理制度。結(jié)合衛(wèi)生部“全國衛(wèi)生監(jiān)督工作規(guī)范”，制定各科所級(jí)和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)劃和范圍。規(guī)劃要具有可操作性，范圍要清晰明了。在具體實(shí)施的過程中各科室密切配合，統(tǒng)一步驟。其次兩級(jí)檔案統(tǒng)一立卷要求，規(guī)范檔案操作，協(xié)調(diào)好統(tǒng)一存放與分散存放之間的關(guān)系。

3.3 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

因?yàn)樾l(wèi)生監(jiān)督所兩級(jí)管理的兼職檔案員，對他們有雙重的要求，既熟悉本科室的業(yè)務(wù)，又要對檔案知識(shí)精通，所以開展培訓(xùn)是必須的，特別是檔案的立卷歸檔和編目培訓(xùn)就顯得尤為重要。強(qiáng)化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高其綜合素質(zhì)是工作的中的必須，單位將培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度化，將其成為繼續(xù)進(jìn)修學(xué)習(xí)培訓(xùn)的重要內(nèi)容，考核結(jié)果成為職稱評定的依據(jù)之一，以期達(dá)到調(diào)動(dòng)其積極性。

3.4 獎(jiǎng)罰分明，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料及時(shí)歸檔

層層負(fù)責(zé)，各盡其職，將衛(wèi)生監(jiān)督各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔。制定相應(yīng)的科學(xué)的考核管理體系，定期不定期抽查考核，將考核結(jié)果公開公布，實(shí)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰制度。全所人員將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入年終考核評分標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料及時(shí)歸檔。

4 實(shí)施衛(wèi)生監(jiān)督所檔案兩級(jí)管理的意義

4.1 衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理便于工作

檔案兩級(jí)管理有效解決了案儲(chǔ)藏空間不足的問題，解決了基層業(yè)務(wù)檔案數(shù)量龐大的問題。兩級(jí)管理便于儲(chǔ)存與參閱查找，對進(jìn)步一規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督檢查檢測工作有很好的指導(dǎo)和示范作用。正確處理好集中存檔和分散存檔的問題，規(guī)范流程，根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)籌安排。

4.2 檔案兩級(jí)管理便于提高衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)工作整體水平

首先，所級(jí)業(yè)務(wù)檔案反映的是工作的全貌，體現(xiàn)了該所的整體水平，對以后的工作具有重要依據(jù)和參考具價(jià)值，為全局提供了決策依據(jù)，具有指導(dǎo)和現(xiàn)實(shí)意義。其次，所級(jí)業(yè)務(wù)檔案是綜合性的，總結(jié)性的，具有很高的專業(yè)性和學(xué)術(shù)性，對于具體科室業(yè)務(wù)員，不能停留于自己一般性的工作，必須放眼全局，對于監(jiān)督監(jiān)測材料必須進(jìn)行分析、概括、提升形成綜合性的總結(jié)或者報(bào)告，便于提高自己的綜合素質(zhì)，促進(jìn)業(yè)務(wù)效率的提高。完善各種檔案，各種信息資料的進(jìn)一步再加工，便于科研工作的開展。所級(jí)檔案便于同級(jí)單位的信息交流，為全市乃至全國提供資料源。

4.3 科級(jí)檔案管理便于日常衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)工作

由于衛(wèi)生監(jiān)督檢測業(yè)務(wù)的不間斷性和延續(xù)性，在具體工作中，往往經(jīng)常涉及到以前檔案，這樣才能對監(jiān)測點(diǎn)、直管單位進(jìn)行有效的監(jiān)督監(jiān)測，因此科級(jí)檔案對于日常工作尤為重要。隨著單位的增減變化，做出相應(yīng)的補(bǔ)充和注銷，如：單位許可證檔案，建設(shè)項(xiàng)目檔案等

總之，衛(wèi)生監(jiān)督所檔案兩級(jí)管理是衛(wèi)生防疫站（所）統(tǒng)一集中指導(dǎo)分級(jí)管理的檔案管理，其符合兩級(jí)的實(shí)際工作需要，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展將進(jìn)一步發(fā)展完善，為今后的工作提供參考和指導(dǎo)，是今后工作的重要依據(jù)之一。

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