工程合同檔案管理的探索與思考

何秀川

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，各種工程建設(shè)數(shù)量也越來越多，而建筑工程合同管理作為建筑工程項(xiàng)目施工過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其重要性也越加凸顯開來，不僅對(duì)建筑工程項(xiàng)目的順利開展有著重要的影響，而且對(duì)整個(gè)建筑行業(yè)的健康發(fā)展也有著重要的促進(jìn)作用。因此，做好建筑工程合同檔案管理工作意義重大。為此，筆者結(jié)合自己的工作實(shí)踐，對(duì)工程合同檔案管理存在的問題予以詳細(xì)分析，并提出有效的解決對(duì)策與建議，旨在為相關(guān)工作的開展提供參考。

關(guān)鍵詞：工程；合同檔案；管理；問題；對(duì)策

任何一項(xiàng)工程都要有業(yè)主委托設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工，各方之間的責(zé)任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)工程的目標(biāo)。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強(qiáng)工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對(duì)的重要課題。合同管理是項(xiàng)目管理的核心，其始終貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進(jìn)工程中各方維護(hù)自身的利益，確保市場(chǎng)上各種工程活動(dòng)的協(xié)調(diào)有序地運(yùn)行。然而，目前的工程合同檔案管理還存在很多問題。為此筆者結(jié)合自己的工作實(shí)踐對(duì)工程合同檔案管理的問題進(jìn)行分析，并提出有效解決對(duì)策，旨在為相關(guān)工作的開展提供參考。

1 目前合同管理存在的主要問題

1.1 合同法律環(huán)境不好

一是我國建筑合同法律體系還不夠完善，部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有漏洞可鉆。二是有法不依的現(xiàn)象十分嚴(yán)重、執(zhí)法不嚴(yán)的問題時(shí)有發(fā)生。

1.2 業(yè)主行為不規(guī)范

目前建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，業(yè)主常常提出比較苛刻的合同條件，而承包商迫于生計(jì)不得不接受。有些承包商希望進(jìn)行嚴(yán)格的合同管理，但在實(shí)際工作中往往由于業(yè)主的不規(guī)范行為難以實(shí)施。

1.3 合同管理意識(shí)淡薄

一是不習(xí)慣按合同辦事，出現(xiàn)問題不找合同，而是習(xí)慣于找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，或者請(qǐng)客送禮，即使是正當(dāng)?shù)乃髻r也不能理直氣壯的提出。二是不設(shè)立合同管理部門，大多數(shù)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)都未設(shè)立合同管理部門，缺乏可行的有效合同管理體系和具體的操作流程，不能對(duì)工程進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和有效的動(dòng)態(tài)合同管理。

1.4 缺乏有效的分包合同管理

目前，我國缺乏統(tǒng)一的分包合同示范文本?？偝邪毯透鲗I(yè)分包商之間及各分包商之間因合同界面不清，責(zé)、權(quán)、利不明確，而互相推諉，影響工程建設(shè)的順利進(jìn)行。特別是土建和水電、設(shè)備安裝之間的交叉施工，扯皮較多。

1.5 不重視合同文本分析

合同訂立時(shí)缺乏預(yù)見性，缺少對(duì)合同文本的分析。在工程實(shí)施過程中常常因?yàn)槿鄙倌承┲匾臈l款，產(chǎn)生缺陷和漏洞，雙方因?qū)l款的理解有差異以及合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足等問題而發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。

1.6 專業(yè)的合同管理人才匱乏

合同管理工作是一項(xiàng)涉及全局的，專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，又極為復(fù)雜的管理工作，對(duì)合同管理人員的素質(zhì)要求很高。目前管理人才的匱乏，極大的影響了合同管理水平的提高。

2 提高工程合同檔案管理的對(duì)策與建議

2.1 嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)工程合同管理法律法規(guī)

隨著《民法通則》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建筑法》的頒布，建設(shè)工程合同管理法律基本健全。但是，在實(shí)踐中，這些法律的執(zhí)行還存在著很大的問題，其中既有勘察、設(shè)計(jì)、施工單位轉(zhuǎn)包、違法分包、不認(rèn)真執(zhí)行工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)、偷工減料、忽視工程質(zhì)量的問題，也有監(jiān)理單位監(jiān)理不到位的問題，還有建設(shè)單位不認(rèn)真履行合同、特別是拖欠工程款的問題。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要求我們?cè)诠芾斫ㄔO(shè)工程合同時(shí)要嚴(yán)格依法進(jìn)行管理，這樣，我們的管理行為才能有效，才能提高我們建設(shè)工程中合同管理的水平。

2.2 設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)，配備合同管理人員

加強(qiáng)建設(shè)工程合同管理，應(yīng)當(dāng)設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)，配備合同管理人員。將建設(shè)工程合同管理工作當(dāng)作建設(shè)行政管理部門的管理內(nèi)容之一；另一方面，建設(shè)工程合同當(dāng)事人內(nèi)部也要建立合同管理機(jī)構(gòu)，還應(yīng)當(dāng)配備合同管理人員，建立合同臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)、檢查和報(bào)告制度，保證建設(shè)工程合同管理到位。

2.3 明確合同管理的工作流程

對(duì)于一些經(jīng)常性工作，如圖紙批準(zhǔn)程序、工程變更程序、分包商的索賠程序、分包商的賬單審查程序，材料、設(shè)備、隱蔽工程、已完工程的檢查驗(yàn)收程序、工程進(jìn)度付款賬單的審查批準(zhǔn)程序、工程問題的請(qǐng)示報(bào)告程序等，應(yīng)規(guī)范工作程序，使大家有章可循，合同管理人員照章辦事，減少不必要的麻煩。

2.4 制定必要的合同管理工作制度

1）合同交底制度。合同簽訂以后，合同管理人員必須對(duì)各級(jí)項(xiàng)目管理人員和各工作小組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，組織大家學(xué)習(xí)合同，對(duì)合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解承包人的合同責(zé)任和工程范圍。

2）責(zé)任分解制度。合同管理人員應(yīng)將各種合同事件的責(zé)任分解落實(shí)到各工作小組或分包商，使他們對(duì)各自的工作范圍、責(zé)任等有詳細(xì)的了解。通過層層合同責(zé)任分解，層層合同責(zé)任落實(shí)到人，使各工程小組都能盡職盡責(zé)，共同配合來實(shí)施合同。

3）每日工作報(bào)送制度。信息是合同管理的眼睛，建立每日工作報(bào)送制度，要求各職能部門必須將本部門的工作情況及未來一周的工作計(jì)劃報(bào)送到合同管理處，使其及時(shí)掌握工程信息，從而能及時(shí)對(duì)已經(jīng)發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生的種種問題做出決策。

4）進(jìn)度款的審查批準(zhǔn)制度。目前工程進(jìn)度款的申報(bào)通常都是由成本核算部門提出的，成本核算人員往往對(duì)現(xiàn)場(chǎng)及合同情況不很熟悉，不能將費(fèi)用索賠的全部項(xiàng)目及時(shí)納入當(dāng)月付款要求中。而能否及時(shí)要求索賠，是索賠成功的關(guān)鍵要素之一，因此建議建立工程進(jìn)度款的審查批準(zhǔn)制度，由合同管理部門從合同的角度對(duì)進(jìn)度款進(jìn)行審查。

2.5 推行合同示范文本制度

推行合同示范文本制度，一方面有助于當(dāng)事人了解、掌握有關(guān)法律、法規(guī)，使具體實(shí)施項(xiàng)目的建設(shè)工程合同符合法律法規(guī)的要求，避免缺款少項(xiàng)，防止出現(xiàn)顯失公平的條款，也有助于當(dāng)事人熟悉合同的運(yùn)行；另一方面，有利于行政管理機(jī)關(guān)對(duì)合同的監(jiān)督，有助于仲裁機(jī)構(gòu)或者人民法院及時(shí)裁判糾紛，維護(hù)當(dāng)事人的利益。使用標(biāo)準(zhǔn)化的范本簽訂合同，對(duì)完善建設(shè)工程合同管理制度會(huì)起到極大的推動(dòng)作用。

2.6 重視合同文本分析

合同的內(nèi)容雙方可以自由協(xié)商，而合同一經(jīng)簽訂，便具有了約束力，雙方必須遵照?qǐng)?zhí)行。因此，為了避免日后的糾紛，必須重視合同文本分析。

1）合法性分析。包括：當(dāng)事人（發(fā)包人和承包人）是否具備相應(yīng)資格；工程項(xiàng)目是否已具備招標(biāo)投標(biāo)、簽訂和實(shí)施合同的一切條件，特別是是否具備各種批準(zhǔn)文件；招標(biāo)投標(biāo)過程是否符合法定的程序；合同內(nèi)容是否符合合同法和其他各種法律的要求。鑒于建設(shè)工程合同的復(fù)雜性，建議雙方應(yīng)盡量進(jìn)行公證。

2）完備性分析。包括：構(gòu)成合同文件的種種文件（特別是環(huán)境、水文地質(zhì)等方面的說明文件和技術(shù)設(shè)計(jì)文件，如圖紙，規(guī)范等）是否齊全；合同條款是否齊全，對(duì)各種問題的規(guī)定有沒有遺漏；合同用詞是否準(zhǔn)確，有無模棱兩可或含義不清處；對(duì)工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預(yù)見性。

2.7 重視合同變更管理

合同變更在工程實(shí)踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機(jī)會(huì)，因此在工程實(shí)施中必須加強(qiáng)管理。應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件，如圖紙、各種計(jì)劃、技術(shù)說明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令，并對(duì)變更部分的內(nèi)容進(jìn)行審查和分析。在實(shí)際工作中，變更必須與提出索賠同步進(jìn)行，待雙方達(dá)成一致以后，再進(jìn)行合同變更。很多承包人往往不重視變更管理，對(duì)業(yè)主要求的變更無條件服從，導(dǎo)致工作做了卻無法獲得賠償。

2.8 加強(qiáng)分包合同管理

我國還沒有專門的分包合同示范文本。這就要求合同管理人員在訂立分包合同時(shí)要充分考慮工程的實(shí)際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)還需要建立分包合同檔案，對(duì)分包范圍和部位進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理。

2.9 重視合同管理人才的培養(yǎng)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，工程建設(shè)領(lǐng)域的從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)合同觀念和合同意識(shí)，這就要求我們普及相關(guān)法律知識(shí)，培訓(xùn)合同管理人才。我國不乏優(yōu)秀的技術(shù)人員，但是合同管理人員匱乏。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)從優(yōu)秀的工程技術(shù)人員中挑選一批具有潛力的年輕人，送他們到高校接受職業(yè)培訓(xùn)，迅速建立起一支優(yōu)秀的合同管理人員隊(duì)伍，努力做好建設(shè)工程合同管理工作。

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