在企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的研究

摘 要：企業(yè)的發(fā)展需要企業(yè)檔案的記錄，企業(yè)檔案是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案管理中實(shí)行精細(xì)化管理可以有效的解決現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問題，建立完善的檔案監(jiān)督管理機(jī)制，為企業(yè)的良性發(fā)展提供依據(jù)。文本針對(duì)精細(xì)化管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用開展研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；精細(xì)化；管理方法

精細(xì)化管理就是用專業(yè)、系統(tǒng)的管理辦法，依據(jù)數(shù)據(jù)和信息，用具體、明確的規(guī)章制度來代替模糊的管理模式，把抽象的戰(zhàn)略方針落實(shí)到實(shí)際可發(fā)展的戰(zhàn)略方案。在企業(yè)檔案管理中加入精細(xì)化管理，可以提高企業(yè)檔案管理的速率，保證檔案的完整性和保密性，為企業(yè)今后發(fā)展提供資源。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1.1 思想落后，沒有檔案管理意識(shí)

企業(yè)對(duì)檔案管理的理解還停留在整理保管的階段，檔案的作用還沒有得到企業(yè)的重視，企業(yè)沒有針對(duì)檔案管理的部門，檔案管理的經(jīng)費(fèi)不足，基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后，使企業(yè)的檔案管理工作停滯不前[1]。

1.2 檔案的利用率低

隨著科技的不斷發(fā)展，信息的更新速度不斷加快，要求企業(yè)的檔案管理必須要符合時(shí)代的發(fā)展，但現(xiàn)階段的檔案管理工作不能夠被有效的管理，企業(yè)的檔案即需要開放性也需要私密性，兩者之間的關(guān)系需要有一個(gè)可以權(quán)衡的標(biāo)準(zhǔn)，另外配套設(shè)施老舊，沒有良好的查閱環(huán)境等都是導(dǎo)致檔案利用率低的原因。

1.3 檔案管理設(shè)備不齊全

企業(yè)的檔案管理不僅僅需要管理人員的有效管理，還需要硬件管理設(shè)備。硬件設(shè)備比管理人員素質(zhì)更重要。良好的硬件管理設(shè)備可以延長(zhǎng)檔案的使用年限，保證檔案的完好無損。但很多企業(yè)在檔案管理工作中忽略了管理設(shè)備，管理設(shè)備長(zhǎng)時(shí)間沒有人進(jìn)行養(yǎng)護(hù)維修已經(jīng)出現(xiàn)老化、損壞的情況，設(shè)備在實(shí)際的檔案管理工作中沒有使用意義。數(shù)字化信息時(shí)代促使企業(yè)檔案管理的發(fā)展，如果因?yàn)樵O(shè)備功能導(dǎo)致丟失或損壞檔案資料，企業(yè)將會(huì)失去發(fā)展的機(jī)會(huì)。

1.4 缺少統(tǒng)一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)企業(yè)工作人員工作結(jié)果的考核，可以提高企業(yè)檔案管理的工作效率。統(tǒng)一評(píng)價(jià)的缺失導(dǎo)致企業(yè)無法以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作人員的業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，無法保證檔案管理工作的有效完成，阻礙企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。

1.5 企業(yè)檔案分類結(jié)構(gòu)不合理

許多中小型企業(yè)還處在探索發(fā)展方向，但已經(jīng)重視企業(yè)檔案管理工作，對(duì)檔案的管理模式已經(jīng)形成初步的工作建立，但在企業(yè)檔案分類結(jié)構(gòu)上仍存在一些問題，對(duì)檔案的收集類型分配較少，信息質(zhì)量較差等等影響了企業(yè)檔案的整體編制工作；還有一些企業(yè)因?yàn)樽陨淼陌l(fā)展規(guī)模較小，無法給與檔案管理投入資金，無法及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行編制、出版，影響了檔案管理在企業(yè)發(fā)揮其作用。

1.6 管理人員素質(zhì)不高

一些企業(yè)的檔案管理部門組成過于隨意，將一些快要退休的大齡工作人員安排到檔案管理部門進(jìn)行日常工作。由于年齡的限制，他們不愿意接受國(guó)家實(shí)時(shí)推出的檔案管理辦法，不會(huì)使用檔案管理設(shè)備，記錄的檔案過于單一，造成了檔案部門整體的素質(zhì)較低，工作效率緩慢且有疏漏，無法為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供可行性方案[2]。

2 在企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的方法

在企業(yè)檔案管理中融入精細(xì)化管理，一方面可以幫助企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)最大化功能，不斷的完善管理工序和方法，使檔案管理工作越來越標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)的每個(gè)環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；另一方面可以將管理責(zé)任明細(xì)化、具體化，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)機(jī)制和管理工作效率，敢于創(chuàng)新，使企業(yè)利益最大化。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展逼迫企業(yè)不斷的改變自身的經(jīng)營(yíng)方式，只有將企業(yè)檔案管理建設(shè)好，才能夠免除后顧之憂，將企業(yè)的檔案資料合理運(yùn)用，結(jié)合到實(shí)際的工作中，達(dá)到企業(yè)高速發(fā)展的目的。

2.1 精細(xì)化企業(yè)管理理念

每一項(xiàng)工作在進(jìn)行改革之前都需要先制定理念，理念是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)也是企業(yè)發(fā)展的保障。在企業(yè)檔案管理完善前先要將精細(xì)化原則考慮在內(nèi)，用精細(xì)化管理模式為企業(yè)檔案管理保駕護(hù)航。隨著檔案管理模式逐漸趨向知識(shí)化、現(xiàn)代化、社會(huì)化，檔案管理在不斷的創(chuàng)新和延伸。在這個(gè)日新月異的時(shí)代，我們要尋找適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理理念及管理方式，在實(shí)踐過程中找到工作的不足，結(jié)合現(xiàn)在的形式進(jìn)行理性分析，找到適合企業(yè)檔案管理的理論。我們必須提高自我的認(rèn)知，增加對(duì)檔案信息的重視，檔案信息中的價(jià)值是無法估計(jì)的，只有將檔案精心的管理保存，把看似無用的信息變成企業(yè)需要的信息，才能提高企業(yè)檔案整理的效率。

2.2 精細(xì)化企業(yè)管理體制

想要提高企業(yè)檔案管理效率就必須要擁有良好的體制。社會(huì)的多元化使檔案管理提供更多的使用功能，這就要求企業(yè)檔案管理的資源豐富性。所以，要制定符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案管理體制，不斷增加檔案內(nèi)容，使檔案的質(zhì)量增加，繼而提高利用率，將信息資源優(yōu)化、組合成檔案資源，保證檔案管理趨向系統(tǒng)化、規(guī)?；槭褂谜咛峁└咝У姆?wù)。檔案需要走向數(shù)字化和信心化，現(xiàn)代化企業(yè)需要信息化檔案來作為發(fā)展的基礎(chǔ)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、聲音圖像技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理；一方面保持紙質(zhì)檔案的記錄，另一方面不斷完善電子檔案，雙管齊下，保證企業(yè)檔案管理的良性循環(huán)。

2.3 精細(xì)化檔案服務(wù)

企業(yè)檔案管理還需要提升服務(wù)質(zhì)量，保持管理和服務(wù)的統(tǒng)一，才能真正的提高企業(yè)檔案管理能力。改革開放以來，可持續(xù)發(fā)展是企業(yè)不斷的追求，也是檔案管理的新目標(biāo)，可持續(xù)發(fā)展需要以人為本，所以服務(wù)是價(jià)值最直觀的體現(xiàn)。企業(yè)要不斷的完善檔案管理工作，用科學(xué)化的理念為使用者全方位服務(wù)?？梢越⑵髽I(yè)的網(wǎng)站，設(shè)計(jì)具有企業(yè)特點(diǎn)的網(wǎng)頁、在企業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的線上線下同步，做好與上級(jí)各單位的資源互通，將檢索模式在企業(yè)檔案管理中展開使用，讓使用者在查找需要的檔案資源時(shí)，能夠更快的、更好的完成工作，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的精細(xì)化。

2.4 精細(xì)化工作流程

企業(yè)檔案管理需要對(duì)各企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐中的所有信息進(jìn)行收集、整理、編碼、編寫，使企業(yè)擁有更全面的、更真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)。所以，一定要保證檔案管理流程的科學(xué)性，將精細(xì)化原則加入企業(yè)工作流程中，可以使企業(yè)的整體管理更加明細(xì)化。精細(xì)化檔案管理需要遵循細(xì)致化管理、系統(tǒng)化管理、信息化管理、量化管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)企業(yè)檔案管理過程中的每個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。其中，量化管理是重中之重，不僅需要保證數(shù)據(jù)的科學(xué)性作為參考依據(jù)，還要在監(jiān)督管理中實(shí)時(shí)“對(duì)標(biāo)”。

2.5 精細(xì)化檔案資源

建立企業(yè)的局域網(wǎng)，不僅僅讓使用者體驗(yàn)到良好的服務(wù)，而且加速企業(yè)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。我們身處在信息時(shí)代，信息越來越零散且復(fù)雜，檔案信息資源也是一樣，所以企業(yè)要將檔案信息進(jìn)行資源整合，企業(yè)內(nèi)部的管理部門需要齊心協(xié)力，共同努力建立企業(yè)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)一體化管理模式。在信息系統(tǒng)建立的過程中，需要資源貢獻(xiàn)的實(shí)現(xiàn)，各部門對(duì)資源充分挖掘，達(dá)到資源無重疊且互補(bǔ)，提升對(duì)信息資源的利用，減少浪費(fèi)資源和重復(fù)資源。通過信息反饋對(duì)資源開發(fā)利用的可行性進(jìn)行分析，促進(jìn)檔案資源精細(xì)化的科學(xué)管理[3]。

2.6 精細(xì)化管理人員

現(xiàn)如今的企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員的素質(zhì)水平和技能沒有跟上新時(shí)期的步伐，大多數(shù)的檔案管理人員思想意識(shí)還停留在傳統(tǒng)化的檔案管理模式中，沒有創(chuàng)新的意識(shí)，阻礙企業(yè)的發(fā)展；企業(yè)對(duì)檔案管理人才沒有知識(shí)結(jié)構(gòu)儲(chǔ)備，導(dǎo)致檔案管理與企業(yè)發(fā)展脫軌。為了改變這種現(xiàn)狀，企業(yè)必須要設(shè)立獨(dú)立部門來對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，開展培訓(xùn)活動(dòng)將管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平提高，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的精神。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，企業(yè)在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的所有信息都可能會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生作用，企業(yè)檔案作為企業(yè)的“記錄員”，是企業(yè)的獨(dú)有財(cái)富。所以在企業(yè)檔案管理推行精細(xì)化管理時(shí)，在摸索中尋找經(jīng)驗(yàn)，找到自己的方法，發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值，幫助企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊南雁.企業(yè)檔案精細(xì)化管理的措施探討[J].企業(yè)改革與管理，2016，10：29-30.

[2]王巍.關(guān)于企業(yè)檔案管理精細(xì)化的探討[J].文檔安全，2016，12：51-59.

[3]張惠敏.在企業(yè)檔案管理中推行精化管理[J].機(jī)電兵船檔案，2014，4：24-26.

作者簡(jiǎn)介

李鋒（1971-），女，甘肅慶陽人，大專，助理工程師，研究方向：企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方向。