檔案館庫房環(huán)境檢測系統(tǒng)設(shè)計(jì)

喬福春 袁素娟 華北理工大學(xué)

社會(huì)發(fā)展的腳步越來越快，環(huán)境檢測技術(shù)在生活中也越來越重要。不僅應(yīng)用在生活里，也運(yùn)用到檔案管理之中，并不斷的蔓延和應(yīng)用。檔案管理中最主要的一項(xiàng)是檔案庫房環(huán)境檢測建設(shè)。檔案庫房環(huán)境檢測建設(shè)是檔案存檔的發(fā)展指標(biāo)和重要的內(nèi)容。

1.檔案庫房環(huán)境檢測技術(shù)建設(shè)的重要性

檔案庫房環(huán)境檢測建設(shè)是指將單位中的書面材料和實(shí)體資料以電子文檔的方式進(jìn)行一個(gè)更好的管理和分類，建立公司單獨(dú)完整的檔案資料存?zhèn)鋽?shù)據(jù)庫。建立檔案數(shù)據(jù)庫這不僅方便了檔案的查閱和整理，而且還大大的減少了紙張的浪費(fèi)，更保護(hù)了檔案數(shù)據(jù)的資料。新興技術(shù)的不斷發(fā)展和日益逐增的重要性，檔案管理也運(yùn)用了新興技術(shù)，慢慢的新興技術(shù)替代了之前的檔案存放。在檔案庫房的環(huán)境檢測建設(shè)中，計(jì)算機(jī)就起到了很大的重要性和輔助能力。甚至是必不可少的。計(jì)算機(jī)不僅可以保護(hù)員工個(gè)人的信息檔案資料還能保護(hù)公司的機(jī)密文件，檔案庫房管理的環(huán)境檢測可以方便查閱者的查找速度和簡約時(shí)間。只需要在計(jì)算機(jī)中輸入文件名，就可以快速地查詢到所需要的文檔資料。這不單單在安全性能上超越了老的檔案庫房管理辦法，還為公司節(jié)約人力和物力，減少了很大的開支。很大程度上的提高了工作效率。

2.檔案庫房中環(huán)境檢測系統(tǒng)的設(shè)置

2.1 檔案庫房設(shè)置自動(dòng)消毒系統(tǒng)

既然需要將自動(dòng)，那智能的控制器就應(yīng)該與消毒設(shè)備連接在一起，工作人員可以提前調(diào)節(jié)時(shí)間，設(shè)定不同的時(shí)間打開消毒設(shè)備的開關(guān)，并且規(guī)定好每次消毒多久，消毒完畢之后又自動(dòng)關(guān)掉消毒開關(guān)，這樣就能使各種病毒細(xì)菌的消滅以及空氣的凈化達(dá)到最佳效果。

2.2 檔案庫房動(dòng)態(tài)監(jiān)控

（1）信息資源館藏的所有檔案信息，都應(yīng)該實(shí)行RFID管理模式，關(guān)于檔案的閱讀應(yīng)該實(shí)行借還模式、每天要快速盤點(diǎn)、按順序擺放、檔案的使用權(quán)限也應(yīng)該智能化。

（2）在館藏借閱室內(nèi)安裝攝像頭，不間斷地來回監(jiān)控，并且安排工作人員在設(shè)備室內(nèi)看著攝像頭，同時(shí)應(yīng)該保存錄像以便查看。

（3）檔案館還可以辦理智能的門禁卡，經(jīng)常剛來這里借閱的讀者或者內(nèi)部的工作人員的出入情況都應(yīng)該記錄下來，在必要時(shí)候可利于查詢。

（4）在館內(nèi)可以安裝聲控?zé)簦峁┮欢ǖ恼彰髟O(shè)備，以免在暗處檔案得不到更好的監(jiān)控。

（5）安裝呼叫對講設(shè)備，用于檔案庫內(nèi)部呼叫對講、公共廣播、緊急情況應(yīng)急指揮調(diào)度。

2.3 自動(dòng)防火報(bào)警、滅火系統(tǒng)

在諾大的藏館里，最需要的還是各種安全防護(hù)系統(tǒng)。在借閱室以及機(jī)房內(nèi)，都應(yīng)該安裝相應(yīng)的安裝煙感、溫度探測器、手動(dòng)、聲光報(bào)警器，當(dāng)出現(xiàn)火情時(shí)，防火報(bào)警主機(jī)觸發(fā)聲光報(bào)警，同時(shí)滅火系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)滅火。

3.檔案庫房管理環(huán)境檢測建設(shè)的策略

3.1 檔案管理環(huán)境檢測的首要目標(biāo)就是規(guī)范檔案管理庫房的管理制度。檔案庫房環(huán)境檢測建設(shè)必須要做到目標(biāo)明確和科學(xué)的規(guī)劃檔案的存放。檔案數(shù)據(jù)庫房的規(guī)劃必須要根據(jù)實(shí)際情況，制定出一個(gè)和單位相符相合因地制宜的長期發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃。為了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展必須要注重檔案管理環(huán)境檢測的適用性與靈敏性。要做好檔案管理環(huán)境檢測建設(shè)的首要條件就是必須提高檔案管理人員相應(yīng)的職業(yè)技能，對管理人員進(jìn)行書面培訓(xùn)深入了解環(huán)境檢測檔案庫房管理的運(yùn)行和操作模式。規(guī)范檔案管理庫房的管理制度是首要目標(biāo)。它是提高管理人員職業(yè)技能水平的前提，同時(shí)也是保證檔案資料安全性的基礎(chǔ)。通過規(guī)范檔案管理庫房的管理制度并要掌控好庫房檔案的存儲范圍，做好進(jìn)出檔案信息庫房登記，做到以上幾點(diǎn)就可以使檔案的存放更加安全可靠，電子檔案數(shù)據(jù)的私密性。

3.2 檔案庫房必須要做到防火和防水的要求，這樣才可以保證資料的安全性。不僅要在硬件設(shè)施上保護(hù)檔案庫房的安全性，更要在軟件技術(shù)上環(huán)境檢測建設(shè)上保證并達(dá)到十防的要求。第一是采用電動(dòng)化檔案裝具，采用電動(dòng)化裝置會(huì)方便檔案管理人員減輕負(fù)擔(dān)。庫存檔案數(shù)量如果增多的話那么存放檔案的架子也會(huì)隨之變多，如果采用電動(dòng)化檔案裝置就會(huì)方便檔案管理員借閱和整理，為他們帶來方便和快速。如果將電動(dòng)化檔案裝置和電子標(biāo)簽兩者合一的話，就可以完成在計(jì)算機(jī)上查找檔案的同時(shí)電動(dòng)化檔案裝備就會(huì)打開檔案所在的位置。第二是采用智能設(shè)備保證檔案庫房的溫度濕度防止檔案發(fā)霉發(fā)潮，在檔案庫房里可以安裝智能設(shè)備然后通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)監(jiān)控然后傳輸信息給檔案庫房的管理人員。這樣就會(huì)方便管理人員可以隨時(shí)掌握檔案庫房的信息?？稍谥悄茉O(shè)備上設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)值，超過標(biāo)準(zhǔn)值就會(huì)自動(dòng)發(fā)出信息提醒檔案管理人員，這樣會(huì)方便檔案管理人員管理和采取措施。第三是消防設(shè)備。因?yàn)闄n案庫房里的數(shù)據(jù)資料十分重要，我們要做到防火的要求，這必須要具備完整的消防設(shè)施以防萬一。第四是要做好出入登記和門禁系統(tǒng)。采用指紋開門及遠(yuǎn)程遙控開門并安裝監(jiān)控系統(tǒng)，就可以實(shí)現(xiàn)防止閑雜人員隨意出入檔案庫房和保護(hù)好檔案文件。

3.3 實(shí)體檔案庫房和環(huán)境檢測電子資料庫兩者結(jié)合一起的建設(shè)很大程度上的方便管理人員和查閱者搜索資料并加強(qiáng)檔案資料的利用。可以單獨(dú)的設(shè)置一個(gè)電子數(shù)據(jù)錄入的專用系統(tǒng)，將實(shí)體的文檔資料錄入其中。這樣就會(huì)有一個(gè)記錄，如果有相關(guān)人員想查閱資料，那么就可以根據(jù)計(jì)算機(jī)里面的網(wǎng)頁可以查詢到資料的查閱情況。資料是否還在檔案室中被誰借走都可以一目了然，不會(huì)再有檔案丟失等情況。檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立和制度的規(guī)范化，使管理工作變得更加輕松和方便，并且也為公司減少了資金和人力物力，也提倡了科學(xué)環(huán)保。

4.結(jié)語

以上所述，現(xiàn)檔案庫房管理的環(huán)境檢測建設(shè)是建設(shè)檔案庫房環(huán)境檢測必不可少的一項(xiàng)。環(huán)境檢測技術(shù)的應(yīng)用，不但更有效地保護(hù)了檔案資料保證了資料的安全性，而且還可以減少紙張浪費(fèi)和人力物力的支出。比起之前的實(shí)體檔案管理，現(xiàn)在環(huán)境檢測檔案的建設(shè)方便省事可以直接通過電腦搜索，為檔案管理人員提供了工作上的便利[2]。所以環(huán)境檢測技術(shù)在生活中越來越普遍，檔案管理也更加環(huán)境檢測，想要更好更快的發(fā)展必須要和環(huán)境檢測建設(shè)接軌。