苗艷紅 國(guó)網(wǎng)河南省電力公司武陟縣供電公司

引言：所謂的檔案數(shù)字化指的就是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，打造一種新的檔案信息儲(chǔ)存形式。相比起傳統(tǒng)檔案管理，檔案數(shù)字化能夠更加方便快捷地打造一個(gè)檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源的存儲(chǔ)、調(diào)度和共享。除此之外，檔案數(shù)字化對(duì)于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、工作效率以及檔案的保護(hù)工作都有著重要作用。

1 電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

電力企業(yè)檔案管理內(nèi)容包含一般檔案管理工作的要求，但其特殊的行業(yè)性質(zhì)也決定了特定職責(zé)的存在。從具體內(nèi)容上看，包含以下幾個(gè)方面。首先是日常業(yè)務(wù)管理，它是根據(jù)上級(jí)主管單位安排的工作目標(biāo)，進(jìn)行檔案工作的合理調(diào)配，負(fù)責(zé)檔案的整理、收集、保管，并符合各類檔案的利用和鑒定工作。另外，全宗卷的編制和管理工作應(yīng)該落實(shí)到位，并負(fù)責(zé)開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)好相關(guān)工作，對(duì)原始信息進(jìn)行合理的收集、查詢和管理。數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，既節(jié)約了保管費(fèi)用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化管理后檔案能及時(shí)歸檔，并能盡快提供利用服務(wù)。數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實(shí)。可以看到原始信息的管控工作是檔案管理工作的基本內(nèi)容，而行業(yè)性的特殊內(nèi)容體現(xiàn)在基建工程、變電站等相關(guān)部門的檔案管理工作等方面。

2 檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義

數(shù)字化的檔案信息和信息化的檔案管理手段是檔案數(shù)字化管理的兩個(gè)主要內(nèi)容。檔案數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)信息管理工作的主要內(nèi)容，檔案完整性和使用價(jià)值的高低其實(shí)就是企業(yè)管理水平的一種體現(xiàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理來(lái)說(shuō)，其一，由于縮小了占地空間，節(jié)省了保管費(fèi)用，為企業(yè)節(jié)約了運(yùn)營(yíng)成本，還有效避免了傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的資料反復(fù)復(fù)制浪費(fèi)紙張，浪費(fèi)人力的問(wèn)題。其二，檔案數(shù)字化建設(shè)中通過(guò)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源為企業(yè)提供當(dāng)下急需的信息資源，整個(gè)過(guò)程便捷高效，促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)效率的提高。其三，檔案數(shù)字化建設(shè)最大化實(shí)現(xiàn)了資源的共享，檔案信息可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道供多個(gè)使用者下載，提高了檔案信息的利用率，充分發(fā)揮了檔案信息的價(jià)值，在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理效益的提高。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化工作的對(duì)策及建議

3.1 加強(qiáng)信息技術(shù)的利用

要想進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化工作，那么還需要不斷加強(qiáng)信息技術(shù)的利用。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在發(fā)展進(jìn)步。因此，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)除了要注重硬件設(shè)施的建設(shè)以外，還需要重視軟件的應(yīng)用。在當(dāng)前，可以通過(guò)編程技術(shù)建立一套檔案資料管理系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)資料的錄入、導(dǎo)出、整理、傳輸、存儲(chǔ)、共享、應(yīng)用等功能。這樣一來(lái)，就能夠更好的提高檔案管理的工作效率。

3.2 建立推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的制度

第一，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定統(tǒng)一的檔案信息歸檔日期，提前歸檔或者未按時(shí)歸檔的都要對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)格的處理。第二，將企業(yè)各個(gè)部門的檔案工作情況加入到年終績(jī)效考核指標(biāo)中。第三，強(qiáng)化檔案工作責(zé)任制，企業(yè)各部門要將初始檔案的建立工作細(xì)分到人頭，進(jìn)而相關(guān)資料的收集、整理、保存和上交等程序才能得到有效的保證，相互之間還能起到監(jiān)督和提醒的作用，從而養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣。另外，由于檔案管理中的保管環(huán)節(jié)涉及收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索和保密等多個(gè)重要環(huán)節(jié)，針對(duì)此必須建立系統(tǒng)性的工作秩序。

3.3 建立數(shù)據(jù)庫(kù)

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中，需要加強(qiáng)檔案資料的管理，這是因?yàn)槠髽I(yè)在不同的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，產(chǎn)生的檔案資料均屬于重要的信息憑證，記錄的信息內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)的綜合管理以及相關(guān)戰(zhàn)略計(jì)劃制定等具有重要作用。企業(yè)在檔案管理工作中進(jìn)行數(shù)字化的管理，需要對(duì)相關(guān)應(yīng)用平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等進(jìn)行建設(shè)和完善，并在此基礎(chǔ)上利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的總體效益。在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的構(gòu)建中，要保證數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、規(guī)范性和完整性，同步建立文件型數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索型數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)施，主要是為企業(yè)的檔案管理提供先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)，建立和使用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)要求具備文本保存和信息檢索的功能。這是因?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理，對(duì)于文件信息要能夠?qū)崿F(xiàn)電子化和數(shù)字化的保存，同時(shí)，要滿足企業(yè)內(nèi)部人員的檔案檢索和文件調(diào)閱需求。

3.4 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

首先，從源頭抓起，嚴(yán)把人才引進(jìn)關(guān)，在充分考慮企業(yè)發(fā)展需要的情況下，引進(jìn)同時(shí)具備計(jì)算機(jī)知識(shí)和現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)的人才，開(kāi)展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。其次，加強(qiáng)在職檔案管理人員的培訓(xùn)工作，分計(jì)劃開(kāi)展現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)和數(shù)字檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，從實(shí)踐能力與技巧，思想意識(shí)和態(tài)度兩方面提高檔案人員的數(shù)字化管理水平，強(qiáng)化管理意識(shí)。最后，著重培養(yǎng)一批專業(yè)人才，具備系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)等方面的技能。

結(jié)語(yǔ)：檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù)，其核心是資源建設(shè)，也是未來(lái)各企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化建設(shè)可以通過(guò)各種技術(shù)手段來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和利用。相比于傳統(tǒng)的管理手段，在優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)、提升管理水平、促進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)的使用等多個(gè)方面都具有顯著的效果。因此，我國(guó)的檔案數(shù)字化質(zhì)量管理和安全管理工作也有廣闊的發(fā)展前景，電力企業(yè)也應(yīng)該意識(shí)到這些工作的重要性，并針對(duì)性地采取優(yōu)化措施。