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      企業(yè)數(shù)字化檔案管理

      2018-12-21 17:56:24高峰唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司
      數(shù)碼世界 2018年9期
      關(guān)鍵詞:電子版檔案管理數(shù)字化

      高峰 唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司

      如今我國的“大數(shù)據(jù)”時(shí)代來臨,中國經(jīng)歷了二十多年的計(jì)算機(jī)迅速發(fā)展,現(xiàn)在計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)都不是問題了,所以對(duì)于一個(gè)規(guī)模的企業(yè)來說,檔案管理數(shù)字化已成必然趨勢。

      1 什么是檔案的數(shù)字化

      1.1 檔案數(shù)字化的概念

      首先讓我們看看什么是檔案數(shù)字化?百度的最佳答案是:“檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。”本人認(rèn)為,檔案數(shù)字化就是電子版檔案借助檔案管理系統(tǒng)軟件通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)借閱、查找、復(fù)制等利用,方便快捷。

      1.2 一般企業(yè)檔案的數(shù)字化現(xiàn)狀

      說到檔案數(shù)字化,必須得有數(shù)字化的檔案,即電子版檔案,我們現(xiàn)在的規(guī)模企業(yè),基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公,收集它的電子版很容易。只是現(xiàn)在各部門之間存在信息孤島,一個(gè)部門不知道另一個(gè)部門在干什么,各信息流通不暢,不能及時(shí)獲得有效信息,如果實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理,輸入一個(gè)關(guān)鍵詞就可檢索出相關(guān)的信息,各種檔案就會(huì)顯現(xiàn),再不會(huì)遁形,各部門在干什么都一目了然,需要的資料會(huì)“順手”拿來,大大提高辦公效率。

      1.3 認(rèn)清檔案數(shù)字化的必要性

      那么,企業(yè)為什么要上數(shù)字化檔案呢?數(shù)字化檔案的投入會(huì)帶來企業(yè)的利益嗎?在大數(shù)據(jù)的時(shí)代,數(shù)據(jù)已成為核心,沒有數(shù)據(jù),談不上什么大數(shù)據(jù)。過去檔案以紙質(zhì)的為主,檔案管理圍繞紙質(zhì)而進(jìn)行,從收集到立卷,是一種封閉的管理模式,檔案人員挺辛苦,但別人看不到,看到的只是你“閑”,所以單位從領(lǐng)導(dǎo)而言就認(rèn)為檔案管理簡單、輕松,但是等到要找東西時(shí),檔案人員又及其重要,像神似的,要什么立刻就得找著,之所以快,緣于檔案管理。

      科學(xué)的管理更能加大檔案的利用,數(shù)字化檔案的管理會(huì)更科學(xué)更有效更便捷。

      2 檔案數(shù)字化的方法

      2.1 檔案數(shù)字化的基本原則

      神華集團(tuán)的原則是非常好的,1、堅(jiān)持統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范實(shí)施、確保安全的原則。2、堅(jiān)持根據(jù)檔案館藏實(shí)際,選擇利用率高的檔案實(shí)施數(shù)字化的原則。3、堅(jiān)持對(duì)保存時(shí)間較久、載體面臨損壞危險(xiǎn)的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。是的,數(shù)字化檔案需要投入很大的財(cái)力、物力、人力,不能一哄而上。

      2.2 具體實(shí)施辦法

      企業(yè)要檔案數(shù)字化管理,首先要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化,本人認(rèn)為企業(yè)檔案數(shù)字化途徑有三(當(dāng)然是在單位網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件、人員配備各方面條件滿足的情況下),第一,“拿來”,將辦公文件直接轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中,作為原始的電子版資料存于檔案管理數(shù)據(jù)庫中,走網(wǎng)絡(luò)借閱流程,需要者在自己的電腦前即可“借”到想要的資料;第二,“轉(zhuǎn)存”,將已有的非紙質(zhì)檔案如錄像帶等借助設(shè)備轉(zhuǎn)換為電子版的文件,成為可計(jì)算機(jī)讀的;第三,“掃描”,將那些利用率高的紙質(zhì)文件逐頁掃描成為電子版文件,作為數(shù)據(jù)以備檔案管理系統(tǒng)之用。有了以上的三種“米”,巧婦(檔案管理系統(tǒng))就可以根據(jù)利用者需要為“炊”了。

      3 檔案數(shù)字化檔案的關(guān)鍵

      3.1 檔案非數(shù)字化與數(shù)字化的缺與優(yōu)

      我們企業(yè)的各部門間在沒有檔案管理系統(tǒng)起來之前有重復(fù)和遺漏,各部門間信息不通暢,流轉(zhuǎn)不及時(shí),造成信息孤島,如果把檔案系統(tǒng)融于企業(yè)管理中,各部門間的信息遲緩、遺漏、不對(duì)接等情況就去除,也減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。檔案數(shù)字化將企業(yè)各部門間的信息整合,好像企業(yè)有位記憶先生,凡做過的,什么時(shí)候用都可調(diào)用出來,檔案管理系統(tǒng)相當(dāng)于企業(yè)信息資源中心,大家在這個(gè)平臺(tái)上,可以共享資源,交流信息,知己知彼,提高企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)能力,節(jié)約成本,增加效率。

      3.2 檔案數(shù)字化的前景

      企業(yè)檔案的數(shù)字化管理說起來“前景”相當(dāng)美好,我們要檔案信息化,首先就得檔案數(shù)字化,好在在現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的時(shí)代,檔案數(shù)字化已是能實(shí)現(xiàn)的事,感謝這個(gè)偉大的時(shí)代,使我們檔案管理人員不再守著金山空嘆息,檔案也不再是塵封的,枯燥的,檔案錄入、查詢、借閱、利用、編撰等一站式服務(wù),有用檔案信手“拿”來,用于查考,輔以決策,做以查證、資治、存史。

      3.3 檔案數(shù)字化的關(guān)鍵

      網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化運(yùn)行的關(guān)鍵,檔案系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)更是關(guān)鍵,確保檔案“收得齊、管得好、用得上”。檔案管理系統(tǒng)不是簡單的照搬手工管理模式,乃是提取手工管理精華,計(jì)算機(jī)開發(fā)人員充分理解手工管理模式的基礎(chǔ)上,利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化、信息化,把檔案海量的數(shù)據(jù)迅速以各種條件統(tǒng)計(jì),這是過去手工無法實(shí)現(xiàn)的。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還可以把眾多的管理對(duì)象、復(fù)雜的分類、冗長的業(yè)務(wù)鏈等高質(zhì)量的融合在一起,使企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)的管理成為完整的、可追溯的、符合國家各項(xiàng)檔案法律法規(guī)要求的檔案高水平管理。

      4 數(shù)字化檔案管理模式的分析

      4.1 內(nèi)容豐富,數(shù)據(jù)量大

      與電子化相比,數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù),海量存儲(chǔ)。它所管理的信息種類更多,內(nèi)容更豐富多彩,應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類,存儲(chǔ)單位至少以“T”計(jì)。由于是對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行管理,所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。

      4.2 從管理實(shí)體到關(guān)系管理

      關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn),要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控,就需要對(duì)每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理,搞懂它的來龍去脈,弄清他的前世今生,實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣,利用者不但能夠研究蘿卜,還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究,從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。

      4.3 為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)

      知識(shí)管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過渡到知識(shí)管理階段。目前知識(shí)管理尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式,它的概念正在形成,內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號(hào)到檔案室去找圖,而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個(gè)入口進(jìn)去后,通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫的了解,并能夠迅速定位到自己所需要的信息,從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。

      4.4 全面電子化的產(chǎn)物

      數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物,從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后,數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子,那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來,數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們?cè)诳吹綌?shù)字地圖后,會(huì)驚訝于它的精準(zhǔn)和全面,那是因?yàn)閺妮斎腴_始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平,這樣才會(huì)在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

      5 檔案數(shù)字化是一項(xiàng)浩大的工程

      檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)浩大的工程。要完成這項(xiàng)浩大的工程,

      一是要從領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),從全局的觀點(diǎn)指導(dǎo)檔案工作,領(lǐng)導(dǎo)牽頭,各部門積極配合,人人有檔案意識(shí),不漏掉有效信息的收集;

      二是檔案管理部門也要提升自身的履職能力,開展檔案收集調(diào)查,把檔案自身的工作做得扎實(shí)、細(xì)致,既要有歷史的眼光又要有未來的眼光,

      三是加大開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案管理項(xiàng)目需要有人、物、力的支持和經(jīng)費(fèi)投入,如檔案資料的征集、年久泛黃紙脆、錄像帶的電子化等檔案的搶救保護(hù)、檔案的安全保密,做好檔案的“八防”,防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光,要用防盜門、隔火墻、防磁柜等,將大量的紙質(zhì)檔案掃描數(shù)字化,還要考慮檔案現(xiàn)代化、利用、編纂、陳列等等;

      四是加強(qiáng)宣傳檔案,利用檔案編研出有些檔案史志、圖書、紀(jì)錄片、講座、展覽等傳統(tǒng)媒體的檔案編研文化精品,正如中央電視臺(tái)的《國寶檔案》欄,不斷創(chuàng)新地運(yùn)用電視媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體(微博微信)等新媒體宣傳檔案的文化精品價(jià)值,使人直觀地看到檔案的魅力,檔案的價(jià)值,讓人們重視檔案,以檔案為依據(jù),尊重檔案,會(huì)用檔案,保護(hù)檔案;

      五是加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè),“打鐵還需自身硬”,檔案管理大學(xué)問,它既包括各種類型檔案的管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、物理化學(xué)知識(shí)、法律知識(shí),同手還需具備全局意識(shí)、大局意識(shí)、超前意識(shí)、歷史意識(shí)、長久意識(shí)、保護(hù)意識(shí)、搶救意識(shí)、主動(dòng)意識(shí),以及耐心、細(xì)心、良心、責(zé)任心、平常心等職業(yè)素養(yǎng),和統(tǒng)籌規(guī)劃的能力、分辨存否的能力、與相關(guān)部門協(xié)調(diào)的能力、溝通的能力…。既要默默無聞地按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化做好歸檔立卷工作,又要把握檔案管理大方向,將公司有效信息納入檔案收集工作中。檔案管理人員還要不斷的學(xué)習(xí),掌握國家新的檔案管理制度、企業(yè)的檔案管理制度,要“走出去,引進(jìn)來”,借鑒好的方法,“淡化整理,細(xì)化檢索”的原則下管好自己的檔案。

      6 結(jié)語

      檔案數(shù)字化管理以體系的觀念來管理檔案,而以體系的觀念來管理檔案,系統(tǒng)如果能做到“著眼未來”與“服務(wù)現(xiàn)實(shí)”相結(jié)合,“大張旗鼓”與“潤物無聲”相結(jié)合,“系統(tǒng)提供”與“見縫插針”相結(jié)合,“嚴(yán)肅認(rèn)真”與“活潑生動(dòng)”相結(jié)合的原則,將大大提高檔案工作的服務(wù)水平,把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“智慧庫”。

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