王素容，謝新偉，劉海蘋

（北京信息科技大學(xué) 財(cái)務(wù)處，北京 100101）

近年來(lái)，由于國(guó)家政策的支持，高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，各高校的招生人數(shù)逐年增加，學(xué)校的經(jīng)費(fèi)也隨著學(xué)生人數(shù)的增加而增加。此外，高校科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目投入也在逐年加大，多種原因都使得高校財(cái)務(wù)部門的工作量急劇增加。為緩解報(bào)銷壓力，提高財(cái)務(wù)的工作效率，隨著財(cái)務(wù)信息化及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的快速發(fā)展，各高校開(kāi)始逐步實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)。

高校網(wǎng)上報(bào)銷的基本流程為：報(bào)銷人登錄網(wǎng)上自助報(bào)銷系統(tǒng)；根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類，選擇相應(yīng)的報(bào)銷類型，并按規(guī)定填寫報(bào)銷單據(jù)，選擇報(bào)銷項(xiàng)目編號(hào)、報(bào)銷內(nèi)容以及結(jié)算方式等信息，填報(bào)相關(guān)信息；核對(duì)無(wú)誤后保存并送審；同時(shí)打印網(wǎng)上報(bào)銷單，履行相應(yīng)的簽字審批手續(xù)，隨后同原始票據(jù)一同送至財(cái)務(wù)部門審核窗口進(jìn)行審核；審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)工作人員對(duì)報(bào)銷人填寫的網(wǎng)上報(bào)銷單辦理入賬，生成記賬憑證[1]。

那么，高校實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約模式與傳統(tǒng)的報(bào)銷模式相比，有什么優(yōu)點(diǎn)？正如“一枚硬幣有兩個(gè)面”的道理一樣，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式又存在什么問(wèn)題？以及如何解決這些問(wèn)題？本文分析如下。

1 高校網(wǎng)上核算報(bào)銷模式的優(yōu)點(diǎn)

1.1 提高報(bào)銷的效率

在網(wǎng)上核算報(bào)銷模式下，預(yù)約環(huán)節(jié)可以設(shè)置超預(yù)算、超范圍的審核規(guī)則、預(yù)算額度、預(yù)算指標(biāo)與經(jīng)濟(jì)科目的匹配等系統(tǒng)指標(biāo)，并且由預(yù)約系統(tǒng)實(shí)時(shí)控制經(jīng)費(fèi)的支出；而且，在預(yù)約完成后，可以打印出預(yù)約報(bào)銷單，這個(gè)單子上基本涵蓋了報(bào)銷業(yè)務(wù)的主要信息點(diǎn)。財(cái)務(wù)工作人員只需審核相關(guān)票據(jù)，對(duì)無(wú)法順利報(bào)銷的票據(jù)，按照提示補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)即可完成報(bào)賬，這樣既減少了報(bào)銷人的等待時(shí)間，也降低了財(cái)務(wù)工作人員面對(duì)報(bào)銷人的緊張感和壓力，使會(huì)計(jì)核算的差錯(cuò)率減少，提高了報(bào)銷效率[2]。

1.2 提高經(jīng)費(fèi)使用的效率

在預(yù)約核算報(bào)銷模式下，報(bào)銷人所報(bào)銷的金額如果超過(guò)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的可用額度，則網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示出錯(cuò)或中斷預(yù)約報(bào)銷程序。因此，報(bào)銷金額必須限制在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)所允許的范圍內(nèi)；此外，報(bào)銷人可登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)隨時(shí)隨地查看報(bào)銷進(jìn)度、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用明細(xì)以及可用額度，并通過(guò)合理規(guī)劃，使用剩余經(jīng)費(fèi)，進(jìn)而提高經(jīng)費(fèi)的使用效率；同時(shí)，報(bào)銷人需要取得項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意后才能進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)銷，這在一定程度上避免了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)被他人盜用或錯(cuò)用的風(fēng)險(xiǎn)。這些網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的獨(dú)特功能，可以有效提高經(jīng)費(fèi)的使用效率[3]。

1.3 提升財(cái)務(wù)部門的服務(wù)水平

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的實(shí)施使報(bào)銷人不再花費(fèi)大量時(shí)間及精力排隊(duì)等待報(bào)賬，減少了報(bào)銷人時(shí)間及精力的浪費(fèi)。同時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)工作人員來(lái)講，預(yù)約報(bào)銷模式提供了一個(gè)相對(duì)安靜的工作環(huán)境，財(cái)務(wù)工作人員可以將更多的精力放在提升工作上，這樣不僅可以提高廣大師生對(duì)財(cái)務(wù)工作人員的滿意度，也可以提升財(cái)務(wù)工作人員的服務(wù)水平[4]。

1.4 提升報(bào)銷過(guò)程的透明度

傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，報(bào)銷人持審核好的報(bào)銷單到財(cái)務(wù)報(bào)銷，現(xiàn)場(chǎng)等候會(huì)計(jì)人員做賬，然后領(lǐng)取報(bào)銷款，對(duì)于入賬之后的其他環(huán)節(jié)，如憑證審核、復(fù)核等無(wú)法獲取相關(guān)信息。網(wǎng)上預(yù)約模式下，報(bào)銷人從登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)填寫報(bào)銷單、到相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字、再到財(cái)務(wù)部門受理報(bào)銷單、審核、復(fù)核、付款等一系列報(bào)銷環(huán)節(jié)，都可以通過(guò)預(yù)約系統(tǒng)隨時(shí)隨地查看進(jìn)度，可全程追蹤報(bào)銷的進(jìn)程。另一方面，部分高校財(cái)務(wù)信息發(fā)布管理平臺(tái)還可將報(bào)銷完成及款項(xiàng)支付等信息實(shí)時(shí)發(fā)送到報(bào)銷人的手機(jī)上，使報(bào)銷人能夠及時(shí)掌控報(bào)銷完成情況。因此，實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約提升了報(bào)銷過(guò)程的透明度。

1.5 支付方式靈活

一般情況下，預(yù)約報(bào)銷模式通過(guò)網(wǎng)上銀行直接把報(bào)銷款轉(zhuǎn)入報(bào)銷人指定的銀行卡內(nèi)，對(duì)公轉(zhuǎn)賬的支付也不再使用紙質(zhì)支票和匯票，而是通過(guò)“銀企直聯(lián)”系統(tǒng)直接支付給對(duì)方單位。與傳統(tǒng)報(bào)銷模式相比，支付方式變得更加多樣和便捷[5]。

2 高校網(wǎng)上核算報(bào)銷模式存在的問(wèn)題

高校實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約模式與傳統(tǒng)的報(bào)銷模式相比，有很多優(yōu)點(diǎn)。但是在具體的實(shí)施過(guò)程中，還是存在各種各樣的問(wèn)題[6-7]。

2.1 部分報(bào)賬人員不適應(yīng)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)

網(wǎng)上報(bào)銷需要報(bào)銷人登錄系統(tǒng)預(yù)約后，自己選擇輸或輸入相應(yīng)的報(bào)銷信息，這一系列的操作需要報(bào)銷人熟悉報(bào)銷業(yè)務(wù)并能熟練操作，才能順利進(jìn)行報(bào)銷。而部分報(bào)銷人并不十分清楚自己要辦理的業(yè)務(wù)，對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的具體操作流程也不熟悉，在實(shí)際操作過(guò)程中不適應(yīng)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。

2.2 網(wǎng)上報(bào)銷返工率高，信息反饋不暢通

報(bào)銷人預(yù)約網(wǎng)上報(bào)銷后，無(wú)需在財(cái)務(wù)大廳排隊(duì)等候報(bào)賬。而財(cái)務(wù)工作人員在審核的過(guò)程中可能會(huì)遇到報(bào)銷人粘貼的票據(jù)不規(guī)范、審批手續(xù)不全或指標(biāo)與經(jīng)濟(jì)科目選擇不符等問(wèn)題。如果存在上述問(wèn)題，財(cái)務(wù)工作人員通常會(huì)通過(guò)電話通知報(bào)銷人重新填寫報(bào)銷單并遞交到審核窗口。但在通過(guò)電話溝通的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)教師們忙于教學(xué)與科研沒(méi)有及時(shí)聯(lián)系到或是報(bào)銷人填寫的聯(lián)系方式錯(cuò)誤等問(wèn)題，從而減慢報(bào)銷進(jìn)程。隨著網(wǎng)上報(bào)銷業(yè)務(wù)量的增加，網(wǎng)上報(bào)銷單的返工量也隨之增加，需要財(cái)務(wù)工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間及精力去與報(bào)銷人進(jìn)行溝通，這是預(yù)約模式下存在的另一個(gè)問(wèn)題。

2.3 網(wǎng)上報(bào)銷的財(cái)務(wù)審批功能不完備

報(bào)銷人采用網(wǎng)上報(bào)銷后，需要在網(wǎng)上填寫報(bào)銷單，但簽字審批這一流程還是按照傳統(tǒng)方式進(jìn)行。為了保證高校財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，各大高校往往會(huì)建立起較為嚴(yán)格的審批機(jī)制，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷就需要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門審批、核實(shí)。只有報(bào)銷單全部審批通過(guò)后，才能完成整個(gè)票據(jù)的填報(bào)工作，如果中間某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)或延誤，則可能導(dǎo)致整個(gè)審批的過(guò)程延長(zhǎng)。高校網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)因沒(méi)有設(shè)置經(jīng)費(fèi)審批功能，將制約整個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)銷的進(jìn)程，進(jìn)而阻礙了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的推廣。

2.4 系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性存在風(fēng)險(xiǎn)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，網(wǎng)絡(luò)安全是十分重要的。實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷，大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)上傳遞，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性提出了更高的要求。一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭遇病毒攻擊，導(dǎo)致網(wǎng)上自助預(yù)約系統(tǒng)的崩潰，將會(huì)造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失和外泄，如果支付信息被惡意篡改，可能造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。在期末以及開(kāi)學(xué)階段，報(bào)銷業(yè)務(wù)量會(huì)集中增加，容易出現(xiàn)報(bào)賬系統(tǒng)癱瘓的情況。因此，網(wǎng)絡(luò)安全是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，需進(jìn)一步提高高校網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

3 優(yōu)化高校網(wǎng)上核算報(bào)銷的對(duì)策和建議

從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，信息技術(shù)和人工智能的不斷發(fā)展，都表明網(wǎng)上預(yù)約核算報(bào)銷模式是未來(lái)報(bào)銷模式。因此，針對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷存在的問(wèn)題，提出以下的對(duì)策和建議[8-9]。

3.1 加大網(wǎng)上報(bào)銷的宣傳力度，做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作

為了讓廣大報(bào)銷人更快地熟悉和適應(yīng)網(wǎng)上報(bào)銷，高校財(cái)務(wù)部門可以加大網(wǎng)上報(bào)銷的宣傳力度，通過(guò)學(xué)校的官網(wǎng)、微信公眾號(hào)等多種渠道進(jìn)行宣傳，并印發(fā)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)使用手冊(cè)等相關(guān)資料，使報(bào)銷人充分了解網(wǎng)上報(bào)銷的程序和方法。同時(shí)，做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作，通過(guò)對(duì)高校報(bào)銷人員進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)，強(qiáng)化相關(guān)工作技能，使其能高效、快速地解決網(wǎng)上報(bào)銷工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，減少報(bào)銷所花費(fèi)的時(shí)間，以提升報(bào)銷效率。

3.2 構(gòu)建信息化互動(dòng)平臺(tái)，增強(qiáng)雙方的溝通

網(wǎng)上預(yù)約模式下，通過(guò)信息傳遞平臺(tái)，財(cái)務(wù)工作人員將審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給報(bào)銷人，也可以將報(bào)銷相關(guān)規(guī)定、網(wǎng)上報(bào)銷的具體操作流程、常見(jiàn)問(wèn)題等發(fā)送到信息平臺(tái)供師生進(jìn)行查看學(xué)習(xí)。此外，報(bào)銷人也可通過(guò)該平臺(tái)對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷過(guò)程中所遇到的問(wèn)題進(jìn)行咨詢?；?dòng)平臺(tái)的構(gòu)建可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員與報(bào)銷人之間的溝通與交流，有利于雙方的溝通。

3.3 完善網(wǎng)上報(bào)銷的審批功能

在實(shí)際應(yīng)用中，一些大型的企業(yè)，如微軟等以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將報(bào)賬系統(tǒng)與審批系統(tǒng)有效連接，成功實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息與審批信息的共享，有效提升了財(cái)務(wù)工作的效率。但這種連接方式通常只在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施，沒(méi)有對(duì)外推廣。高?？梢越Y(jié)合高校審批流程以及審批權(quán)限，借鑒這些企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的審批管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審批、報(bào)賬一體化的管理模式，進(jìn)一步提高報(bào)銷效率。

3.4 增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性

財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。一方面是加強(qiáng)網(wǎng)路安全基礎(chǔ)設(shè)施的投入，避免因硬件崩潰造成的網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊；另一方面，建立嚴(yán)格的安全制度，并由專門的技術(shù)管理人員來(lái)監(jiān)督執(zhí)行，定期檢查系統(tǒng)的安全性，防患于未然；最后，還需做好銀行系統(tǒng)和網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)間的對(duì)接情況監(jiān)測(cè)，不斷完善學(xué)校資金與銀行對(duì)接的接口，采取必要的技術(shù)手段來(lái)保護(hù)財(cái)務(wù)信息，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性[10]。

3.5 構(gòu)建系統(tǒng)監(jiān)督機(jī)制

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式，不是簡(jiǎn)單地把手工填寫報(bào)銷單改為網(wǎng)上填寫報(bào)銷單的變化。它是一個(gè)系統(tǒng)的工程，涉及高校自身、銀行和國(guó)庫(kù)等多個(gè)部門，包含預(yù)約、查詢、監(jiān)控等多個(gè)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理模式。為保證系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量，高校應(yīng)建立健全的相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制。選擇合適的安全監(jiān)督防范軟件，監(jiān)督各個(gè)操作過(guò)程，防止發(fā)生非法操作；制定出適用的報(bào)賬規(guī)范制度，并及時(shí)發(fā)布和培訓(xùn)，以幫助廣大教師形成良好的操作習(xí)慣，保證實(shí)際報(bào)賬操作質(zhì)量。有效的監(jiān)督措施是網(wǎng)上預(yù)約銷模式不斷完善的保障。

4 結(jié)語(yǔ)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)在高校中的運(yùn)用，可以提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，節(jié)約報(bào)銷人員的排隊(duì)時(shí)間，有效提升報(bào)銷效率。它的優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)，但也難免有局限性。各高校應(yīng)客觀分析學(xué)校自身的特點(diǎn)，通過(guò)監(jiān)管制度的建立、人員操作培訓(xùn)的強(qiáng)化以及其他手段，使網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)符合高校自身的特點(diǎn)，能夠?yàn)楦咝熒峁└颖憷?、?yōu)質(zhì)的報(bào)賬服務(wù)，達(dá)到理想的報(bào)賬管理模式。