魏留明

（河南建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州450064）

隨著建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的快速增長(zhǎng)，其對(duì)信息化建設(shè)的需求逐步體現(xiàn)為經(jīng)營(yíng)發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，通過(guò)信息化手段有效實(shí)現(xiàn)最大限度的業(yè)務(wù)協(xié)同、資源整合和集中管控。但是目前集中管控信息的復(fù)雜性和層層傳遞過(guò)程中的信息缺失，導(dǎo)致現(xiàn)有管理模式難以滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)需求[1]。而協(xié)同辦公系統(tǒng)可以為解決這一問(wèn)題提供切入點(diǎn)和支撐平臺(tái)，它可以作為集團(tuán)信息基礎(chǔ)平臺(tái)，成為集團(tuán)信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

1 協(xié)同辦公和工作流管理

1.1 協(xié)同辦公的必要性

雖然住建部在《2016- 2020年建筑業(yè)信息化發(fā)展綱要》中將“開展多專業(yè)間的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同，優(yōu)化設(shè)計(jì)流程，提高設(shè)計(jì)質(zhì)量和效率”作為工程總承包類企業(yè)和施工類企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的具體目標(biāo)之一，但是由于建設(shè)項(xiàng)目分散、投資成本大、利益相關(guān)方眾多、易受技術(shù)政策環(huán)境的影響等原因，如何能夠安全、高效、保質(zhì)地完成項(xiàng)目是一個(gè)難題。此時(shí)，協(xié)同辦公系統(tǒng)顯得尤為重要[3]。

協(xié)同辦公系統(tǒng)是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加了企業(yè)部門協(xié)同處理日常事務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。它的主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)一個(gè)集中協(xié)作的辦公平臺(tái)，讓參與人員能通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)共享信息和協(xié)同工作，從而提高企業(yè)的整體運(yùn)作效率。A 建設(shè)集團(tuán)進(jìn)行信息化建設(shè)所要建立的建筑工程施工協(xié)同辦公管理平臺(tái)，是通過(guò)使用柔性協(xié)作流程，使項(xiàng)目參與者之間進(jìn)行高效的信息溝通、分工協(xié)作、資源整合，同時(shí)通過(guò)利用自建流程和自建模板，使得很多固有流程以外的處于隨機(jī)和發(fā)散狀態(tài)的工作實(shí)現(xiàn)有序化、可跟蹤化、可追溯化，實(shí)現(xiàn)工作的及時(shí)性與高效性的統(tǒng)一，提高施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員管理水平[4]。

1.2 工作流管理概述

集團(tuán)內(nèi)部部分單位和一些部門很早就開始使用辦公自動(dòng)化OA 系統(tǒng)和視頻會(huì)議系統(tǒng)，但是由于未實(shí)現(xiàn)工作流管理，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間不能建立高效的關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致無(wú)法構(gòu)建高效的電子文檔管理系統(tǒng)[5]。

工作流管理提供統(tǒng)一的工作流程框架與引擎，各個(gè)子系統(tǒng)采用插件的方式運(yùn)行在工作流管理系統(tǒng)之上，實(shí)現(xiàn)管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化、信息智能化，實(shí)現(xiàn)工作導(dǎo)航模式，促使由“人找工作”的信息化系統(tǒng)被動(dòng)應(yīng)用模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮ぷ髡胰恕钡闹鲃?dòng)推送應(yīng)用模式[6]。

綜上所述，我們?yōu)锳 建設(shè)集團(tuán)的協(xié)同辦公系統(tǒng)構(gòu)建了四個(gè)事務(wù)中心：互動(dòng)交流中心、辦公事務(wù)中心、知識(shí)中心、資源中心。整個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心是工作流管理系統(tǒng)，是公司運(yùn)行的血管，公司所有事務(wù)都可以通過(guò)工作流系統(tǒng)達(dá)到高效、可控的流轉(zhuǎn)。

2 協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用

A 建設(shè)集團(tuán)現(xiàn)有OA 系統(tǒng)只能滿足企業(yè)的公文收發(fā)，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展來(lái)看，辦公信息化更重要的是系統(tǒng)業(yè)務(wù)間的協(xié)同，盡量減少不必要的流程和手續(xù)，使流程簡(jiǎn)化，使更多的流程自動(dòng)開展，提高工作效率[7]。

A 建設(shè)集團(tuán)各層級(jí)對(duì)信息化存在不同層面的需求，我們可以從決策層、管理層和操作層進(jìn)行分析。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公信息系統(tǒng)采用純Web 技術(shù)，對(duì)于單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，它是決策支持系統(tǒng)；對(duì)于中層管理者來(lái)說(shuō)，它是信息管理系統(tǒng)；而對(duì)于普通管理者來(lái)說(shuō)，它是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)[8]-[10]。協(xié)同辦公平臺(tái)集成了信息發(fā)布、檔案借閱、文件分發(fā)、印章管理、車輛管理、辦公用品管理、接待用品管理等眾多模塊，業(yè)務(wù)內(nèi)容涵蓋了公司日常辦公中的所有領(lǐng)域。

結(jié)合A 建設(shè)集團(tuán)信息化現(xiàn)狀，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查和系統(tǒng)規(guī)劃，我們?cè)O(shè)計(jì)了從集團(tuán)總公司到項(xiàng)目部統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺(tái)。該平臺(tái)以業(yè)務(wù)協(xié)同為核心，通過(guò)工作流程驅(qū)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)模塊的有效關(guān)聯(lián)、協(xié)同運(yùn)作；整合企業(yè)相關(guān)的資源，構(gòu)建資源全面協(xié)同管理的關(guān)系平臺(tái)；借助工作管理、知識(shí)管理等模塊，整合原有關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)的業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)有效集成協(xié)同。另外，通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的綜合管理，滿足企業(yè)從開發(fā)市場(chǎng)到項(xiàng)目施工、從部門到協(xié)同全方位的應(yīng)用。協(xié)同辦公平臺(tái)以常用的公文管理、行政辦公、信息發(fā)布功能為主，同時(shí)借助個(gè)人事務(wù)、基礎(chǔ)通訊功能實(shí)現(xiàn)日常辦公的個(gè)性化與及時(shí)性。隨著企業(yè)各個(gè)部門需要處理的信息量越來(lái)越大，協(xié)同辦公系統(tǒng)在公文管理等幾個(gè)業(yè)務(wù)域的具體需求如下論述。

2.1 公文管理

對(duì)于公文管理，實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、電子印章、文檔模板管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)請(qǐng)示審批、文書檔案的流程化、自動(dòng)化，由此提高公文管理工作的效率和質(zhì)量。具體流程為：由業(yè)務(wù)部門擬稿，部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室副主任審核、辦公室主任審核，然后分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后文檔科登記文號(hào)、打印、蓋章、發(fā)布。

2.2 固資管理

固資管理包含辦公用品管理、會(huì)議室管理、圖書管理、設(shè)備管理、交通出行工具管理等。對(duì)于行政辦公事務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公用品、會(huì)議、車輛、圖書資料管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。

2.3 人事管理

對(duì)員工信息、檔案、合同以及考勤、休假、人事調(diào)動(dòng)等相關(guān)工作進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工從進(jìn)公司入職、轉(zhuǎn)正、合同、考勤、異動(dòng)到離職、退休所有相關(guān)信息的有效管理，并能支持施工行業(yè)持證上崗和執(zhí)業(yè)資格證書管理。實(shí)現(xiàn)記錄考勤的流程化、自動(dòng)化，由此提高行政辦公工作的效率和質(zhì)量。

2.4 公共信息管理

信息發(fā)布是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)線上和線下功能，發(fā)布、宣傳和共享信息，是構(gòu)建文化、發(fā)布規(guī)章制度的具體手段。對(duì)于信息發(fā)布，實(shí)現(xiàn)通知公告、新聞時(shí)事和規(guī)章制度發(fā)布的規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公共信息管理工作的及時(shí)性和高效性。

2.5 個(gè)人辦公

個(gè)人辦公強(qiáng)調(diào)構(gòu)建以員工個(gè)人為對(duì)象的辦公平臺(tái)，它根據(jù)員工個(gè)人的權(quán)限，提供辦公所需的基本功能，包含通訊管理、任務(wù)管理、信息管理等，為員工提供個(gè)人辦公條件。通過(guò)此平臺(tái)，個(gè)人事務(wù)可以及時(shí)被提醒，如計(jì)劃總結(jié)、工作任務(wù)、日程安排、日記便箋等。

2.6 統(tǒng)一通訊

統(tǒng)一通訊平臺(tái)提供手機(jī)短信、電子郵件、視頻會(huì)議、視頻監(jiān)控、即時(shí)通訊的基礎(chǔ)配置與服務(wù)，以及各個(gè)子系統(tǒng)發(fā)送與接收消息的統(tǒng)一支撐平臺(tái)。各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能點(diǎn)以插件的方式注冊(cè)進(jìn)入平臺(tái)， 業(yè)務(wù)消息的模版可以支持用戶定制。對(duì)于發(fā)送和接收的歷史消息提供查閱，支持原始業(yè)務(wù)單據(jù)的追蹤追溯。可借助統(tǒng)一通訊平臺(tái)及時(shí)傳遞辦公信息，如手機(jī)短信、郵件系統(tǒng)，由此大大提高辦公效率。

3 實(shí)施中需要注意問(wèn)題

3.1 管理層重視的程度、支持的力度的持續(xù)性

A 建設(shè)集團(tuán)信息化協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循“速贏”與“長(zhǎng)效”兼顧的策略?！八仝A”的策略是指A 建設(shè)集團(tuán)信息化協(xié)同辦公建設(shè)首先應(yīng)當(dāng)選擇建設(shè)周期短，能夠?qū)崿F(xiàn)“速贏”目的的項(xiàng)目，讓信息化協(xié)同辦公的成效盡快顯現(xiàn)。同時(shí)，A 建設(shè)集團(tuán)信息化協(xié)同辦公建設(shè)也要兼顧“長(zhǎng)效”項(xiàng)目，長(zhǎng)久持續(xù)的發(fā)展是企業(yè)追求的目標(biāo)，在具備條件的實(shí)力雄厚且有一定基礎(chǔ)的單位，在“速贏”的同時(shí)，實(shí)施規(guī)模更大、集成度更高的項(xiàng)目，滿足企業(yè)未來(lái)更大的企業(yè)級(jí)應(yīng)用系統(tǒng)和更深層次的管理需求。

3.2 各級(jí)部門和人員對(duì)信息化的意義及方法等方面的認(rèn)識(shí)

在企業(yè)內(nèi)部做好統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一思想的宣傳工作，讓決策層、管理層和執(zhí)行層充分認(rèn)識(shí)到信息化協(xié)同辦公對(duì)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要性，對(duì)企業(yè)流程變革的重要性以及如何利用好信息化技術(shù)提升管理水平。

3.3 做好培訓(xùn)工作

為了讓業(yè)務(wù)工作人員更好的使用該系統(tǒng)，必須對(duì)業(yè)務(wù)工作人員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)工作人員的培訓(xùn)是成功實(shí)施協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要因素。制定培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)，需要從企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展以及員工職業(yè)生涯發(fā)展等幾方面明確培訓(xùn)需求，制定各級(jí)培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)培訓(xùn)過(guò)程涉及到的課程、見識(shí)、機(jī)構(gòu)、設(shè)施、學(xué)員到培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行效果評(píng)估。

3.4 關(guān)注細(xì)節(jié)，落實(shí)工作

1）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

對(duì)系統(tǒng)提供導(dǎo)入數(shù)據(jù)的工具，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的對(duì)接接口，完成數(shù)據(jù)的導(dǎo)入；對(duì)系統(tǒng)未提供導(dǎo)入工具的數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)手工錄入系統(tǒng)。成立專門工作小組，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和驗(yàn)證工作的順利完成。

2）系統(tǒng)上線

項(xiàng)目正式上線運(yùn)行后，在持續(xù)的運(yùn)維過(guò)程中，收集、梳理和解決使用過(guò)程中反饋的問(wèn)題和建議，及時(shí)歸檔，為以后遇到同類或相關(guān)問(wèn)題提供參考幫助。

4 結(jié)束語(yǔ)

協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用，可以有效解決業(yè)務(wù)之間由于獨(dú)立性、關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)所帶來(lái)的信息流通不暢，實(shí)現(xiàn)工作間的高效協(xié)作配合。它構(gòu)建了信息資源的高效共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了文件管理以及工作流程的自動(dòng)化、辦公資源的有效管理，同時(shí)促使企業(yè)知識(shí)高度共享，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，為集團(tuán)高效率工作，可持續(xù)發(fā)展提供了保障。