王鐿潭

（河北省承德市雙灤區(qū)政府，河北 承德 067000）

一、事業(yè)單位檔案管理的范疇

（一）行政檔案管理

這一部分檔案中涉及到上級下發(fā)的文件，本單位發(fā)出的文件，各部門的工作計劃、總結等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業(yè)單位行政工作的主要內(nèi)容。

（二）人事檔案管理

這里面的內(nèi)容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉(zhuǎn)調(diào)或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經(jīng)查有不屬實的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當我們說起檔案，一部分人僅認為是個人檔案。

（三）財務檔案管理

事業(yè)單位不同于行政單位，所以財務管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財務檔案中包含有日常的財務支出憑證，每一次財務支出的目的、用途、金額等內(nèi)容都要做好全面的記錄，也要有相關的發(fā)票等作為支出用途的依據(jù)；還有各種財政收入，每一筆款項從何而來都要做好詳細記錄；對年度預算、預算調(diào)整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財務總結預算工作的依據(jù)；年度季度的財務分析報告也是財務檔案的重要內(nèi)容，通過財務分析了解財務使用效率，還有諸如繳納的各種社會費用、收支的立項計劃和執(zhí)行情況等，總之，單位的一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業(yè)單位的財務檔案。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

（一）事業(yè)單位對檔案管理工作沒有足夠的重視

雖然先進的檔案管理工作對于事業(yè)單位的工作效率和迅速發(fā)展有著顯而易見的重大作用。然而檔案管理的工作性質(zhì)，注定了這不是一個受人關注的工作，他無法直接為事業(yè)單位創(chuàng)造明顯的利益。這種忽視是表現(xiàn)為兩個方面的。一方面，是事業(yè)單位的領導干部的忽視；另一方面，則表現(xiàn)為事業(yè)單位的檔案管理工作人員對自身這份工作的輕視。

（二）事業(yè)單位檔案管理無法及時更新到位

檔案管理的更新，同樣體現(xiàn)在兩個方面。一是離職退休人員的檔案無法及時歸納整理，另外封存；二是新的檔案無法及時更新到檔案庫。在人事變動的過程中，如果檔案管理的工作無法及時交接妥當，更新到位，就會導致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學，更談不上工作效率。

（三）檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

三、加強事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）加強對檔案管理重要性的認識

檔案管理工作并不僅僅是檔案管理人員的工作職責，而應該是單位所有工作人員都要注意和重視的工作內(nèi)容，尤其是單位領導更應該注意到這一點，加強對檔案管理人員的配備與管理，建立一定的檔案管理制度體系，實行獎懲制度，以提高檔案管理人員的工作積極性。

（二）加強制度化管理，促進事業(yè)單位檔案管理的有序發(fā)展

制度是任何單位正常運轉(zhuǎn)的保障之一，沒有規(guī)矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。

首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據(jù)不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。

其次，對于一些轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉(zhuǎn)走檔案的轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環(huán)節(jié)沒有監(jiān)管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。

再次，檔案歸還時應該檢查好檔案內(nèi)容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為。

（三）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌

應該注意讓事業(yè)單位的檔案管理入網(wǎng)，并且單位之間可以結成全部事業(yè)單位的整體檔案網(wǎng)絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調(diào)動檔案轉(zhuǎn)接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據(jù)實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。

（四）及時更新事業(yè)單位的檔案

事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員的變動，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。

（五）提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量

管理人員的素質(zhì)是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。在招聘的時候，事業(yè)單位應該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業(yè)化。