王 博

（河南省南陽(yáng)水文水資源勘測(cè)局，河南 南陽(yáng) 473000）

在水利建設(shè)以及發(fā)展的過(guò)程中，水利檔案管理是重要的環(huán)節(jié)，隨著信息技術(shù)的不斷推廣，很多企業(yè)紛紛借助信息技術(shù)完成了轉(zhuǎn)型升級(jí)，水利檔案管理也要加強(qiáng)對(duì)信息的開(kāi)發(fā)與利用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理模式，提升水利檔案信息化程度，對(duì)水利水電建設(shè)過(guò)程中的信息進(jìn)行系統(tǒng)、完備的記錄，從而促進(jìn)我國(guó)水利工程的發(fā)展。

1 水利檔案信息的概述

水利工程是一項(xiàng)關(guān)系國(guó)計(jì)民生的基礎(chǔ)工程，同時(shí)水利工程能夠促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，水利檔案信息是對(duì)整個(gè)水利工程建設(shè)中的資料進(jìn)行整理與記錄并將重要信息儲(chǔ)存下來(lái)，方便查詢與審查。水利檔案管理與其他的檔案管理具有相似性，要求檔案管理具備專業(yè)性、真實(shí)性以及安全性等特點(diǎn)。同時(shí)，水利檔案管理還具有相對(duì)的獨(dú)立性，與其他檔案管理不同的是水利檔案還具備一定的時(shí)間性與地域性。因?yàn)槲覈?guó)地大物博，水資源分布廣闊，因此針對(duì)不同地區(qū)的水利工程，在檔案管理方面也有自身的特點(diǎn)。

隨著我國(guó)水利工程的不斷發(fā)展，積累了龐大的檔案資料，如何整理、利用以及維護(hù)這些資料，同時(shí)還能夠提供安全、準(zhǔn)確、迅速、便捷以及精細(xì)的檔案服務(wù)，將水利檔案向社會(huì)開(kāi)放，這就要求建立自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)。

在河南水利檔案信息管理系統(tǒng)中，首先采用RFiD技術(shù)與無(wú)線傳感技術(shù)，將電子標(biāo)簽粘貼在檔案上，以便更好地儲(chǔ)存信息。同時(shí)還借助聯(lián)動(dòng)智能系統(tǒng)、檔案柜、移動(dòng)點(diǎn)藏終端、批量借還終端以及防盜通道多年工系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)水利檔案的開(kāi)發(fā)與管理，同時(shí)還能夠?qū)γ恳淮螜n案的借閱進(jìn)行全方位的跟蹤與觀察，進(jìn)行在線監(jiān)控，從容提高了水利檔案的安全性。此外，水利檔案信息管理還能夠?qū)n案進(jìn)行統(tǒng)一的編碼，詳細(xì)登記，對(duì)查找、借閱、送還以及盤點(diǎn)等過(guò)程做了嚴(yán)格的規(guī)范，使得整個(gè)檔案管理更加聯(lián)通，打破了傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)中的孤立性。在很大的程度上提升了檔案管理效率，減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，加強(qiáng)了檔案管理的安全性，降低出錯(cuò)率，使得水利檔案管理向智能化、科學(xué)化發(fā)展。

2 水利檔案信息開(kāi)發(fā)利用中遇到的問(wèn)題

2.1 檔案比較分散，信息化利用程度低

水利水電工程在建設(shè)時(shí)需要較長(zhǎng)的工期，其中涉及的人員數(shù)量比較多，資金的投入量也比較大，建設(shè)的程序復(fù)雜，涵蓋了多個(gè)環(huán)節(jié)，包括：項(xiàng)目確立、可行性研究、涉及方案、招標(biāo)投標(biāo)、施工以及竣工驗(yàn)收等。在整個(gè)水利建設(shè)中會(huì)出現(xiàn)很多檔案，很大一部分存在于每個(gè)管理部門內(nèi)部。在檔案信息開(kāi)發(fā)與管理的過(guò)程，由于各部門之間的溝通不緊密，使得信息在收集以及整理中遇到了阻礙，甚至有些部門對(duì)信息進(jìn)行封閉管理，這就使檔案信息化開(kāi)發(fā)遇到了困難，水利檔案信息化的程度較低。

2.2 缺乏專業(yè)技術(shù)人才，安全性較低

由于我國(guó)的水利檔案信息化管理的起步比較晚，在人才儲(chǔ)備以及專業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)等方面比較欠缺。雖然，我國(guó)很對(duì)水利工程單位已經(jīng)啟用了檔案信息管理技術(shù)，但是在實(shí)際的操作中，檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)與利用能力較低，因此阻礙了水利檔案信息技術(shù)水平的提高。同時(shí)隨著水利檔案信息化管理的不斷深入，很多水利工程單位以及政府部門等都建立了信息共享平臺(tái)，但是，在水利檔案信息化管理的過(guò)程中，仍然存在不確定因素，比如：黑客入侵、病毒干擾等，從而在很大程度上增加了水利檔案信息管理的風(fēng)險(xiǎn)，水利檔案信息缺乏一定的安全性，從而限制了水利檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。

3 加強(qiáng)水利檔案信息的開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

3.1 科學(xué)管理，提高檔案信息化程度

首先，水利工程單位要加強(qiáng)對(duì)檔案信息技術(shù)開(kāi)發(fā)與利用的重視程度，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層還是施工單位等，都應(yīng)該積極配合檔案信息管理工作。在實(shí)際的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)與其他各部門之間的溝通與聯(lián)系，積極借助信息技術(shù)完成檔案資料的收集與整理。同時(shí)運(yùn)用軟件控制水利工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，并將檔案信息開(kāi)發(fā)與利用落實(shí)到相關(guān)的文件或者圖紙之中。同時(shí)可以借助RFiD技術(shù)規(guī)范水利檔案信息管理的各個(gè)流程。比如：設(shè)置定位節(jié)點(diǎn)，采集節(jié)點(diǎn)等對(duì)需要的資料進(jìn)行自動(dòng)定位，在信息系統(tǒng)中就會(huì)顯示檔案的具體位置，在幾號(hào)柜，第幾列，第幾行等，同時(shí)還能夠自動(dòng)拿出，識(shí)別以及智能存儲(chǔ)等，極大地提高了查找效率。其次，RFiD技術(shù)還能夠自動(dòng)盤點(diǎn)，對(duì)信息進(jìn)行登記、清點(diǎn)，對(duì)檔案的外借以及歸還等都有清晰的記錄，在批量檔案進(jìn)出庫(kù)時(shí)，進(jìn)行堆垛掃描，實(shí)現(xiàn)批量存取，提高批量檔案的存取效率。此外，還能夠提醒檔案管理人員釋放儲(chǔ)存空間以及檔案到期等。

3.2 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，提高檔案安全性

在以往的水利檔案管理的過(guò)程中，信息量大，涉及資料眾多，在管理的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等情況，對(duì)檔案的安全性帶來(lái)了一定的威脅。因此，在水利檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的過(guò)程中，應(yīng)該創(chuàng)新管理技術(shù)，提高檔案的安全性。首先，設(shè)置相應(yīng)的門禁節(jié)點(diǎn)，對(duì)進(jìn)入檔案存放區(qū)域的人員進(jìn)行身份識(shí)別，保證檔案存放區(qū)的合法性。同時(shí)還應(yīng)該設(shè)置管理員權(quán)限，對(duì)非法闖入檔案管理系統(tǒng)的人員進(jìn)行攔截，這樣就會(huì)在很大的程度上提高水利檔案信息的安全性。

其次，建立檔案定位系統(tǒng)，在檔案外借期間對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)借閱的范圍嚴(yán)格控制，防止檔案脫離控制，如果檔案超出允許借閱的范圍，系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警告信號(hào)，就會(huì)在終端為管理人員推送報(bào)警信息，這樣管理人員就會(huì)在較短的時(shí)間內(nèi)做出相應(yīng)的措施，避免檔案帶離范圍。

3.3 加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)

水利檔案信息開(kāi)發(fā)與利用需要專業(yè)的技術(shù)人才，因此，水利單位一定要加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍的建設(shè)。首先，在人才引進(jìn)上，不僅要考核應(yīng)聘人員的檔案信息管理專業(yè)技術(shù)，同時(shí)還要考察應(yīng)聘人員的職業(yè)道德素質(zhì)以及應(yīng)變能力，保證應(yīng)聘人員能夠勝任水利檔案信息管理。其次，在內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)與教育方面，水利單位應(yīng)該定期組織開(kāi)展檔案信息管理研討會(huì)以及座談會(huì)等，明確在檔案信息管理的過(guò)程中出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，然后通過(guò)與技術(shù)人員的交流及時(shí)糾正系統(tǒng)中的錯(cuò)誤。此外，還可以派檔案管理人員到檔案信息化程度較高的企業(yè)或者國(guó)外學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)，針對(duì)水利檔案管理的特征開(kāi)發(fā)適合的檔案信息管理技術(shù)。

4 結(jié)語(yǔ)

水利檔案管理在水利建設(shè)以及發(fā)展的過(guò)程中具有重要意義，在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的水利檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，因此，水利檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)信息開(kāi)發(fā)與利用。轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式，借助信息技術(shù)提高檔案管理的安全性以及高效性。首先水利單位一定要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息開(kāi)發(fā)與利用的重要性，對(duì)檔案信息管理要有明確的認(rèn)識(shí)，同時(shí)采用科學(xué)的管理技術(shù)，借助RFiD、無(wú)線遙感等技術(shù)，提高信息化水平。其次，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過(guò)設(shè)置定為以及權(quán)限等，提高檔案安全性，防止水利檔案丟失或者受到不法查閱等。此外，加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)檔案信息管理技能更強(qiáng)的專業(yè)性人才，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度。