探討大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

金雷

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)于我國各行各業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響?；诖松鐣?huì)背景下，事業(yè)單位作為服務(wù)于人民的公益性單位，將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案的管理有效結(jié)合，可以有效提高事業(yè)單位檔案管理的效率，從而促使事業(yè)單位職能發(fā)揮到最大效益，使其更好的服務(wù)于人民。故此，本文將進(jìn)一步的探討大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理

檔案管理關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展以及事業(yè)單位職員的調(diào)用，因此在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要將傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代的信息技術(shù)有效結(jié)合。面對(duì)檔案管理中所出現(xiàn)的問題，提出有效的策略，從而促進(jìn)檔案管理的電子化、信息化發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的中存在的問題

1.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有充分重視檔案管理

檔案管理工作關(guān)系到一個(gè)單位人才的選拔與調(diào)用以及事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程，但是許多單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理認(rèn)識(shí)任然停留在表層，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)個(gè)人檔案以及其它檔案進(jìn)行整理與保存，工作任務(wù)很輕，并沒有引進(jìn)專業(yè)的人才對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理?？梢钥吹皆谠S多事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理員是從其他崗位上調(diào)任或者兼職的，年齡也比較偏大。這也就進(jìn)一步導(dǎo)致事業(yè)單位檔案電子化進(jìn)程緩慢，無法有效提高事業(yè)單位檔案管理的效率[1]。

1.2 事業(yè)單位的檔案管理缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

目前在各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理研究可以發(fā)現(xiàn)，許多單位對(duì)于檔案管理缺乏一定的統(tǒng)籌規(guī)劃能力。在事業(yè)檔案電子化的過程中可以發(fā)現(xiàn)，檔案整理與采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位職員的原始紙質(zhì)個(gè)人檔案存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，部分事業(yè)單位的職員在人事檔案的填寫上填寫的內(nèi)容不一致[2]。尤其在檔案填寫過程中，事業(yè)單位職員的出生日期、工作時(shí)間、學(xué)位學(xué)歷、黨齡以及培訓(xùn)經(jīng)歷沒有嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填寫。在以人力為主的紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，信息采集與管理存在著一些漏洞很容易被一些不法人員利用，對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行涂改造假。可以說信息采集的不規(guī)范、缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃的檔案管理，進(jìn)一步阻礙了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理電子化、信息化的

進(jìn)程。

1.3 事業(yè)單位檔案管理缺乏專業(yè)的人才

由于事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位管理中長期得不到重視，從而進(jìn)一步導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人才的缺乏。事業(yè)單位的檔案管理不僅僅是日常檔案的建立、調(diào)取、保管、信息的采集這么簡單，對(duì)于檔案管理后續(xù)的總結(jié)、分析與監(jiān)管也是檔案管理的重要內(nèi)容。事業(yè)單位中的人事檔案記錄了事業(yè)單位人員的個(gè)人信息，具有一定的機(jī)密性，如果沒有對(duì)檔案進(jìn)行妥善的保管很容易造成檔案的泄密。可以說在事業(yè)單位的檔案管理工作是十分重要的，只有不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平與思想覺悟，才能夠進(jìn)一步的確保事業(yè)單位檔案管理的有效開展[3]。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

事業(yè)單位的檔案管理關(guān)系著整個(gè)事業(yè)單位能否高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，基于大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)單位檔案管理中所面臨的問題，要從加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視、檔案的統(tǒng)籌管理以及建立專業(yè)的檔案管理制度三個(gè)方面進(jìn)行管理，從而進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理效率。

2.1 依托大數(shù)據(jù)時(shí)代，采用現(xiàn)代化的管理方式

基于大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)該采取現(xiàn)代化的管理手段，提高整個(gè)事業(yè)單位的檔案效率。事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理方式是指依托于大數(shù)據(jù)以及云平臺(tái)，以電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)，從而進(jìn)一步建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，并有效結(jié)合傳統(tǒng)的管理方式，核實(shí)事業(yè)單位職工檔案的個(gè)人信息，并將紙質(zhì)檔案的信息錄入數(shù)據(jù)庫中，對(duì)于其中具有重要意義的文字信息檔案通過電子掃描的方式錄入數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)一步的減少紙質(zhì)檔案由于長時(shí)期的翻閱所造成的耗損。將電子檔案與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行管理的同時(shí)要注意檔案的機(jī)密性，要求事業(yè)單位職員在進(jìn)行檔案調(diào)閱時(shí)嚴(yán)格遵守事業(yè)單位檔案保密制度，同時(shí)要設(shè)置事業(yè)單位職員查看檔案的權(quán)限，從而進(jìn)一步確保檔案內(nèi)容不被泄密。運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，可以有效促進(jìn)檔案的保管，便于檔案的查詢。

2.2 建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

作為事業(yè)單位的檔案管理人員，在大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要擁有專業(yè)的業(yè)務(wù)水平與較高的思想覺悟。在面對(duì)外界的誘惑時(shí)，能夠堅(jiān)守自己的政治信仰，保障事業(yè)單位檔案的安全。同時(shí)在面對(duì)新的檔案管理形式，要改變自身傳統(tǒng)的工作方式，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)與檔案管理軟件的使用。檔案管理人員在工作時(shí)要積極的拓展自身的工作內(nèi)容，從傳統(tǒng)的建檔、查檔、調(diào)檔到對(duì)檔案信息采集的監(jiān)督、分析、電子化，從而進(jìn)一步的完成檔檔案由紙質(zhì)到電子化的進(jìn)程。在大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)單位檔案管理要堅(jiān)守政治信仰、提高業(yè)務(wù)水平，建立一支專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，從而提高事業(yè)單位檔案管理的效率[4]。

2.3 完善檔案信息的審核與采集制度

將事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)化首先要確保檔案的真實(shí)性，這就需要建立統(tǒng)一的采集制度。人事檔案作為事業(yè)單位檔案的重要內(nèi)容，確保人事檔案的真實(shí)性才能進(jìn)一步的保障事業(yè)單位用人的可靠性?？梢钥吹饺耸聶n案造價(jià)的新聞并不少見，一些事業(yè)單位的職員為了延遲退休與個(gè)人升遷，對(duì)個(gè)人的工作經(jīng)歷以及出生日期進(jìn)行造假[5]。檔案能夠造假成功很大一部分原因是因?yàn)闄n案信息的審核機(jī)制沒有到位，部分檔案管理人員沒有按照國家的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理、違規(guī)操作。我黨在十八大會(huì)議上做出了“從嚴(yán)治黨”的重要部署，進(jìn)一步要求事業(yè)單位檔案管理人員遵守國家的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案的信息審查，面對(duì)檔案造價(jià)的情況及時(shí)上報(bào)有關(guān)的到，敢于擔(dān)負(fù)責(zé)任，肅清檔案管理隊(duì)伍。

2.4 加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視，加大檔案管理投入

基于大數(shù)據(jù)背景下的檔案電子化、信息化管理必須依托于一定的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此必須加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，為檔案管理提供足夠的資金，成立專門的檔案管理室，并注意檔案管理室的防火設(shè)計(jì)，并為檔案管理部門采購高配置的電腦，購買檔案管理軟件。同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一定的技術(shù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。在日常的管理中要專人專事，禁止其他閑雜人員進(jìn)入檔案管理室，對(duì)于前來借閱的事業(yè)單位職員必須出示領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)，在其借閱之前要求其遵守檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)于檔案的內(nèi)容要妥善保管，不可以非法外傳。只有加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，增加對(duì)檔案管理上資金的投入，才能夠進(jìn)一步的促進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程[6]。

3 結(jié)語

檔案管理是事業(yè)單位管理的重要工作內(nèi)容，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，將大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息管理技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理方式有效結(jié)合，豐富管理內(nèi)容與管理方式。同時(shí)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，給予一定資金支持；對(duì)于檔案管理人員要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水平與思想覺悟，從而進(jìn)一步保障基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作有效開展。

參考文獻(xiàn)

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