胡 欣

（濰坊市婦幼保健院，濰坊 261041）

1 檔案信息化的概述

檔案信息化指的是在對檔案信息進行記錄與管理時，充分使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)處理信息，將傳統(tǒng)的信息管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)電腦處理過后的數(shù)據(jù)處理與分析，為社會的發(fā)展提供幫助。檔案信息化把信息技術(shù)作為載體，可以提高檔案信息的共享度，提高檔案信息的收集和利用。主要包含檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案信息存儲過程信息化、檔案的搜索和利用進行信息化、檔案管理進行信息化。檔案信息化對檔案信息管理模式的改變具有重要影響，有利于減輕檔案信息管理人員的工作負擔，更有利于實現(xiàn)檔案資源的最高共享程度。

2 檔案信息化對醫(yī)院檔案記錄的影響

醫(yī)院檔案的內(nèi)容主要包括醫(yī)院發(fā)展的歷史進程、在醫(yī)療上的技術(shù)突破和各種醫(yī)學(xué)上的文獻資料等，對醫(yī)院的未來發(fā)展具有很大輔助功能，檔案資料是醫(yī)院發(fā)展道路上重要組成部分。醫(yī)院對檔案管理能力也能體現(xiàn)出醫(yī)院管理層對醫(yī)院其他方面的管理能能力，逐漸得到了醫(yī)院的重視。醫(yī)院檔案信息優(yōu)點在于能使醫(yī)院信息的管理變得更加方便，也更利于醫(yī)院管理人員對信息的檢索；缺點在于它使醫(yī)院檔案信息管理面對新的挑戰(zhàn)和困難，醫(yī)院檔案信息管理員需要不斷的進行學(xué)習檔案信息化等科學(xué)技術(shù)，以確保醫(yī)院的檔案信息管理不落后。為了醫(yī)院能夠很好的發(fā)展，醫(yī)院的檔案信息管理員一致同意將檔案信息化。

3 檔案信息化給醫(yī)院帶來的機遇

（1）確保醫(yī)院檔案資料可以長期保存。醫(yī)院檔案資料的保存是檔案資料管理的關(guān)鍵所在。只有檔案資料能夠完整的保存，才能夠使檔案工作完整。醫(yī)院檔案管理工作的重點就是讓醫(yī)院檔案資料能夠完整的保留下來。檔案資料保存完整才能夠保證在醫(yī)院需要查找資料時可以完整、急時的被使用。檔案工作管理員可以用掃描儀對文獻資料進行掃描，把文字轉(zhuǎn)化為數(shù)字數(shù)據(jù)進行儲存。通過將文獻資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字數(shù)據(jù)的儲存這種方式，能夠減少文獻資料丟失的風險，也有利于對醫(yī)院檔案資料進行長期的保存。除此之外，隨著計算機時代的不斷發(fā)展，計算機也在管檔案管理得領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用。同時，隨著檔案信息系統(tǒng)的不斷完善，建立了云端數(shù)據(jù)的存儲方式，云端數(shù)據(jù)的存儲方式有利于醫(yī)院檔案資料的搜索、保存和管理。因此我們可以看出云端數(shù)據(jù)的存儲方式可以節(jié)省很多時間，也減輕了醫(yī)院檔案管理員的工作量，提高了醫(yī)院檔案資料的管理效率。通過檔案信息化能夠給醫(yī)院檔案資料的存儲帶來很大的方便，也有利于醫(yī)院對所需要的檔案資料進行查找。

（2）改變檔案的歸檔方式，有利于減輕工作人員的負擔。醫(yī)院有各種各樣的工作崗位，那么對應(yīng)的也會有各種各樣的檔案資料。因此，醫(yī)院檔案管理員的工作涉及的范圍更加廣泛，門類復(fù)雜多樣，會使管理員的工作會非常的勞累，壓力也將非常的大。傳統(tǒng)的檔案管理工作完全是靠人力來完成的，沒有借助計算機的幫助。檔案信息化之后，人力運算完全被計算機所取代。檔案管理人員也通過用計算機對各種大數(shù)據(jù)進行運算，檔案工作可以被系統(tǒng)的進行處理。除此之外，二維碼技術(shù)也在各個領(lǐng)域被應(yīng)用。使用二維碼技術(shù)，也使得醫(yī)院檔案資料的管理更加容易。二維碼技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到醫(yī)院的檔案資料的管理系統(tǒng)。通過資料的管理系統(tǒng)對醫(yī)院的檔案資料進行整理，有利于提高醫(yī)院檔案資料管理的效率，也可以提高檔案資料管理的正確率。由此可見，改變檔案的歸檔方式是對減輕檔案管理工作是非常重要的。

（3）實現(xiàn)檔案資料最大程度的共享利用。經(jīng)過新計劃的檔案資料都比原來未經(jīng)信息化處理的檔案資料實用率高。改變傳統(tǒng)的檔案資料的整理方式，把檔案資料進行信息化。當工作人員需要查找檔案資料的時侯，就可以用電腦在公司的云端用戶進行搜索，就可以找到自己所需要的文檔資料。這樣有利于檔案資料的使用率大幅度提高，實現(xiàn)檔案資料最大程度的共享利用。

4 檔案信息化給醫(yī)院帶來的挑戰(zhàn)

檔案資料信息化在不斷提高資料的使用率和提高檔案資料共享程度的同時，也給檔案資料帶來了隱私性和保密性的挑戰(zhàn)。隱私性和保密性是檔案信息化所面臨的重要挑戰(zhàn)。這不簡簡單單包括理論知識和技術(shù)層面的問題，如果事情過于嚴重還可能會涉及法律層面。對檔案資料進行實體的保管一般比較安全。電子版的資料但安全性理解起來是非常困難的，但是電子版的安全性也是存在的。實體的檔案資料可以進行鑒別，即使再更改之后，我們也可以很容易的區(qū)別。但是經(jīng)過信息化處理的檔案資料，在經(jīng)過更改之后是不容易被區(qū)別的。除此之外，電子版的檔案資料也面臨著被病毒侵襲、被黑客黑掉等安全性問題。所以管理工作者就要加強對電子檔案的安全防護。因為醫(yī)院的檔案資料是非常重要的，為了防止醫(yī)院檔案資料的丟失。由此我們可以看出，醫(yī)院檔案資料的管理對醫(yī)院來說是極其重要的一件事，因此，醫(yī)院需要采取一系列的措施來防止檔案資料丟失這一事件的發(fā)生。

5 結(jié)束語

在這個大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的存儲方式也在隨著時代不斷地進行改變。將檔案信息化有利于縮短對檔案資料的整理過程，可以節(jié)省大量的時間，也可以減輕檔案資料管理人員的工作負擔和壓力。同時，將檔案信息化也將面臨很多的挑戰(zhàn)。因此。醫(yī)院檔案資料管理人員需要加強對檔案信息化的資料進行防護，以防止信息化的檔案資料的丟失。