以目標(biāo)管理認(rèn)定為抓手促進(jìn)全省機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

張倩

機(jī)關(guān)檔案作為機(jī)關(guān)各項工作的真實(shí)記錄，是國家檔案資源體系建設(shè)的主體內(nèi)容之一，在領(lǐng)導(dǎo)決策、機(jī)關(guān)治理、工作開展和維護(hù)單位、職工合法權(quán)益等方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是機(jī)關(guān)各項工作的基礎(chǔ)和重要一環(huán)，是機(jī)關(guān)提高行政效能和管理水平的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理是完善機(jī)關(guān)檔案工作的有效手段，既能提升檔案工作對機(jī)關(guān)工作的服務(wù)能力和服務(wù)水平，又能從源頭上把握未來進(jìn)館檔案的齊全完整和規(guī)范，提高國家檔案資源體系建設(shè)的總體質(zhì)量。

我國對機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理始終非常重視，多年來，國家檔案局和各地區(qū)、各部門陸續(xù)出臺了一系列加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作的意見和辦法，有力地促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步。但從實(shí)際操作層面來看，這些意見和辦法或多或少存在“宏觀要求多，具體要求少；原則條文多，明確規(guī)定少；針對性和操作性上存在不足”等問題。為了破解國家、省相關(guān)要求與機(jī)關(guān)實(shí)際工作不相契合的矛盾，也為了進(jìn)一步提高全省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的作用，更好地為本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位工作和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，“十二五”伊始，河北省檔案局確立以“機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定”為工作抓手，強(qiáng)力推進(jìn)全省各級機(jī)關(guān)檔案工作上層次、提質(zhì)量。

一、精心編制《河北省機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》，確立工作目標(biāo)和工作規(guī)程

好的工作想法需要全面細(xì)致又切實(shí)可行的工作制度來保障。《河北省機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》（含《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》）（以下簡稱《認(rèn)定辦法》）是河北省開展機(jī)關(guān)檔案工作的指導(dǎo)意見，是各機(jī)關(guān)檔案工作需要達(dá)到的目標(biāo)要求，也是開展具體工作時的操作規(guī)程。因此《認(rèn)定辦法》需要既能夠涵蓋機(jī)關(guān)檔案工作的工作要求和工作流程，又能夠考查各項工作開展的深度和精細(xì)化程度；既能夠觸及到基礎(chǔ)性工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，又能夠引導(dǎo)各單位向檔案信息化、科學(xué)化管理不斷探索和延伸。為了做好《認(rèn)定辦法》的編制工作，我們到省、市、縣三級機(jī)關(guān)進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，與省直各部門召開座談會交流意見，集思廣益，經(jīng)過數(shù)次修改和完善，于2011年1月24日印發(fā)了《認(rèn)定辦法》。

《認(rèn)定辦法》共15條，明確了目標(biāo)管理認(rèn)定工作的背景和意義、工作目標(biāo)、認(rèn)定等級和程序及認(rèn)定的其他相關(guān)要求，確定了認(rèn)定工作的原則。附件中的《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》將機(jī)關(guān)檔案工作分為組織管理、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)和檔案開發(fā)利用四個方面進(jìn)行考核，并將這四個方面又細(xì)化為57條標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了認(rèn)定的具體內(nèi)容和每一項的分值?！墩J(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》是認(rèn)定工作中的關(guān)鍵性依據(jù)。一方面，擬認(rèn)定單位會按照《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》中的內(nèi)容進(jìn)行自查，確定得分項，查找未達(dá)標(biāo)的方面，精準(zhǔn)定位，有的放矢地彌補(bǔ)短板。另一方面，《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》是專家組進(jìn)行考評時的唯一標(biāo)準(zhǔn)，對認(rèn)定單位的打分定級都是嚴(yán)格按照《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》的每一條每一款進(jìn)行的。幾年來的工作實(shí)踐證明，《認(rèn)定辦法》內(nèi)容設(shè)定符合工作實(shí)際，指標(biāo)科學(xué)合理，能夠達(dá)到有效引導(dǎo)、促進(jìn)和檢驗(yàn)機(jī)關(guān)檔案工作的目的。

二、科學(xué)確定“抓系統(tǒng)、系統(tǒng)抓”工作思路，激發(fā)各級機(jī)關(guān)檔案工作爭先創(chuàng)優(yōu)和上檔升級

好的工作想法需要定位準(zhǔn)確又能夠凸顯成果的工作手段來實(shí)現(xiàn)?！墩J(rèn)定辦法》印發(fā)后，一些基礎(chǔ)工作水平扎實(shí)、硬件條件較好的省直單位主動與省檔案局聯(lián)系，積極對接認(rèn)定目標(biāo)，補(bǔ)齊差距，要求進(jìn)行認(rèn)定升級工作。但工作開展一段時間后，問題逐漸顯現(xiàn)了出來。一是在經(jīng)過最初的“熱鬧”后，此項工作很快就歸于平靜了，讓我們感覺目前的工作方法對于推動認(rèn)定升級后續(xù)乏力；二是就當(dāng)時的情況看，這項工作只在省直部門有些動作，并未掀起全省機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理的對標(biāo)高潮。鑒于此，我們著手從國家和省的法律法規(guī)中找思路，從以往的工作經(jīng)驗(yàn)中找辦法。

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中要求：“中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?！薄逗颖笔n案工作條例》中也規(guī)定：“各專業(yè)主管部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)本系統(tǒng)、本行業(yè)檔案工作的管理。”國家和省相關(guān)規(guī)定要求，為我們探索推動認(rèn)定升級新的工作方法、挖掘新的“增長點(diǎn)”提供了政策依據(jù)。而通過多年對機(jī)關(guān)檔案工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，我們得出了認(rèn)定升級工作應(yīng)該調(diào)動行業(yè)主管部門的主動性和積極性。由行業(yè)主管部門對全行業(yè)、全系統(tǒng)提出檔案管理認(rèn)定目標(biāo)，將檔案工作納入全行業(yè)、全系統(tǒng)的整體工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，這樣可以對檔案工作的完成情況進(jìn)行行業(yè)或系統(tǒng)內(nèi)評比和考核，也可以使整個行業(yè)或系統(tǒng)的檔案工作統(tǒng)一得到提升。這種“抓系統(tǒng)、系統(tǒng)抓”的工作思路，可謂一舉多得。從工作鋪設(shè)面上講，省檔案局只需要將目標(biāo)認(rèn)定升級工作覆蓋全部省直機(jī)關(guān)單位；從工作延伸度上講，認(rèn)定工作可以從省延伸到市、縣，形成橫縱交織的網(wǎng)絡(luò)；從工作專注度上講，省檔案局可以抽出全部力量投入到對行業(yè)主管部門認(rèn)定升級的培訓(xùn)和指導(dǎo)上；從工作的力度上講，行業(yè)主管部門對于全行業(yè)、全系統(tǒng)的檔案工作的定位和要求，勢必能夠更好地調(diào)動下級單位對于認(rèn)定升級工作的積極性和主動性。河北省檢察院系統(tǒng)在檔案工作“抓系統(tǒng)、系統(tǒng)抓”方面做出了突出成績，不僅省檢察院自身檔案工作認(rèn)定為全省最高級別6A單位，而且充分發(fā)揮示范引領(lǐng)作用把檔案工作納入對市、縣基層院的考核內(nèi)容，把檔案目標(biāo)管理認(rèn)定與年終考核掛鉤，作為評先評優(yōu)的重要依據(jù)，加強(qiáng)對基層院檔案工作的督導(dǎo)和人員培訓(xùn)。在省檢察院的強(qiáng)力推動下，各級檢察院的檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作全面開花，全部通過認(rèn)定，其中5A級以上單位96家。2018年8月，河北省檔案局召開機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理現(xiàn)場會，在全省推廣了他們的經(jīng)驗(yàn)。

三、積極推進(jìn)“授課+觀摩學(xué)習(xí)”的培訓(xùn)指導(dǎo)策略，深化對認(rèn)定工作的認(rèn)識和理解

機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作開展以來，不斷有單位就《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》條款內(nèi)容應(yīng)該怎樣理解、在實(shí)際工作中應(yīng)該怎樣執(zhí)行等問題與我們進(jìn)行協(xié)商與溝通。在很多條款細(xì)節(jié)的理解上，不同的單位或同一單位的不同人員都有著不同的認(rèn)識；在實(shí)際工作中，某一項工作需要達(dá)到什么樣的程度才算是完成，大家也有不同看法。針對這些問題，我們多次組織專門的培訓(xùn)和指導(dǎo)為各單位“解惑”，使大家能夠統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，按照認(rèn)定工作要求達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化水平。

為了做好培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處全體人員首先對《認(rèn)定辦法》和《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行了統(tǒng)一學(xué)習(xí)，對于《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》的內(nèi)容進(jìn)行逐條分析和討論，對于在前期工作中大家反映較為集中的條款，專門進(jìn)行了說明和解釋，使大家對于《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》有了全面而準(zhǔn)確地掌握。在日常工作中，省檔案局將對認(rèn)定工作的指導(dǎo)融入到對協(xié)作組工作的指導(dǎo)檢查中；在全省檔案系統(tǒng)培訓(xùn)和各單位行業(yè)培訓(xùn)中，增加《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》的相關(guān)講解課程；在各單位檔案工作的參觀考察中，帶領(lǐng)大家到已通過目標(biāo)管理認(rèn)定的檔案工作先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和調(diào)研。幾年間，許多機(jī)關(guān)單位數(shù)次邀請省檔案局業(yè)務(wù)人員對全系統(tǒng)進(jìn)行目標(biāo)管理認(rèn)定工作的專門培訓(xùn)，使大家從思想上統(tǒng)一了對《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》的理性認(rèn)識；省檔案局也多次組織省直部門到全省第一家通過6A認(rèn)定的省檢察院實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)，并請省檢察院向大家介紹工作中好的做法和經(jīng)驗(yàn)，幫助大家與本單位工作情況進(jìn)行對標(biāo)，提高感性認(rèn)識。兩者相互印證，互相補(bǔ)充，全面提升了各單位對《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》的理解，開闊了眼界，豐富了工作思路。

四、嚴(yán)格執(zhí)行《認(rèn)定辦法》和《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》的要求，把控認(rèn)定升級單位的質(zhì)量和水平

上述三項措施推出后，調(diào)動了全省機(jī)關(guān)單位對于認(rèn)定工作的積極性，激發(fā)了各單位“比、學(xué)、趕、幫、超”的競爭意識。多數(shù)單位開始按照《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》的要求，規(guī)劃本單位認(rèn)定工作，同時制定相關(guān)考核或工作目標(biāo)，啟動本系統(tǒng)和直屬事業(yè)單位的認(rèn)定工作。逐漸鋪開的認(rèn)定工作也給省檔案局提出了新的挑戰(zhàn)，如何在認(rèn)定工作即將全面到來的“大潮”中，保證認(rèn)定工作的高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)肅性，如何確保認(rèn)定單位評定的級別與實(shí)際情況相符，如何避免“為認(rèn)定而認(rèn)定”，真正實(shí)現(xiàn)通過認(rèn)定工作促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化的目的，是我們時常思考和不斷研討的課題。幾年來，我們在工作實(shí)踐中不斷摸索，反復(fù)研討，總結(jié)出一套較為成熟的工作方法。在認(rèn)定工作中，我們按照《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》的條款要求，嚴(yán)把每一項內(nèi)容的分值，沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求的不允許升級；需要整改的先不予評分，整改后重新進(jìn)行認(rèn)定后再確定是否通過升級。在具體考評過程中，對于標(biāo)準(zhǔn)中不能量化的條款，我們更是從嚴(yán)從高要求，以能夠達(dá)到的最高標(biāo)準(zhǔn)來衡量評定。為了保證對每個單位的公平，并保持認(rèn)定工作的權(quán)威性，我們在認(rèn)定中同時做到：不因申請單位數(shù)量的增多，而降低對認(rèn)定單位的要求；不因準(zhǔn)備申請單位時間緊迫等客觀原因，而降低對認(rèn)定單位的要求。這樣的堅持，得到了全省機(jī)關(guān)對目標(biāo)認(rèn)定工作的認(rèn)可，激勵各單位努力朝著更高、更科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)前行，樹立了省檔案局的權(quán)威。

五、目標(biāo)管理認(rèn)定全省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化水平，成效顯著

幾年來，認(rèn)定工作的推進(jìn)和開展，有力地改善了我省機(jī)關(guān)檔案工作的面貌。在認(rèn)定工作過程中，有的單位經(jīng)過自查發(fā)現(xiàn)檔案收集得不夠齊全完整，就主動和領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，召開會議協(xié)調(diào)收集工作；有的單位發(fā)現(xiàn)檔案整理不規(guī)范，就與檔案部門聯(lián)系，邀請業(yè)務(wù)專家進(jìn)行授課指導(dǎo)；有的單位發(fā)現(xiàn)檔案保管條件差，設(shè)施設(shè)備配備不齊全，達(dá)不到庫房“八防”要求，就調(diào)整增設(shè)庫房，加購設(shè)施設(shè)備；有的單位信息化水平低，就與檔案信息化公司聯(lián)絡(luò)，制定單位的檔案信息化方案，購買檔案管理系統(tǒng)，加快傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化工作；有的單位在宣傳和展覽上比較薄弱，就開辟專門的展室，將檔案中的精品挑選出來制作展覽，宣傳本單位的工作成績和拼搏精神，多數(shù)機(jī)關(guān)檔案工作走上了標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的軌道。截至現(xiàn)在，全省共有5834家單位完成了目標(biāo)管理認(rèn)定，其中5A級以上的單位達(dá)到185家，檢察院系統(tǒng)、地礦系統(tǒng)已完成全系統(tǒng)的認(rèn)定工作。特別是檢察院系統(tǒng)的檔案室，已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)檔案室進(jìn)入智能化檔案室和數(shù)字檔案室的行列。

認(rèn)定工作成為了一個宣傳口，將機(jī)關(guān)檔案工作整體要求向單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了“潤物細(xì)無聲”似的宣傳。凡是進(jìn)行了認(rèn)定的單位，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案的認(rèn)識和看法都得到了改觀和提升。曾經(jīng)一位領(lǐng)導(dǎo)自己說：“原來我們都以為，沒用的東西才放到檔案室，有用的就放在自己手邊，需要的時候用著方便。這次認(rèn)定，我才知道，越是有用的就越應(yīng)該放在檔案室中，這是對單位負(fù)責(zé)，也是對全體人員負(fù)責(zé)?！?/p>

認(rèn)定工作成為了一本操作書。近年來，國家不斷更新和豐富各種門類、載體檔案管理和整理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。我們將新標(biāo)準(zhǔn)的宣傳、推廣和指導(dǎo)融入到認(rèn)定工作中，讓機(jī)關(guān)檔案工作人員能夠?qū)⑿碌囊笈c具體的工作快速進(jìn)行結(jié)合，并在實(shí)踐中不斷熟悉和掌握新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。這種以具體工作倒逼業(yè)務(wù)技能提升的方式，成為一項行之有效的工作措施。

認(rèn)定工作成為了一部功勛冊。檔案工作人員在單位往往默默無聞，做著大量細(xì)致而煩瑣的工作，卻不為領(lǐng)導(dǎo)和同事所知，在評職升級上得不到應(yīng)有的認(rèn)可。認(rèn)定工作將檔案人員從幕后推到前臺，在整個認(rèn)定的準(zhǔn)備過程中，檔案員是首要的工作人員，承擔(dān)了最關(guān)鍵和重要的工作，從而使檔案員的作用得到的顯現(xiàn)，工作能力得到展示。很多檔案人員正是借助認(rèn)定工作這個契機(jī)，得到了領(lǐng)導(dǎo)和同事的肯定和贊賞，獲得了晉升的機(jī)會。

認(rèn)定工作成為了一塊試金石。這塊試金石是對檔案行政管理部門工作思路的試金石。從目前的成果看，這個工作手段有效地推動了機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展，使我們一下子就抓住了突破工作瓶頸的關(guān)鍵點(diǎn)，打開了工作局面；也讓我們使用最小的力量來取得最佳的效果，不用把時間和精力浪費(fèi)在各級、各部門間疲于應(yīng)付的指導(dǎo)中；又調(diào)動了行業(yè)主管部門的工作積極性，發(fā)揮了他們對于資源和管理的調(diào)配作用，全省檢察院系統(tǒng)的升級工作可見一斑。未來，我們可以把“系統(tǒng)抓、抓系統(tǒng)”的工作方法作為一種寶貴經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行擴(kuò)展和延伸，助力其他工作。

（作者單位：河北省檔案館）