馬曉晨

摘要：由不斷發(fā)展的電子計算機技術(shù)催生出的電子公文檔案深受人們的喜愛。電子公文檔案已經(jīng)基本被各個領(lǐng)域的人們應(yīng)用，但是由于公文是信息資產(chǎn)載體的這種特殊性，電子公文檔案的安全問題一直令人擔(dān)憂，這也很大程度上影響了電子公文檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展與應(yīng)用。本文主要就如何提高電子公文檔案管理機制的問題進(jìn)行探究，希望能對此領(lǐng)域的發(fā)展起到積極作用。

關(guān)鍵詞：電子公文檔案；管理系統(tǒng)；安全

引言

隨著科技的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被普遍應(yīng)用，公文便與電子技術(shù)結(jié)合，電子公文油然而生，可是由于公文檔案的安全性，人們給電子公文檔案管理系統(tǒng)提出了更加嚴(yán)苛的要求。這使得專業(yè)人員在不斷提高電子公文檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化和智能化的前提上必須要保證電子公文檔案的安全。制定科學(xué)合理的管理制度，保障管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，提高客戶體驗，促進(jìn)該系統(tǒng)的發(fā)展。

1灌輸安全管理理念，制訂安全管理制度

1.1灌輸安全管理理念

所有人都知道，理念具有很好的推動作用，往往會起到事半功倍的效果。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題變得越來越不容忽視，當(dāng)然，電子公文檔案管理系統(tǒng)也很難逃出它的魔爪，導(dǎo)致電子公文檔案無法充分發(fā)揮它應(yīng)有的優(yōu)勢。因此，對于電子公文檔案的管理人員來說，從戰(zhàn)略高度建立起對電子公文檔案管理安全的重視是非常有必要的，制定科學(xué)合理的安全管理的相關(guān)制度，安排專業(yè)領(lǐng)域的人員進(jìn)行專業(yè)有效的管理。與此同時，加強對部門人員的培訓(xùn)也是不可忽視的，這不僅有利于增強他們在管理安全方面的專業(yè)知識，也有利于把電子公文管理安全理念深深印入腦海。只有做到這些，才有說自己能夠確保電子公文檔案安全的底氣、信心，才能具備這樣的能力。

1.2制定安全管理制度

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對于紙質(zhì)文檔的保密工作進(jìn)行了規(guī)定。電子公文檔案和紙質(zhì)檔案的保密性質(zhì)應(yīng)該是一樣的。而且電子公文檔案可以被無限制的復(fù)制，還能進(jìn)行修改，所以電子公文檔案的保密工作應(yīng)該更加重要，應(yīng)該被給予更多的重視。

科學(xué)的安全管理制度能夠為電子公文檔案管理提供很好的保障。要對電子公文檔案進(jìn)行規(guī)范有效的管理，確保電子公文檔案運行的環(huán)境規(guī)范是重要的前提。為使上述工作能夠完全展開，并且能夠保證工作質(zhì)量，電子公文檔案的管理人員需要制定科學(xué)合理的制度，并且要求所有人員完全按照制度進(jìn)行，是所有的工作都處于安全管理制度的監(jiān)督之下，保障工作的質(zhì)量。例如，對于管理人員而言，我們必須嚴(yán)格限制管理人員的權(quán)限，防止出現(xiàn)亂登記電子公文檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)象，避免因為人為因素而造成的損害。除此之外，還要強化硬件系統(tǒng)，完善身份認(rèn)證系統(tǒng)，對進(jìn)入管理系統(tǒng)的人員進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)證，避免非管理人員進(jìn)入。我們還要強化物理安全，有了物理安全措施，才能為電子公文檔案信息載體的安全和系統(tǒng)設(shè)備硬件的正常運行提供可靠的保障。如果有必要的話，還要建立專門的鑒察系統(tǒng)，保證安全制度的嚴(yán)格實施，避免安全制度名存實亡。

2完善安全管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫

對于電子公文檔案的安全管理來說，要想真正保障它的安全管理，就必須使各部門的工作人員做到完美的配合。對于某個單位來說，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由專業(yè)的管理層以及管理人員來組成，但是對于整個檔案管理體系來說，我們需要保證所有參與安全管理工作的人員相互協(xié)調(diào)和配合，以免安全管理工作中出現(xiàn)漏洞。除此之外，我們還必須鍛煉各部門之間既屬于工作的協(xié)調(diào)性與配合性，避免安全處理出現(xiàn)“斷層”的現(xiàn)象，出現(xiàn)不必要的損失，在做到這些的前提下，我們才能夠充分的發(fā)揮安全管理系統(tǒng)的積極作用。

所謂數(shù)據(jù)庫的安全就是指我們必須要保證我們數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容不會遭到非法的下載與使用，不會遭到非法入侵，不會隨便被人更改。目前國際上比較認(rèn)可的較為成熟的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫Trip。它的安全機制是對于訪問人的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對權(quán)限進(jìn)行分級，每一級能夠訪問的內(nèi)容及操作有嚴(yán)格的劃分與控制，就比如他們對訪問數(shù)據(jù)庫的權(quán)限分為三級：數(shù)據(jù)庫級，記錄級，字段級。當(dāng)數(shù)據(jù)庫受到非法破壞時，可以根據(jù)相關(guān)的日志文件對原因進(jìn)行查找，并及時進(jìn)行恢復(fù)，而且即使對漏洞進(jìn)行修補。與此同時，還可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，方便相關(guān)人員對其數(shù)據(jù)的恢復(fù)。這種數(shù)據(jù)庫分為四層的用戶權(quán)限。第一層是用戶權(quán)限最高的系統(tǒng)管理員。其次是文件管理員與用戶管理員，文件管理員與用戶管理員的生成需要經(jīng)過系統(tǒng)管理員的首肯，只有系統(tǒng)管理員通過了才能對電子公文檔案進(jìn)行有效的管理。在沒有經(jīng)過系統(tǒng)管理員授權(quán)的情況下，任何人都不能進(jìn)入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，只有這樣，才能保障電子公文檔案始終處于安全的運行環(huán)境之下。

3深化應(yīng)用程序安全管理，加強數(shù)據(jù)庫的安全建設(shè)

大部分人都承認(rèn)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心是應(yīng)用程序。只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能從根本上解決電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全問題。我認(rèn)為，不同的電子公文檔案管理單位可使用相同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，這樣并不會影響電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是我們需要注意的是不同的部門之間需要建立起獨立的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并且對數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。避免由于數(shù)據(jù)庫的混亂而造成損失，為了能夠保證系統(tǒng)的安全，我們必須要做到定期或者是不定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和歸檔處理。備份是為了當(dāng)數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)不可避免的損失的時候，管理員可以方便及時對數(shù)據(jù)庫里的內(nèi)容進(jìn)行有效的恢復(fù)。當(dāng)資料被歸檔后它就被刻入了不可能被刪除的光盤之中，光盤被放在光盤庫中，與此同時，夫妻硬盤中已經(jīng)歸檔的文件將會被全部清除。這有效地保障了資料的完整性和安全，避免了數(shù)據(jù)丟失以及泄露的風(fēng)險，而且方便了管理人員日后對數(shù)據(jù)的查看。除此之外，為了對安全系統(tǒng)的運行提供保障，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設(shè)計技術(shù)。系統(tǒng)可以自動的詳細(xì)記錄任何用戶對系統(tǒng)進(jìn)行的任何操作和修改，并形成日志，有利于系統(tǒng)的管理人員及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的安全隱患，并進(jìn)行制止或者彌補，減少損失的可能性。

如果真正想保障電子公文檔案的安全，對電子公文檔案進(jìn)行優(yōu)秀的管理，除了完好無缺地做好日常的必須工作以外，我們還必須對安全管理內(nèi)容進(jìn)行拓展，從而為加強電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全穿上保護(hù)衣。為了更好地完成上述目標(biāo)，安全管理部門必須加強硬件設(shè)施建設(shè)、軟件設(shè)施建設(shè)、技術(shù)安全建設(shè)。只有做到這些，我們才能更好的保護(hù)好電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全。這要求各個部門相互協(xié)調(diào)，做好自己該做的事，加強溝通與交流，及時對可能出現(xiàn)的安全隱患進(jìn)行排查，彌補及修護(hù)。尤其需要重視在數(shù)據(jù)安全管理的方面，管理者需要在優(yōu)盤，光盤，云儲存中同時進(jìn)行備份。

結(jié)語

通過上文的介紹，我們知道了電子公文檔案管理系統(tǒng)與紙質(zhì)公文檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)構(gòu)成了我國重要的檔案管理體系。為保障公文檔案的安全，我們必須全方位的提高以及保障各種公文檔案保存形式的安全。特別是隨著技術(shù)的發(fā)展，電子公文檔案的應(yīng)用越來越普遍。保障電子公文檔案管理系統(tǒng)安全的任務(wù)越來越艱巨。我們要重視并且提高電子公文檔案管理技術(shù)，保障電子公文檔案管理系統(tǒng)正常運行。

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