顧昕

摘要：隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息作為現(xiàn)代社會的三大支柱之一，其主導(dǎo)作用越來越成為共識。如何在新形勢下利用現(xiàn)代科技手段把基建檔案工作做好，使之帶給我們更加科學(xué)、高效的便捷服務(wù)，就要通過不斷學(xué)習(xí)，不斷探索，才能緊跟時代的步伐，不斷提高檔案管理的規(guī)范化，使之成為企業(yè)科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字建設(shè)的可靠資料。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案管理；存在問題；優(yōu)化策略

信息技術(shù)的高速發(fā)展為我們帶來了諸多的便利，為我們生活中所接觸到的各行各業(yè)提供了一種全新的可能性，并幫助我們邁上了一個更高的平臺。而在我們的檔案信息管理領(lǐng)域中也是如此，通過將檔案信息數(shù)字化存儲等方式，信息技術(shù)的應(yīng)用為我們帶來了極大的便利。然而，在帶來方便的同時，也為我們帶來了一些新的隱患，需要引起我們的重視。

1數(shù)字化檔案的定義

數(shù)字化檔案，指的是隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和多媒體技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)化組織成的一種檔案信息資源，用數(shù)字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進(jìn)行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現(xiàn)檔案資源在一定區(qū)域內(nèi)的共享。檔案主要記載的是的教學(xué)、科研及重大事項等實踐活動內(nèi)容，其中也包括各種形式的記載內(nèi)容，內(nèi)容比較繁雜，檔案使用數(shù)字化管理之后，會大大提高檔案的管理效率，為檔案數(shù)字化管理發(fā)展提供技術(shù)基礎(chǔ)，進(jìn)一步促進(jìn)整體的發(fā)展。

2檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)狀及問題

檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)性工程，涉及檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。通過數(shù)字化工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對館藏檔案的全面梳理。在實際工作中，由于設(shè)備的配備和人手不夠等因素的制約，檔案數(shù)字化工作更多的是采取效率較高的委托加工方式，即檔案數(shù)字化外包。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，檔案數(shù)字化外包公司大多是具有相關(guān)資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)公司，加工質(zhì)量和后期服務(wù)也相對有保障，檔案部門通過招投標(biāo)方式競標(biāo)選擇合適的外包公司來完成檔案信息數(shù)字化工作。

2.1檔案數(shù)字化服務(wù)外包公司存在的問題

外包服務(wù)人員整體素質(zhì)不高。外包服務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)沒有進(jìn)行認(rèn)證，對于工作人員是否經(jīng)過崗位培訓(xùn)取得專業(yè)資格證書缺乏專業(yè)的鑒定，因此，并不能保證接觸到檔案的外包人員都具備專業(yè)能力和檔案管理技術(shù)。如：整理年代久遠(yuǎn)的老檔案和手稿材料，由于字跡潦草不清晰，且很多沒有標(biāo)題索引或標(biāo)引不全，這些老檔案數(shù)字化后難以通過OCR識別進(jìn)行全文檢索，在整理錄入文件級目錄數(shù)據(jù)時對信息著錄人員的要求相對較高，著錄前必須了解文件的內(nèi)容和在整個檔案中的地位作用，綜合概述標(biāo)題索引。由于外包公司聘請的人員有的是臨時性的，崗位不是相對固定，隨意流動性較大，綜合素質(zhì)不夠高，這些人員狀況對檔案內(nèi)容及保護(hù)檔案信息安全的要求是相悖的。

數(shù)字化前期檔案整理質(zhì)量低下。由于檔案部門要求外包公司在有限的時間內(nèi)完成庫藏檔案卷內(nèi)條目的著錄和數(shù)字化掃描工作，而外包公司以盈利為最終目的，追求的是利潤最大化，同時還兼顧其他檔案部門的數(shù)字化工作，因此外包公司更注重的是時效。這種情況下，檔案部門人手有限監(jiān)管不力，外包公司對檔案整理的質(zhì)量通常會被忽視，導(dǎo)致諸如在整理錄入時偷工減料，整理不規(guī)范，檔案目錄的著錄不符合要求，著錄的信息內(nèi)容不全，錯別字多等現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而影響檔案的檢索利用。此外，外包公司是以著錄條目數(shù)量和掃描紙張的頁數(shù)來計算收益，對檔案是否需要數(shù)字化的范圍根本無瑕鑒別分析，以至出現(xiàn)密級較低已無利用價值或重復(fù)的檔案繼續(xù)著錄和掃描，造成資源的浪費(fèi)。

檔案載體的還原性無法保障。檔案數(shù)字化的原則是遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實反映檔案內(nèi)容，最大程度展現(xiàn)檔案原貌。然而在實際操作過程中，載體的安全得不到保證，未能保持檔案的完整齊全。如彩頁封皮膠粘合的匯編冊、名冊，牛皮紙封皮包裝三孔一線裝訂的案卷等，在進(jìn)行數(shù)字化掃描拆封后，會產(chǎn)生無法還原檔案原貌的情況，這極大地影響案卷的美觀和整潔。

2.2檔案管理工作現(xiàn)狀及不足

檔案數(shù)字化管理監(jiān)控有缺失。由于檔案館人手嚴(yán)重不足，在檔案數(shù)字化管理監(jiān)控中沒有形成系統(tǒng)性和規(guī)范化的模式，導(dǎo)致角色定位不清，監(jiān)管作用弱，質(zhì)量控制不嚴(yán)，效率不高等問題出現(xiàn)。由此，檔案工作人員不僅需要豐富的專業(yè)知識，還需要具備較高的計算機(jī)水平以滿足檔案的錄入、存儲和管理需要。然而大部分檔案工作人員的專業(yè)知識儲備和計算機(jī)技術(shù)并不能滿足數(shù)字化檔案管理的需求，因此無法及時對檔案數(shù)字化外包過程中的相關(guān)規(guī)范性操作進(jìn)行監(jiān)管，并對嚴(yán)格的數(shù)據(jù)驗收進(jìn)行把關(guān)，這使得一些不規(guī)范操作無法得到即時糾正或調(diào)整，導(dǎo)致后期原件掛接和數(shù)字資源的利用提供錯誤信息。此外，由于數(shù)字化檔案管理依賴計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備支持，當(dāng)計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，可能會引發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞等問題，不利于促進(jìn)檔案信息管理的發(fā)展。

3檔案數(shù)字化工作的應(yīng)對策略

3.1培養(yǎng)專業(yè)人才，增進(jìn)工作人員防范意識

要提高數(shù)字化檔案信息的安全性，信息管理方面專業(yè)的人才是必不可少的。因此我們的首要任務(wù)是提高數(shù)字檔案管理人員的綜合素質(zhì)。管理人員不僅需要了解前沿的計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，還需要懂得如何對數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行管理，在熟悉理論的基礎(chǔ)上根據(jù)具體的工作實際情況進(jìn)行技術(shù)改革，這樣可以有效提高數(shù)字化檔案信息的安全性。除此之外，相關(guān)單位還需要強(qiáng)化檔案管理人員對數(shù)字檔案信息的安全管理意識。數(shù)字檔案信息管理人員在簽署保密協(xié)議的前提下還需要在一定程度上了解自己所管理的檔案信息，保證自身不對外泄露信息，且保證自己在管理過程中提高警惕，不放過任何蛛絲馬跡。通過這種方式，我們能夠保證在檔案信息遭到攻擊時，相關(guān)工作人員能夠及時進(jìn)行處理，保證信息的安全性。

3.2完善檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前我國檔案管理系統(tǒng)程序本身仍舊存在著算法欠缺優(yōu)化和操作界面不友好的問題。因此我們的首要任務(wù)是讓相關(guān)人員對數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行基礎(chǔ)算法程序的優(yōu)化，并且改良檔案管理系統(tǒng)程序界面。同時工作人員也應(yīng)注意，在檔案信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題時應(yīng)及時進(jìn)行反饋，并修復(fù)這些問題。國家應(yīng)對檔案信息管理有著足夠的認(rèn)識，積極投入資金支持，通過對信息管理方面相關(guān)的各類人才進(jìn)行針對性的培養(yǎng)，從而促進(jìn)各相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，使我國的數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)更加完備。

3.3搞好前期檔案鑒定篩選，實現(xiàn)數(shù)字化同步

檔案的歸檔范圍和保管期限的設(shè)定主要由立卷人員決定，由于歸檔時把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致館藏檔案中有不該歸檔、重復(fù)歸檔的文件材料較多。基建檔案有的已經(jīng)超過保管期已無保存利用價值。因此，在數(shù)字化前期整理工作中應(yīng)進(jìn)行檔案價值鑒定，剔除無用或價值不高的檔案，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費(fèi)。

結(jié)語：

傳統(tǒng)的檔案信息一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費(fèi)時，存儲檔案空間又大，維護(hù)起來也不方便。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理更不可靠。在科學(xué)與新技術(shù)更替日新月異的時期，檔案數(shù)字化的建設(shè)也亟待更為廣泛地推廣。

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