聶 云

（萊蕪鋼鐵集團有限公司，山東 萊蕪 271104）

當前檔案工作非常重視企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案數(shù)字化建設(shè)指的就是將紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，然后利用計算機妥善保存起來，當要對檔案進行管理的時候就可以通過操作計算機來完成。這種數(shù)字化的檔案還可以實現(xiàn)檔案資源的共享，從而為提升企業(yè)的管理水平和各項改革發(fā)展打好基礎(chǔ)。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化

1.1 相關(guān)認識

數(shù)字化以特定的信息為基礎(chǔ)，指的就是利用特殊手段將特定信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，對這些信息進行轉(zhuǎn)化后再利用計算機處理。我國在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中明確表示，利用計算機將模擬信號轉(zhuǎn)化成數(shù)字信號的過程就是數(shù)字化。數(shù)字化的對象非常多，無論文字、實物、語言等等，都可以進行數(shù)字化的處理。通過數(shù)字化手段可將海量信息轉(zhuǎn)變?yōu)檎加每臻g最小的形式進行存儲，極大方便了對各類信息進行處理。

1.2 企業(yè)檔案數(shù)字化的界定

學(xué)術(shù)界對檔案數(shù)字化做了不少研究，但在具體觀點上有些不同，主流觀點認為企業(yè)檔案的數(shù)字化指的不是企業(yè)所有檔案，而是指的對企業(yè)、對社會、對國家有價值的檔案，將這些實體材料通過處理變成數(shù)字信息，最后儲存在計算機才是企業(yè)檔案的數(shù)字化。從這個觀點出發(fā)，企業(yè)檔案的數(shù)字化可表現(xiàn)出以下兩個特點：首先是信息的原始性，數(shù)字化檔案是企業(yè)在發(fā)生生產(chǎn)經(jīng)營活動之后所做的第一次記錄。原始性也讓檔案對企業(yè)有著較強的價值，企業(yè)在改革發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營中的任何內(nèi)容都可以通過檔案來體現(xiàn)。其次是存在多樣的載體，不僅可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實物甚至語言都可以數(shù)字化處理，存儲載體可以是聲像、光盤、磁帶、磁盤等多種形式，檔案的完整性便可因此得到保障。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

檔案對企業(yè)來講有著不可替代的重要作用，是企業(yè)發(fā)展的重要保障，檔案數(shù)字化在其根本作用基礎(chǔ)上又體現(xiàn)出了非常明顯的先進性，具體有以下三點：

2.1 有利于提升經(jīng)濟效益

檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和實物檔案轉(zhuǎn)變成可用計算機存儲的形式，首先為企業(yè)節(jié)省了很多實體空間，其次減少了很多企業(yè)在用紙、印刷設(shè)備、相關(guān)人員、耗材等方面的支出，這樣在管理上的成本就降低了很多，相對來講經(jīng)濟效益就可以得到提升。

2.2 有利于檔案資源的開發(fā)利用

科學(xué)的檢索，是檔案信息資源開發(fā)利用的必要保證，檢索的快慢直接影響著檔案信息資源開發(fā)和有效利用。將紙質(zhì)檔案和實物檔案數(shù)字化后存儲到檔案管理系統(tǒng)，運用檔案管理系統(tǒng)智能檢索的優(yōu)勢就可以得到快速、充分的利用。檔案數(shù)字化可以極大提升檔案信息資源的利用效率，辦公人員可以更加方便的查閱到所需要的檔案資料。另外，檔案數(shù)字化也使企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理部門變?yōu)槠髽I(yè)數(shù)據(jù)存儲管理中心，改變單一的館藏結(jié)構(gòu)，密切注意企業(yè)改革發(fā)展的新領(lǐng)域，提高檔案信息資源開發(fā)的質(zhì)量和層次，以豐富的檔案內(nèi)容最大限度的滿足企業(yè)改革發(fā)展利用檔案的需求。

2.3 有利于檔案原件的保護

企業(yè)檔案真正的價值是開發(fā)利用過程中體現(xiàn)出來的，在企業(yè)經(jīng)營管理、法律訴訟、安全生產(chǎn)等方方面面中，檔案發(fā)揮著日益重要的作用。但是受到傳統(tǒng)載體的限制，反復(fù)借閱檔案會使檔案實體出現(xiàn)老化和損壞，企業(yè)要想長期穩(wěn)定的使用實體檔案就需要投入大量修護資金，但是檔案數(shù)字化以后，不僅避免了傳統(tǒng)載體易損壞的缺陷，還有效保證了檔案的安全性。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵措施

3.1 完善檔案數(shù)字化建設(shè)的標準和制度

企業(yè)進行檔案數(shù)字化建設(shè)的是為了更好地利用檔案共享資源，讓企業(yè)管理檔案的水平得到提升，滿足企業(yè)各項發(fā)展的需求。而要想真正推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須對數(shù)字化建設(shè)的標準和制度進行編制完善。企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)為其建立一套完整管理體制，并為企業(yè)各部門及檔案管理部門劃定明確職責(zé)。同時企業(yè)還要編制完善檔案數(shù)字化建設(shè)有關(guān)的規(guī)章制度，以制度來推進檔案的數(shù)字化管理。另外要符合相關(guān)的技術(shù)標準和管理規(guī)范，從而強化數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性，也使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)可以更好的發(fā)展。

3.2 完善檔案數(shù)字化的軟件和硬件支持

硬件和軟件都是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)。在硬件方面，企業(yè)要從自身開展檔案管理工作的實際需求為出發(fā)點，完善基本的計算機、打印機等硬件設(shè)施，同時也要根據(jù)實際工作需求對這些硬件設(shè)施進行必要的維護和升級。

3.3 完善檔案數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫在檔案數(shù)字化的管理中有著重要的核心地位，而完善檔案數(shù)據(jù)庫需要從以下幾方面出發(fā)：首先創(chuàng)建目錄數(shù)據(jù)庫，檔案工作人員要以現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，做好數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，要做好目錄的錄入工作，在錄入目錄的工作完成以后，還應(yīng)對目錄的準確性進行檢驗，從而為今后的工作提供保障。其次，以企業(yè)的檔案管理需求為基礎(chǔ)，創(chuàng)建專用的電子原文檔案數(shù)據(jù)庫。最后，綜合目錄數(shù)據(jù)庫和電子原文數(shù)據(jù)庫，形成滿足企業(yè)要求的完整檔案數(shù)據(jù)庫。

3.4 加強檔案管理人員的培養(yǎng)

對檔案的數(shù)字化建設(shè)來講，由于其所需要的專業(yè)性較強，同時要具備檔案管理和計算機技術(shù)知識，因此企業(yè)應(yīng)從這兩方面出發(fā)來培養(yǎng)檔案工作人員，使檔案管理人員在多方面都能符合檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，從而更好地開展檔案管理工作。

4 結(jié)語

綜上所述，要想全面完成企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，短時期是不可能的，企業(yè)需要解決的內(nèi)部資金、技術(shù)、人才等多方面的問題，同時也必須參考符合國家相關(guān)的法律法規(guī)。要想讓企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)從小到大，企業(yè)一定要長期堅持，并在不斷實踐的過程中逐步深入，終有一天企業(yè)可通過全面數(shù)字化的檔案管理讓自身的管理水平得到有效提升。