試論檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制

嚴(yán) 萍

（萊蕪鋼鐵集團有限公司，山東 萊蕪 271104）

1 鋼鐵企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制工作內(nèi)容

1.1 鋼鐵企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制內(nèi)容

檔案管理應(yīng)用數(shù)字化模式針對質(zhì)量的控制工作其主要目的在于如何更好的提高檔案使用效率，對數(shù)字化檔案管理模式進行優(yōu)化。作為檔案管理工作人員，需要在工作當(dāng)中明確檔案建設(shè)方式和基本原則，對檔案數(shù)字化建設(shè)的有關(guān)流程進行規(guī)范。其次，需要選擇與檔案工作實際內(nèi)容相符的安全性檔案管理軟件，對功能進行科學(xué)設(shè)置，并且能夠根據(jù)工作要求對數(shù)字化檔案進行優(yōu)化。

1.2 鋼鐵企業(yè)檔案安全保密控制內(nèi)容

數(shù)字化檔案的安全保密控制工作內(nèi)容包括，建立科學(xué)合理的安全工作制度規(guī)范，對數(shù)字檔案安全保密管理目標(biāo)進行確定，安全保密管理工作人員需要明確自身責(zé)任，建立相應(yīng)的安全保密工作方案，對網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中存在的風(fēng)險進行有效預(yù)防，使用正確的方式操作檔案管理軟件，避免造成檔案的泄露。同時，還應(yīng)加強自身學(xué)習(xí)，對計算機軟硬件知識做到良好掌握，建設(shè)安全防護系統(tǒng)，保障良好的檔案操作環(huán)境。

2 數(shù)字檔案質(zhì)量管理有效措施分析

2.1 提高檔案管理人員綜合能力

數(shù)字化檔案管理工作屬于一項新型的工作方式，所以工作人員需要掌握一定的數(shù)字化檔案管理技術(shù)，才能在保證工作順利開展的同時，提高檔案管理質(zhì)量。針對這一需求，鋼鐵企業(yè)應(yīng)積極開展技術(shù)培訓(xùn)，并且結(jié)合選拔制度，選擇工作能力強的檔案管理人才上崗。在人才選拔過程中，需要優(yōu)先選擇技術(shù)能力過硬，能夠適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化檔案工作要求，并且工作認(rèn)真細致、責(zé)任心較強的工作人員，同時，還需要對工作流程進行規(guī)范，明確分工，將數(shù)字檔案管理工作的責(zé)任落實到個人。對在崗人員需要進行綜合能力的培養(yǎng)，在提高技術(shù)能力的同時，也要注意建立工作人員的正確道德意識。

2.2 檔案管理方案制定規(guī)范

在進行數(shù)字化檔案管理工作前，必須明確檔案管理方案，通過這種方式才能保證數(shù)字檔案管理工作的順利進行。在方案制定過程中，需要相關(guān)管理人員參考數(shù)字化檔案管理原則和政策。企業(yè)還需要明確技術(shù)培養(yǎng)的路線，對管理工作進行優(yōu)化和調(diào)整。同時，也要建立健全檔案管理的原有規(guī)章制度，在數(shù)字化檔案管理工作當(dāng)中能夠?qū)ぷ魅藛T行為進行有效規(guī)范。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，涉及到的檔案資料種類越來越多，所以針對數(shù)字檔案管理內(nèi)容也更加復(fù)雜，將會提高相應(yīng)人員的工作量，所以必須通過建立科學(xué)合理的規(guī)章制度，將工作和職責(zé)進行劃分，才能保證各項工作都有專人負責(zé)，保證工作質(zhì)量穩(wěn)步提升。

2.3 建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督評估體系

為了更好地提高數(shù)字檔案工作質(zhì)量，預(yù)防可能出現(xiàn)的潛在問題，需對數(shù)字化檔案工作流程進行全程監(jiān)督，并對工作質(zhì)量進行評估。將工作質(zhì)量監(jiān)察貫徹到檔案管理工作始終，建立嚴(yán)格的驗收標(biāo)準(zhǔn)，是數(shù)字化檔案質(zhì)量管理的后期保證，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尿炇諜z查機制，有利于檔案管理工作順利進行，推動檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展。在進行數(shù)字化檔案質(zhì)量控制方面，還可以結(jié)合相應(yīng)的獎懲制度，建立階段性目標(biāo)，對工作人員進行評估，提高檔案管理人員的工作積極性，并且對工作當(dāng)中的失職行為進行懲處，才能切實保證數(shù)字化檔案管理工作質(zhì)量。

3 數(shù)字檔案安全保密控制有效措施分析

3.1 數(shù)字檔案安全保密控制技術(shù)措施

為了能夠在當(dāng)前的數(shù)字化環(huán)境當(dāng)中做好檔案信息的安全保密工作，需要做到有效預(yù)防檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露和丟失等問題，才能從基礎(chǔ)上杜絕安全問題產(chǎn)生。數(shù)字化檔案的安全保密工作與傳統(tǒng)模式存在很大差別，需要利用現(xiàn)代化的手段，從計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)當(dāng)中尋求幫助，通過利用防火墻技術(shù)、加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)，能夠有效提高系統(tǒng)的安全性，為檔案管理提供安全的操作環(huán)境。其中，加密技術(shù)是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息安全管理方面應(yīng)用最多，并且效果較好的一種安全控制模式，通過應(yīng)用這種模式，能夠有效提升檔案資料的安全性和完整性。檔案加密技術(shù)當(dāng)中包含了很多種具體加密方式，其中的密鑰非對稱加密，可以保證信息在傳輸過程中的安全性。通過使用一個公開密鑰和一個保私鑰，在數(shù)據(jù)傳輸過程中，前者用于信息的發(fā)送，后者用于信息接收，這種模式可以有效控制機密信息被第三方獲取和解碼，從而提高數(shù)字檔案的安全保密水平。

3.2 數(shù)字檔案安全保密控制制度措施

要想切實做好數(shù)字化檔案管理的安全保密控制工作，需要結(jié)合健全的檔案管理規(guī)章制度，在規(guī)章制度當(dāng)中明確信息化環(huán)境中檔案運行正確程序，明確劃分工作職能和責(zé)任制度，才能保證數(shù)字化檔案在安全穩(wěn)定的環(huán)境中對檔案信息加以利用。首先，對數(shù)字檔案進行安全等級的劃分，根據(jù)工作人員不同工作范圍，給予相應(yīng)的文件處理權(quán)限，同時，還需要加強管理人員的檔案管理安全培訓(xùn)，讓管理者能夠在共享檔案資源的同時，防止信息泄露。

4 結(jié)語

雖然檔案管理數(shù)字化在我國應(yīng)用的范圍較小，但通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進行企業(yè)檔案管理工作實施，在工作效率和工作質(zhì)量方面有明顯提升。由于鋼鐵企業(yè)工作人員眾多，企業(yè)的檔案既包含人事檔案，也包含企業(yè)機密文件和技術(shù)類文件，此類檔案具有較高的保密性，在引進檔案數(shù)字化管理模式以后，在提高檔案管理質(zhì)量同時，也必須重視如何加強數(shù)字化檔案的安全保密控制，才能為企業(yè)發(fā)展提供切實保障。新時期數(shù)字化檔案管理需要利用現(xiàn)代化技術(shù)手段加以控制，才能實現(xiàn)檔案資源的安全共享。