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      OA系統(tǒng)在科學事業(yè)單位科研經(jīng)費管理創(chuàng)新運用研究

      2019-03-10 19:34許志紅
      時代金融 2019年2期
      關鍵詞:OA系統(tǒng)管理創(chuàng)新科研經(jīng)費

      許志紅

      摘要:OA系統(tǒng)運用于財務管理中的預算控制、財務審批、資產(chǎn)管理等方面,可以有效提升財務管理效率。本文通過介紹OA系統(tǒng)在廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所科研經(jīng)費管理創(chuàng)新的運用實踐,先是分析OA系統(tǒng)在科學事業(yè)單位科研經(jīng)費管理中的優(yōu)勢與存在的問題,最后提出相應的優(yōu)化建議。

      關鍵詞:OA系統(tǒng) 科學事業(yè)單位 科研經(jīng)費 管理創(chuàng)新

      OA系統(tǒng),即辦公自動化系統(tǒng)。在經(jīng)典的“表單+工作流+門戶”的技術(shù)路線下,融合移動技術(shù),來幫助組織實現(xiàn)更高效的協(xié)同管理。解決通用型的組織協(xié)同問題,幫助組織完成制度落地、效率提升,增強執(zhí)行力,提供基礎表單支持業(yè)務審批、提供支撐知識文檔中心,提升組織業(yè)務管理的支持水平,使組織效率得以提升。在實踐應用中,科學事業(yè)單位可以將OA系統(tǒng)的應用拓展至科研經(jīng)費管理,科研費用預算控制,實現(xiàn)對各科研項目經(jīng)費預算的事前控制、事中控制和事后反饋。

      一、OA系統(tǒng)應用于科學事業(yè)單位科研經(jīng)費管理的優(yōu)勢

      廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所自2016年起實行在科研經(jīng)費管理中引用OA系統(tǒng)。近兩年的實踐證明,OA系統(tǒng)運用于科學事業(yè)單位科研經(jīng)費管理具有明顯優(yōu)勢。

      (一)移動線上審批,大幅提升審批效率

      OA系統(tǒng)可支持局域網(wǎng)運行,也可支持iPad、手機等移動客戶端運行,可通過手機APP、微信等方式登錄OA.移動線上申請和審批。由于科研人員經(jīng)常要出差,這極大地方便了廣大科研人員和審批人員在任何地方登錄OA,在線上辦理申請和審批工作。據(jù)統(tǒng)計,OA系統(tǒng)的移動線上審批流程與傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批流程相比,平均縮短了3-4天的審批時間。申請和審批的線上辦理,審批環(huán)節(jié)自動流轉(zhuǎn),也不需要科研人員親自去跟進各個審批環(huán)節(jié)。

      (二)審批過程管理,規(guī)范內(nèi)部控制流程

      廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所根據(jù)科研經(jīng)費管理及科研事業(yè)單位組織管理的特點,在致遠公司的協(xié)助下,開發(fā)設計的OA系統(tǒng)集成了組織運行的主要管理功能并流程化。先后設計并完善二十多個表單,如常規(guī)申請的:出差審批單、用車審批單、固定資產(chǎn)入庫單、設備采購申請、發(fā)票審批單、會議審批表、公務接待審批表等。通過OA系統(tǒng)集成的管理審批流程,將內(nèi)部控制工作落實到OA審批中。各審批環(huán)節(jié)按設計好的流程運作,有效避免了內(nèi)部控制工作的遺漏。

      (三)費用報銷管控,強化預算控制管理

      1.制定審批流程與權(quán)限。根據(jù)研究所相關的財務制度,制定費用報銷的審批流程:申請人—團隊(課題)負責人—業(yè)務辦負責人—財務辦主管—財務辦負責人—分管所領導。單筆費用報銷金額小于等于5000元的,由財務辦負責人審批;單筆費用報銷金額大于5000元的,由分管所領導審批。

      2.規(guī)范表單設計。為使費用報銷的表單統(tǒng)一、規(guī)范,廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所根據(jù)不同的費用事項,設計了多個表單。費用報銷主要使用項目費用中的表單,包括:項目差旅費用報銷單、項目費用分攤報銷單、項目借款單、經(jīng)費撥入單、費用預算追加單、項目費用報銷單、項目立項單、調(diào)賬申請等。申請人根據(jù)不同的費用事項,選擇合適的表單填寫并提交審批。

      3.強化預算編制與控制。根據(jù)各科研項目的到位經(jīng)費金額及項目合同書的經(jīng)費預算內(nèi)容,在OA上錄入項目檔案,并導入預算編制,完成預算審核。課題負責人在OA上提交經(jīng)費撥入申請并完成審批后,該課題即可在OA上申請費用報銷。若報銷金額超出預算,系統(tǒng)會自動提示“超過可用余額”,該表單無法通過提交。

      (四)多形式查詢,輕松掌握實時信息

      1.即時查詢審批流程進度。OA系統(tǒng)協(xié)同管理的各個模塊都是流程化的形式,流程各節(jié)點的相關人員可以通過“已發(fā)事項”或“已辦事項”查詢到“當前待辦人”及“審批流程節(jié)點”。對于比較緊急的事項,可以通過催辦的方式提醒和催促各節(jié)點的經(jīng)辦人和審批人,經(jīng)辦人和審批人看到相關的催辦信息后及時辦理該事項。

      2.快速統(tǒng)計科研經(jīng)費使用情況。由于會計科目明細與科研經(jīng)費的預算明細并非完全一一對應,在未使用OA系統(tǒng)前,科研人員統(tǒng)計一個項目的支出明細執(zhí)行情況,需要1-2個小時,一個科研人員往往同時承擔多個項目,僅是這項統(tǒng)計項目的支出明細執(zhí)行情況的工作,就耗費了科研人員大量寶貴的科研時間與精力。廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所的OA系統(tǒng)上線后,根據(jù)各項目的經(jīng)費預算對經(jīng)費支出進行管控,在“項目費用分析”中輸入課題號,可以迅速查詢到該項目的執(zhí)行情況表并可導出生成Excel表格??蒲腥藛T可以隨時查詢并掌握各經(jīng)費明細的支出及結(jié)余情況,快速發(fā)現(xiàn)經(jīng)費使用存在的問題,有針對性地及時做好經(jīng)費使用進度計劃,根據(jù)項目開展的進度情況,科學合理地安排經(jīng)費使用,保證科研項目按時完成。

      3.智能查詢已辦事項的存儲數(shù)據(jù)。在OA系統(tǒng)上發(fā)起的審批事項及流程等數(shù)據(jù)會保存在OA系統(tǒng)里,需要查詢“已發(fā)事項”、“已辦事項”時,可以在“查詢條件”輸入關鍵詞:標題、重要程度、發(fā)起人、發(fā)起時間、接收時間、處理期限、處理狀態(tài)等進行查詢。對比紙質(zhì)審批流程的存儲及查詢數(shù)據(jù),OA系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)勢。

      二、OA系統(tǒng)應用于科學事業(yè)單位科研經(jīng)費管理的存在問題

      (一)增加申請人與財務審核人員的工作量

      廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所的OA系統(tǒng)上線以來,給申請人與財務審核人員帶來了工作量的增加。

      1.增加申請人的工作量。申請人仍需手工填寫紙質(zhì)報銷面單,同時要根據(jù)報銷內(nèi)容,在OA系統(tǒng)中選擇合適的費用報銷表單線上填列,另外還要把報銷的發(fā)票、附件等證明材料逐張掃描上傳到OA系統(tǒng)。申請人要關注報銷單的審批流程,審批流程到財務審核人員時提交原始憑證。

      2.增加財務審核人員的工作量。財務審核人員先是根據(jù)財務法規(guī)及制度對申請人提交的原始憑證進行審核,審核無誤后再與OA系統(tǒng)提交的報銷單進行逐一核對。若出現(xiàn)兩種情況,要將審批流程退回申請人修改后重新提交:一是原始憑證及紙質(zhì)報銷單審核通過,OA系統(tǒng)提交的報銷單填寫與紙質(zhì)報銷單不一致,應退回申請人修改OA系統(tǒng)提交的報銷單;二是原始憑證及紙質(zhì)報銷單審核不通過,需將原始憑證及紙質(zhì)報銷單、OA系統(tǒng)提交的報銷單都退回申請人修改,再重新走審批流程。

      費用報銷審批流程結(jié)束后,財務審核人員需打印OA系統(tǒng)上審批通過的費用報銷單,分別粘貼到原值憑證及紙質(zhì)報銷單前面,再交由出納辦理支付。這時,費用報銷流程才算結(jié)束。

      (二)缺少科研經(jīng)費執(zhí)行情況的定期推送

      由于科研人員不是財務人員,要專注于科學研究工作,也不會經(jīng)常想起要查看經(jīng)費執(zhí)行情況。目前的OA系統(tǒng)尚未具備科研經(jīng)費執(zhí)行情況的定期自動推送功能??蒲腥藛T要了解科研經(jīng)費的執(zhí)行情況,還是要靠自己去查詢。此外,對于科研經(jīng)費支出進度明顯落后于序時進度的情況,現(xiàn)時的OA系統(tǒng)也缺少進度異常預警的功能。

      (三)數(shù)據(jù)同步存在時間差

      1.OA系統(tǒng)扣款與財務系統(tǒng)錄入憑證的時間差。OA系統(tǒng)的費用報銷是審批流程結(jié)束后,OA系統(tǒng)便自動扣款,經(jīng)費支出金額及結(jié)余金額也會同步發(fā)生變動。但憑證錄入財務系統(tǒng)是在出納完成支付后才安排錄入。因此,在發(fā)生費用報銷時,OA系統(tǒng)的經(jīng)費支出金額及結(jié)余金額會和財務系統(tǒng)導出的項目明細賬的金額不一致,會產(chǎn)生數(shù)據(jù)同步的時間差。

      2.由業(yè)務管理部門發(fā)起的費用導致的時間差。由于科研經(jīng)費的支出并非全部由項目組成員發(fā)起的,如管理費、水費、電費等費用的支出。這些費用的支出是由業(yè)務管理部門根據(jù)研究所的管理制度等發(fā)起的,項目負責人或科研助理未必及時獲取費用扣取的信息。財務人員取得業(yè)務管理部門提交的項目扣款清單后,在財務系統(tǒng)錄入憑證時,還需及時通知各個項目在OA系統(tǒng)中補錄扣款,否則OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與財務軟件的數(shù)據(jù)不同步。

      三、OA系統(tǒng)應用于科學事業(yè)單位科研經(jīng)費管理的優(yōu)化建議

      結(jié)合OA系統(tǒng)在科學事業(yè)單位科研經(jīng)費管理中的運用時間,OA系統(tǒng)運用于科研經(jīng)費管理,還需要持續(xù)改進與優(yōu)化。

      (一)大力推進科研財務助理制度

      為使科研人員潛心從事科學研究,培養(yǎng)一批懂業(yè)務,熟悉財務的科研財務助理,為科研人員在項目預算編制和調(diào)劑、經(jīng)費支出、財務決算和驗收等方面提供專業(yè)化服務。在OA系統(tǒng)的使用中,科研財務助理可以根據(jù)科研人員的需要,在OA系統(tǒng)上發(fā)起審批申請,并跟進審批的各個環(huán)節(jié)進度,把握科研經(jīng)費執(zhí)行情況,并定期向項目負責人匯報。項目負責人只需對其發(fā)起的審批申請進行審核。把科研人員從繁雜的事務性工作中解放出來,有更多的時間和精力用于科學研究??蒲胸攧罩碜鳛榭蒲腥藛T與財務部門之間的紐帶,有效傳達相關的信息。

      (二)加強OA系統(tǒng)的培訓推廣

      為使科研人員和科研財務助理盡快了解并掌握OA系統(tǒng)的使用方法和技巧,通過開展培訓會的形式,加強OA系統(tǒng)的培訓推廣,集中解決科研人員和科研財務助理在使用OA系統(tǒng)過程中遇到的共性問題。另外,財務管理部門要主動聽取科研人員和科研財務助理提出的改進建議,為進一步優(yōu)化OA系統(tǒng)提供參考。

      (三)進一步完善OA系統(tǒng)的推送功能

      OA系統(tǒng)是科研人員的有力工具,應根據(jù)科研人員的需求,進一步完善OA系統(tǒng)的推送等功能,把被動管理變?yōu)橹鲃庸芾?。財務部門與軟件服務商要進一步完善OA系統(tǒng)。開發(fā)定期自動向項目負責人推送科研經(jīng)費執(zhí)行情況。對于科研經(jīng)費支出進度明顯落后于序時進度的情況,OA系統(tǒng)要自動向項目負責人推送進度異常預警。

      (四)優(yōu)化規(guī)范流程與操作

      為解決OA系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步時間差的問題,針對兩種造成數(shù)據(jù)同步時間差的原因,可以從以下方式優(yōu)化:一是OA系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接,科研項目經(jīng)費的預算支出科目與財務會計的支出明細科目對接,OA系統(tǒng)的費用報銷完成審批后,可以直接在財務系統(tǒng)中自動生成憑證,大幅減少因在財務系統(tǒng)中錄入憑證滯后導致的數(shù)據(jù)同步時間差;二是優(yōu)化業(yè)務管理部門對部分費用扣款的流程,在OA系統(tǒng)中,開放業(yè)務管理部門負責人的權(quán)限,可以發(fā)起各項目由業(yè)務管理部門扣取費用的報銷申請,但仍需經(jīng)過項目負責人在OA系統(tǒng)中審批,審批流程結(jié)束后,可以直接在財務系統(tǒng)中自動生成憑證,有效減少因業(yè)務管理部門扣款流程不合理導致的數(shù)據(jù)同步時間差。

      四、結(jié)束語

      在科技創(chuàng)新的新時代下,科學事業(yè)單位的管理方式及手段的創(chuàng)新,有力激發(fā)了創(chuàng)新創(chuàng)造活力,促進了科技事業(yè)發(fā)展。OA系統(tǒng)在科研經(jīng)費管理中的應用,有利于完善科研項目資金管理等問題,推動形成充滿活力的科研經(jīng)費管理和運行機制,也是落實黨中央進一步推進簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務的重要體現(xiàn)。

      參考文獻:

      [1]中共中央辦公廳.關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見[Z]. 2016-7-20.

      [2]曹廣,喜高升,孫會薈.“放管服”背景下科研經(jīng)費管理新舉措[J].教育財會研究.2018(01).

      [3]武文敏.我國高??蒲薪?jīng)費管理問題研究[D].河南大學,2016.

      [4]林光華.基于OA系統(tǒng)的財務信息化實踐淺析[J].財經(jīng)界(學術(shù)版),2015(14).

      [5]李東秋.試析科研項目的財務風險分析及費用內(nèi)控[J].中國國際財經(jīng)(中英文),2017(19).

      基金項目:廣東省2017-2018年度會計科研課題項目(2017A24)資助。

      (作者單位:廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所)

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