淺析基層事業(yè)單位人事檔案管理

劉赫然

摘 要：為了進(jìn)一步提高基層事業(yè)單位檔案管理能力，需要相關(guān)研究人員充分深入管理實(shí)際，不斷總結(jié)更加有效的工作經(jīng)驗(yàn)，從而才能進(jìn)一步提高事業(yè)單位人事檔案管理水平。本文通過進(jìn)一步分析，明確了如何有效開展事業(yè)單位人事檔案管理，結(jié)合實(shí)踐進(jìn)一步提高工作認(rèn)識(shí)，作為相關(guān)工作人員更要提高自我專業(yè)素養(yǎng)，從而才能促使事業(yè)單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層；事業(yè)單位；人事檔案管理

隨著事業(yè)單位人事管理工作的進(jìn)一步開展，在新時(shí)期，為保證人事管理工作質(zhì)量，需要重視人事檔案管理工作的重要性，相關(guān)檔案管理人員，要積極提高工作效率，從而不斷促使基層事業(yè)單位人事檔案管理工作能夠發(fā)揮最大利用價(jià)值。

1 加強(qiáng)檔案內(nèi)容建設(shè)，提升檔案利用價(jià)值

基層事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一，缺乏個(gè)性化，難以對(duì)其加以有效利用。因此，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，擺在檔案管理人員面前的一個(gè)重要課題就是如何使人事檔案的內(nèi)容更加充實(shí)，更能體現(xiàn)個(gè)人的個(gè)性化特點(diǎn)，從而提高人事檔案的利用價(jià)值。在基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，可以在不違反檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，增加能夠反映個(gè)人個(gè)性化特色，如政治素養(yǎng)、道德品質(zhì)、性格特點(diǎn)、健康狀況、專業(yè)能力等方面的內(nèi)容。例如可以在檔案中增加權(quán)威人才測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)出具的測(cè)評(píng)報(bào)告。在對(duì)檔案材料進(jìn)行歸檔時(shí)，不僅要對(duì)單位內(nèi)部的材料進(jìn)行收集，還要對(duì)個(gè)人在社會(huì)上的活動(dòng)表現(xiàn)材料進(jìn)行收集，以充實(shí)檔案內(nèi)容。隨著當(dāng)前社會(huì)信用體系的不斷完善，個(gè)人征信記錄在日常生活中的重要作用逐漸凸顯。如果能夠及時(shí)采集到個(gè)人信用信息，將其記錄到個(gè)人人事檔案中，使人事檔案與信用信息的有機(jī)結(jié)合，就可以更加全面地反映個(gè)人的道德品質(zhì)，提升個(gè)人人事檔案的利用價(jià)值。

2 加強(qiáng)技能培訓(xùn)，鍛煉培養(yǎng)專業(yè)人才

隨著科技的不斷發(fā)展，人事檔案信息化管理成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，一名合格的事業(yè)單位檔案管理人才必須具備相應(yīng)的信息化管理技能。檔案管理人員的素質(zhì)高低，決定了單位人事檔案管理的信息化水平。一名高素質(zhì)的檔案管理人員所扮演的角色要完成在信息管理員、信息發(fā)布員以及管理負(fù)責(zé)人之間的轉(zhuǎn)換，要系統(tǒng)地進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、信息化數(shù)字化管理手段等方面的技能學(xué)習(xí)。檔案管理人員的培訓(xùn)包括業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和信息技術(shù)培訓(xùn)。一名合格的檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要熟悉不同檔案類型的管理原則，同時(shí)要明確單位所采用的檔案分類方法和分類規(guī)律。這就要求檔案管理人員必須經(jīng)過專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)以及檔案管理基本業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理人員還要進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。培訓(xùn)的內(nèi)容包括常用的檔案管理軟件的操作方法、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的相關(guān)知識(shí)、信息化數(shù)據(jù)采集的方法等。通過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理人員能夠在掌握檔案管理相關(guān)信息技術(shù)的同時(shí)，熟練運(yùn)用檔案管理軟件的各種功能，充分發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理中的重要作用，使單位的信息化人事檔案管理系統(tǒng)安全平穩(wěn)高效地運(yùn)行。通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的技能培訓(xùn)，為單位培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的檔案管理人才，在圓滿完成單位檔案管理工作的同時(shí)，積極探索人事檔案管理信息化發(fā)展。

3 加強(qiáng)檔案收集，全面建立資料收集網(wǎng)絡(luò)

在事業(yè)單位的檔案管理中，有些單位隨著人員更迭和機(jī)構(gòu)的改革，加之檔案管理工作不到位，常常存在檔案材料丟失等問題，為了使事業(yè)單位人事檔案更加完善，必須要加強(qiáng)檔案的收集整理與審核篩查工作，對(duì)于人事檔案中的個(gè)人材料、轉(zhuǎn)接手續(xù)、審核文件、鑒定意見等重要的檔案內(nèi)容和環(huán)節(jié)必須要進(jìn)行嚴(yán)格的審查。事業(yè)單位人事檔案管理人員要集中一段時(shí)間，在將普通材料和特殊材料的收集相結(jié)合的基礎(chǔ)上，對(duì)同一節(jié)點(diǎn)、同一類別的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充收集。普通收集是指人員的考核、鑒定、任免等相關(guān)材料，以及人員的履歷表、考評(píng)表、調(diào)度表等資料，這些都是可以反映出個(gè)人的品德、技能、業(yè)績(jī)等信息。特殊收集包括干部審查記錄、表彰材料、懲處材料、政策落實(shí)等材料，這些資料通常不列入檔案管理范疇。在經(jīng)過專業(yè)的鑒別后，可以對(duì)此類材料進(jìn)行不同方式的處理。在建立資料收集網(wǎng)絡(luò)時(shí)，對(duì)于不納入檔案管理的材料要進(jìn)行統(tǒng)一處理，要填寫材料清單，并報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，之后在有專人監(jiān)督的情況下，對(duì)這些材料集中銷毀處理。資料收集網(wǎng)絡(luò)的建立工作要在建立檔案、清收檔案、完善材料、清收材料、辦理手續(xù)等一系列工作中逐步推進(jìn)，從而建立起全面的資料信息收集網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案的收集能力。

4 創(chuàng)新管理機(jī)制，提高檔案管理工作效率

事業(yè)單位檔案管理工作要隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步不斷更新觀念，創(chuàng)新管理手段，進(jìn)而不斷提升管理水平。事業(yè)單位人事檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高信息化技術(shù)在檔案管理工作中的使用率?？梢酝ㄟ^引進(jìn)先進(jìn)的人事檔案管理計(jì)算機(jī)軟件，運(yùn)用信息技術(shù)建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，建立集動(dòng)態(tài)收集、信息反饋、跟蹤查詢于一體的人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的科學(xué)有效管理，提升檔案管理的效率和水平。同時(shí)，要建立人才激勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)人事檔案管理人員在管理工作中，積極探索，善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題，不斷在工作方式、工作制度、技術(shù)手段等方面進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，提升檔案管理工作的科學(xué)性。

5 健全制度，規(guī)范檔案管理

事業(yè)單位人事檔案管理工作的有序開展離不開的規(guī)范化的檔案管理制度。為此，事業(yè)單位人事檔案管理部門要不斷規(guī)范單位的檔案管理工作，提高檔案管理的科學(xué)性。一方面，要建立完善的檔案管理制度，要嚴(yán)格落實(shí)《干部檔案工作條例》的要求，在管理制度中明確人事檔案管理工作職責(zé)以及人事檔案管理人員職責(zé)，詳細(xì)規(guī)定人事檔案的采集、歸檔、整理、保管、借閱、保密、轉(zhuǎn)遞、銷毀等內(nèi)容和相關(guān)程序。只有建立完善的檔案管理制度，才能使檔案管理工作有章可循，提升檔案管理工作的效率，提高檔案管理工作的水平。另一方面，要規(guī)范檔案內(nèi)容的收集工作，使人事檔案信息更加完善。隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體制改革的深化以及人事制度的不斷變革，事業(yè)單位人員的聘用合同、錄用材料、解聘材料、考核材料、學(xué)歷信息、獎(jiǎng)懲材料、培訓(xùn)證明、鑒定意見、職務(wù)晉升材料等各類檔案材料十分豐富，這就提高了對(duì)人事檔案材料收集的難度。在檔案材料收集工作中，要時(shí)刻遵循“真實(shí)、全面、準(zhǔn)確”的基本原則，進(jìn)一步規(guī)范收集行為。對(duì)各類能夠反映事業(yè)單位人員表現(xiàn)的材料要做到及時(shí)收集，以完善檔案內(nèi)容。

6 結(jié)束語(yǔ)

總之，人事檔案的管理工作是事業(yè)單位管理部門的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理效率能夠在很大程度上影響到單位職工的調(diào)動(dòng)和評(píng)價(jià)，因此，事業(yè)單位必須要將人事檔案管理工作重視起來(lái)，處理好各項(xiàng)檔案可能面臨的問題，各基層單位要根據(jù)實(shí)際情況不斷改善自身管理制度，人事檔案管理部門要積極探索，為單位做好服務(wù)工作。

參考文獻(xiàn)

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