解決臺賬基礎管理瓶頸問題的思考和探索

摘 要：臺賬管理是企業(yè)精細化管理和標準化建設的根本，是建設現(xiàn)代企業(yè)的必由之路，筆者通過總結(jié)近年來參與企業(yè)班組建設及優(yōu)化規(guī)范車間班組臺賬的工作實踐，剖析了在臺賬基礎管理中存在的瓶頸問題及產(chǎn)生原因，利用現(xiàn)代企業(yè)管理理論闡述了通過建立健全五級臺賬管理體系、建立臺賬身份檔案機制、建立臺賬評價機制、建立臺賬試用周期機制、建立臺賬作業(yè)標準機制、建立臺賬電子化管理機制等途徑強化臺賬規(guī)范基礎管理的思路和方法。

關鍵詞：臺賬 基礎 瓶頸 探索

1.引言

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的調(diào)整，鐵路企業(yè)發(fā)展將由規(guī)模速度型向質(zhì)量效益型轉(zhuǎn)變、由傳統(tǒng)運輸生產(chǎn)規(guī)模型向現(xiàn)代物流市場經(jīng)營型轉(zhuǎn)變。創(chuàng)建標準化崗位、標準化車間班組、標準化站區(qū)、標準化站段是實現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展的有效途徑。車間班組作為安全生產(chǎn)及經(jīng)營的基本單元，是最直接的組織者和參與者，車間班組生產(chǎn)作業(yè)活動的質(zhì)量是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動優(yōu)劣的決定因素。而臺賬管理是班建工作的重要環(huán)節(jié)和重要手段，遺憾的是，許多管理者不重視臺賬管理，把“臺賬”視為“落后和陳舊”的代名詞，有的職工也視臺賬為累贅。究其原因，主要是頂層設計系統(tǒng)性、科學性、全局性欠缺，筆者結(jié)合長期從事班建工作實踐的經(jīng)驗，按照問題導向的思路，淺析規(guī)范臺賬基礎管理解決瓶頸問題的途徑。

2.臺賬基礎管理存在的突出問題分析

2.1 臺賬設置管理不規(guī)范

車間班組作為企業(yè)的最基層單位，各級管理部門安全生產(chǎn)經(jīng)營的管理思路、制度、決策都要通過它去落實，任何一級管理機構(gòu)的任何部門都可能使用管理職權設置不同類型的臺賬并要求其完成，為了方便本部門、本科室甚至是某管理崗位的工作需要，違規(guī)要求車間班組設置臺賬的現(xiàn)象較為普遍。多頭管理、重復設置、交叉設置的情況無法完全杜絕，臨時性、階段性等專項工作的短期上報資料演變?yōu)殚L期臺賬的現(xiàn)象普遍存在。

2.2 臺賬內(nèi)容設計缺乏科學性

一是臺賬設置部門在設計臺賬內(nèi)容時，不同的設計者由于在專業(yè)知識水平、思考問題角度、管理方法側(cè)重點等方面存在差異。設置出發(fā)點局限于本專業(yè)業(yè)務范圍，全局性考慮少，加之設計方案沒有通過專業(yè)性、統(tǒng)一性、實用性的反復論證和檢驗?，F(xiàn)有臺賬不同程度存在臺賬項目和內(nèi)容重復交叉、信息不完整、數(shù)據(jù)邏輯性差等問題，同樣的數(shù)據(jù)和信息需要在不同臺賬重復多次填記。二是許多臺賬在設置之初，缺乏有效的調(diào)查研究，特別是缺乏提前深入擬使用車間班組現(xiàn)場調(diào)研，有的閉門造車僅對照上級部門文件及通知逐項羅列臺賬項目，考慮檢查方便多，考慮現(xiàn)場減負少。更有甚者，為了減輕管理崗位工作量，把一些完全可以利用現(xiàn)有臺賬，利用現(xiàn)有生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料稍加統(tǒng)計分析就能得到的數(shù)據(jù)也通過設置臺賬的手段，把工作量和責任轉(zhuǎn)嫁到車間班組。三是部分臺賬是基于不同時期運輸安全生產(chǎn)重點工作的專項活動而設置的，該類臺賬內(nèi)容大都是記錄推進計劃、開展措施、活動記錄、工作總結(jié)及問題整改情況等，類似的還有會議記錄臺賬，如安全生產(chǎn)分析例會、政治業(yè)務學習會、文件傳達會等，占用了現(xiàn)場作業(yè)人員較大精力記錄會議落實、紙面落實的流水賬，最大的作用僅便于上級部門檢查了解活動開展落實文字記錄的情況，從投入產(chǎn)出的角度看很不經(jīng)濟。

2.3 臺賬數(shù)量較大影響整體質(zhì)量下降

部分車間班組需填記的臺賬數(shù)量多，比如一個不足10人的班組，需填報的各類管理臺賬、生產(chǎn)作業(yè)記錄和報表就有幾十種。絕大多班組均不具備條件安排專門人員負責臺賬記錄，加之有的臺賬要完整填記還需花時間去專門收集與本崗位作業(yè)相關性不強的生產(chǎn)數(shù)據(jù)及資料。臺賬填寫工作量大導致現(xiàn)場作業(yè)人員對臺賬產(chǎn)生抵觸情緒和只能應付的錯誤思想。把所有臺賬一律當作一項多余工作消極對待，不按時如實記錄、集中補假臺賬、漏記少記數(shù)據(jù)和資料等情況屢禁不止。有的專業(yè)管理人員在現(xiàn)場檢查指導時，缺乏利用臺賬分析慣性問題思維方式，缺乏對現(xiàn)場作業(yè)人員如何利用臺賬數(shù)據(jù)尋找規(guī)律的指導，對臺賬質(zhì)量不高見怪不怪。惡性循環(huán)導致臺賬質(zhì)量整體下降，甚至關鍵作業(yè)環(huán)節(jié)生產(chǎn)過程記錄也同樣被忽視或虛假記錄。

2.4 臺賬未充分發(fā)揮服務現(xiàn)場作業(yè)的效能

臺賬是確保工作有記錄、管理可追溯、過程有監(jiān)控的重要手段，同時，臺賬也是上級部門落實工作的關鍵抓手，是一種有效的檢查監(jiān)控手段。但臺賬記錄費時費力，給原本就很忙碌的現(xiàn)場日常工作增添了一份負擔是客觀事實。目前，在對臺賬管理的定位和認識上普遍存在一個誤區(qū)，強調(diào)通過臺賬的追溯檢查發(fā)現(xiàn)錯誤和問題的功能。忽視了用臺賬記錄優(yōu)化作業(yè)流程降低勞動強度、提供輔助研判依據(jù)、通過分析過程提示風險預判、提示可糾偏的作業(yè)指導等服務現(xiàn)場作業(yè)的功能。導致現(xiàn)場臺賬記錄人員把臺賬當做上級單位套在自己脖子上的枷鎖，當做自己在事先準備今后被考核的證據(jù)。缺乏如實記錄生產(chǎn)過程的主動性和積極性，使得臺賬服務現(xiàn)場作業(yè)的主要功能難以有效發(fā)揮。

2.5 臺賬動態(tài)清理更新緩慢

臺賬設置部門普遍重視臺賬新增和設置工作，但對過期失效、實效不佳、重疊交叉的生產(chǎn)作業(yè)記錄和報表的清理更新不及時、不主動。比如有的臺賬，現(xiàn)場反應問題多，臺賬管理的專業(yè)技術人員雖然也同樣認為視乎沒有存在必要，但擔心取消后出現(xiàn)安全生產(chǎn)管理漏洞，加之已無從了解最初設計者是誰，無法全面了解設置動機，一些“問題”臺賬長期使用；還有的臺賬一直沿用的時間久遠，隨著設備升級和技術更新，部分臺賬內(nèi)容已完全與實際脫軌，但專業(yè)管理人員顧忌此臺賬是上級部門設置的，不想或不愿向上級部門提出質(zhì)疑，而遲遲沒有更新。

3.創(chuàng)新臺賬基礎管理機制

3.1 建立五級臺賬管理體系

按照歸口管理、專業(yè)負責、逐級分工的原則，建立五級臺賬管理體系（以筆者所在企業(yè)為例）。第一級，集團公司班建工作職能部門為歸口管理部門，負責制定臺賬管理辦法，統(tǒng)一受理審核各系統(tǒng)生產(chǎn)作業(yè)記錄及綜合臺賬設置申請，定期公布有效臺賬名目。第二級，集團公司各專業(yè)及綜合管理部門，負責建立本系統(tǒng)臺賬管制度，組織本系統(tǒng)本專業(yè)臺賬管理工作。第三級，集團運輸站段和輔助單位，負責組織本單位各車間班組落實執(zhí)行管理制度。第四級，全集團各運輸站段和輔助單位的車間，負責建立車間及所管轄班組臺賬設置目錄，明確臺賬記錄、使用及責任崗位。第五級，全集團運輸站段和輔助單位的班組，負責臺賬的記錄使用和日常管理。

3.2 建立臺賬身份檔案機制

對臺賬實行身份建檔管理，對于每一有效臺賬建立檔案。詳細記錄相關背景資料，包括臺賬設置部門、設置依據(jù)、適用范圍、使用周期、填寫規(guī)范、設置時間、更新周期、歷次更新軌跡、設計者單位及姓名。同時在檔案中還設置欄目記錄臺賬設置目的、臺賬設置前期調(diào)研情況、利用本臺賬服務現(xiàn)場作業(yè)可行性分析及使用方法、通過本臺賬追溯檢查發(fā)現(xiàn)問題及風險預判的方法和技巧、是否與既有臺賬存在項目重復交叉的復核情況、如何評價現(xiàn)場使用本臺賬的質(zhì)量等信息。同時明確臺賬設置主體終身責任制，對設置主體終身問責。

3.3 建立臺賬評價機制

按照臺賬是否有助于規(guī)范作業(yè)標準、有助于提高作業(yè)效率、有助于提升企業(yè)科學管理水平的標準，分臺賬啟用前和啟用后兩個階段分別建立臺賬質(zhì)量評估評價體系。設立專家?guī)?，擬定專家入庫條件，將集團業(yè)務骨干、工人技師、現(xiàn)場作業(yè)人員、管理干部、路外專家5類人員按一定比例選拔進入專家?guī)?。擬定臺賬科學性、合理性、實用性評價指標。在臺賬擬納入使用前，組織專家組對臺賬可行性綜合評估，評估達標方可投入使用；在臺賬使用期間，利用集團辦公網(wǎng)建立臺賬使用問題及建議集中收集平臺，分專業(yè)按臺賬編號逐臺賬設置信息反饋專題區(qū)，向所有使用該臺賬的車間、班組及作業(yè)人員收集現(xiàn)場遇到的實際問題、優(yōu)化建議和評價意見。由臺賬歸口管理部門定期召集專家組對現(xiàn)場反映強烈的問題、建議評估后，限期由臺賬專業(yè)管理部門對臺賬進行更新、優(yōu)化或精簡。

3.4 建立臺賬試用周期機制

針對生產(chǎn)組織和生產(chǎn)工藝變化需調(diào)整優(yōu)化臺賬設置的情況，對擬調(diào)整設置的臺賬，劃定1年以內(nèi)的試用周期，允許在車間班組試用，并對試用情況進行分析總結(jié)。根據(jù)試用效果最終確定是否需要新增、取消、修改臺賬格式或內(nèi)設項目。

3.5 建立臺賬作業(yè)標準機制

按照臺賬屬性分類制定臺賬記錄的崗位作業(yè)標準，對每類臺賬以崗位作業(yè)指導書的形式明確臺賬在記錄、使用、上報、存檔等環(huán)節(jié)的的作業(yè)規(guī)范。加強臺賬記錄、使用的業(yè)務培訓，加強對臺賬記錄規(guī)范作業(yè)的檢查和指導。明確臺賬使用的質(zhì)量考核標準，將崗位臺賬記錄和使用情況納入崗位績效考核，切實提高生產(chǎn)作業(yè)崗位臺賬日常工作的質(zhì)量。

3.6 建立臺賬電子化管理機制

臺賬管理無法實現(xiàn)良性循環(huán)的主要矛盾就是現(xiàn)場填記臺賬費時費力。隨著各專業(yè)各系統(tǒng)信息化建設的快速推進，大量的甚至是全部生產(chǎn)作業(yè)關鍵環(huán)節(jié)的生產(chǎn)過程信息都已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理，逐步實現(xiàn)生產(chǎn)記錄臺賬電子化管理已經(jīng)具備了軟硬件條件。建立臺賬電子化管理機制，按照歸口統(tǒng)籌管理，專業(yè)分工負責的原則，明確已實現(xiàn)信息化管理的作業(yè)環(huán)節(jié)必須取消紙質(zhì)人工臺賬的工作目標。分專業(yè)全面梳理生產(chǎn)作業(yè)記錄臺賬，擬定分階段的進度計劃和責任部門。加大資金和研發(fā)力量的投入，根據(jù)現(xiàn)場生產(chǎn)組織需要，升級現(xiàn)有生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，建立各專業(yè)各系統(tǒng)的生產(chǎn)作業(yè)電子化臺賬集中平臺，統(tǒng)籌規(guī)劃各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享，逐步實現(xiàn)集團公司生產(chǎn)作業(yè)臺賬全覆蓋電子化管理。利用大數(shù)據(jù)的先進技術將大量寶貴的第一手生產(chǎn)記錄資料和數(shù)據(jù)處理加工成為生產(chǎn)、控制、管理、經(jīng)營的輔助決策依據(jù)。

4.結(jié)束語

中央工作會議把“加快推動中國鐵路總公司股份制改造”確定為2019年重點工作之一，現(xiàn)代化企業(yè)建設離不開扎實的臺賬基礎管理作支撐，因此建立規(guī)范、系統(tǒng)、高效的臺賬基礎管理機制勢在必行。

作者簡介：姚燕、1971年3月、女、漢族、籍貫四川、大學本科、廣州鐵路局集團公司企業(yè)管理及法律事務部、經(jīng)濟師