企業(yè)檔案管理社會化問題分析

羅琳娜

【摘要】激烈的市場競爭中，企業(yè)為實現(xiàn)成本控制及工作效率提升，常委托專業(yè)社會管理機構(gòu)，對企業(yè)內(nèi)部檔案實施管理，這使得企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)社會化趨勢。本文主要分析企業(yè)檔案管理社會化的必然性和可行性，論述企業(yè)檔案管理社會化的具體體現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;社會化問題

企業(yè)檔案管理至關(guān)重要，但以往企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)不具備適用性，倘若企業(yè)檔案管理制度或方法不科學(xué)，會對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生制約。近年來，企業(yè)檔案管理社會化逐漸盛行，企業(yè)將檔案委托給其他機構(gòu)管理，既有助于成本節(jié)約，也使檔案管理更加科學(xué)、精細，同時因檔案內(nèi)容的透明、公開，也有助于對企業(yè)進行監(jiān)管。

一、企業(yè)檔案管理社會化內(nèi)容

1.計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理社會化提供依托。專業(yè)社會機構(gòu)接受企業(yè)委托之后，雙方的交流和溝通都是以信息技術(shù)為依托的，符合企業(yè)檔案管理工作要求。由專業(yè)社會機構(gòu)負責(zé)企業(yè)檔案管理工作，因技術(shù)和信息加持，企業(yè)的管理服務(wù)更加科學(xué)、高效、便捷，企業(yè)無需投入過多技術(shù)、資金、精力，便可隨時掌握檔案內(nèi)容、動態(tài)等，實現(xiàn)自身效益的提升。2.企業(yè)的快速發(fā)展，加重了檔案管理負擔(dān)。企業(yè)檔案管理工作重要且繁瑣，需要投入專門人力、物力，采用業(yè)務(wù)外包形式，既滿足了企業(yè)檔案管理工作要求，又實現(xiàn)了成本控制及運營效率的提升，這對企業(yè)發(fā)展非常有利。3.檔案管理機構(gòu)在運營發(fā)展過程中受法律法規(guī)限制，相關(guān)規(guī)章制度對這類中介機構(gòu)的權(quán)利和義務(wù)作出了明確規(guī)定，使企業(yè)檔案管理社會化更有保障。檔案管理中介市場的服務(wù)內(nèi)容、方法等也更加完善、科學(xué)、規(guī)范、多樣，這與企業(yè)檔案管理社會化需求相吻合，便于更好地服務(wù)企業(yè)。

二、企業(yè)檔案社會化的必要性分析

1.節(jié)約成本，增加檔案利用率。企業(yè)將檔案委托給專業(yè)管理機構(gòu)，既能夠減少不必要的檔案管理成本，又可享受專業(yè)、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理服務(wù)，使檔案資源利用率得到雙向提升，這對企業(yè)發(fā)展非常有利，恰恰說明了企業(yè)檔案管理社會化的必然性。2.統(tǒng)籌社會資源，優(yōu)化資源配置。由專業(yè)管理機構(gòu)負責(zé)對企業(yè)檔案進行管理，社會分工更加細化，增加社會就業(yè)機會的同時，也壓縮了企業(yè)在技術(shù)、資金方面的投入，實現(xiàn)了社會資源的優(yōu)化配置及共贏互利平臺的打造。該種檔案管理發(fā)展既是企業(yè)需求，也是社會必然。

三、企業(yè)檔案社會化管理的完善策略

（一）集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案。企業(yè)檔案管理社會化最顯著特征是集中統(tǒng)一管理，該管理方式既減少了不必要的檔案支出，管理方式又非?？茖W(xué)、便捷。以往企業(yè)檔案管理采用的劃分模式比較單一，參考依據(jù)是工作級別和文化程度。而如今，企業(yè)員工流動情況很常見，企業(yè)既選擇人才，人才也選擇企業(yè)，增加了企業(yè)檔案管理工作的難度。依托集中統(tǒng)一的社會化檔案管理方法，將企業(yè)各類檔案交給專業(yè)機構(gòu)管理，不僅使企業(yè)檔案管理工作更加有序，也使其專業(yè)性和集約性兼?zhèn)洹?/p>

（二）實現(xiàn)檔案管理集約化。企業(yè)檔案管理工作屬于企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資產(chǎn)管理范疇，該項工作與企業(yè)的日常生產(chǎn)和運營等息息相關(guān)。將社會化模式應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中，提高了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，保證了企業(yè)內(nèi)部各類檔案資料的準確、完整、安全等，為企業(yè)各項工作的執(zhí)行及日常運營奠定了良好基礎(chǔ)。當前，企業(yè)檔案管理模式中對新型科學(xué)技術(shù)的使用也比較多，而且日趨完善、成熟，這為企業(yè)檔案管理社會化創(chuàng)造了條件。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理過程中，因技術(shù)受限，導(dǎo)致該項工作存在嚴重的滯后性?，F(xiàn)如今，在網(wǎng)絡(luò)化管理模式中對企業(yè)檔案管理工作進行納入，不僅呈現(xiàn)數(shù)字管理形式，而且企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和效率也不斷提升，使該項工作更加安全、便捷。網(wǎng)絡(luò)化管理方式保證了企業(yè)檔案管理工作的穩(wěn)定性，不會因為人員調(diào)動而對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生任何影響，檔案管理過程比較簡單，無論是便捷度，還是效率和安全性都比較好。

（三）杜絕自帶檔案的情況。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理因各項工作不到位，常出現(xiàn)員工自帶檔案導(dǎo)致檔案丟失的情況，這使得企業(yè)檔案管理工作難度增加。加之，一些企業(yè)并未認識到員工檔案管理的重要性，檔案丟失、損壞情況屢見不鮮。檔案既關(guān)乎現(xiàn)代企業(yè)管理，對個體員工來說也比較重要，因而應(yīng)依托社會化管理模式，加大企業(yè)檔案管理力度，實行標準化檔案管理操作，確保企業(yè)員工的利益，規(guī)避現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中的各類不良問題，滿足企業(yè)檔案管理工作要求。實施社會化檔案管理之后，將所有企業(yè)員工檔案及各類工作檔案等集中起來，分門別類管理，輔助以先進的管理手段和方法，便能夠杜絕企業(yè)檔案管理過程中的各類不良問題。

四、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)運營和發(fā)展過程中的各類信息、內(nèi)容等，它是企業(yè)發(fā)展過程中必不可少的內(nèi)容。企業(yè)檔案管理過程中涉及到人事、設(shè)備、技術(shù)等諸多檔案類別，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要認識到檔案管理工作的必要性，并保持清晰的檔案管理工作思路，依托社會化管理，使檔案管理工作呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化特征，確保企業(yè)檔案的完整、清晰、準確，真正實現(xiàn)檔案管理工作的精細化，助力企業(yè)各項工作順利開展。

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