淺議公立醫(yī)院非編人員人事檔案規(guī)范化管理

丁余紅 萬敏

【摘要】公立醫(yī)院由于體制的限制，人員編制吃緊，為了正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不得不招聘非編人員。以九龍坡的公立醫(yī)院為例，在編與非編的比例為1：1.8。由于醫(yī)院沒有保管人事檔案的權(quán)限，非編人員自身也未足夠重視，很多員工的人事檔案并未規(guī)范存放當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行模嬖谝欢ǖ碾[患。

【關(guān)鍵詞】公立醫(yī)院;非編人員;人事檔案管理

一、檔案管理的重要性

將非編工作人員的檔案管理工作做好，使人事檔案的信息能夠被管理者充分應(yīng)用，了解人員的基本動(dòng)態(tài)、德才表現(xiàn)?？梢赃M(jìn)行合理的人力資源規(guī)劃，將工作人員的積極性充分調(diào)動(dòng)起來，將一個(gè)人盡其才、以人為本的管理環(huán)境創(chuàng)造出來。

二、管理中存在的問題

（一）棄檔情況頻發(fā)。非編的就業(yè)形式較為靈活，實(shí)際用工中弱化了審查員工以前的資歷，導(dǎo)致在處理這些非編員工檔案的時(shí)候重視程度不夠，“棄檔”的情況因此時(shí)常發(fā)生。

（二）僵硬化的管理模式。按照相關(guān)的規(guī)定，非編工作人員的檔案應(yīng)該由政府人事部門、人才交流服務(wù)中心或者就業(yè)服務(wù)局管理。但是有些人員到醫(yī)院應(yīng)聘工作的時(shí)候，他們的檔案并未轉(zhuǎn)接，出現(xiàn)嚴(yán)重的混亂狀態(tài)。檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施缺乏、管理人員的素質(zhì)有待提升、管理方式不夠科學(xué)、現(xiàn)代化的檔案管理方式并沒有很好地應(yīng)用。

三、具體的管理方法

（一）收集材料。參照醫(yī)院在編人員的檔案管理方式來確定檔案的收集范圍，主要包括能、勤、廉、德等方面的材料。以工作特點(diǎn)作為依據(jù)，將基本工資、績(jī)效工資、津貼補(bǔ)貼、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇、勞動(dòng)合同、試用期考核、年度考核、聘期考核等資料加入進(jìn)去。并且將索要、收集歸檔、收集登記、檢查催要等制度建立起來，對(duì)收集材料的要求和規(guī)格上要規(guī)范好，和有關(guān)部門、主管部門及其所在的科室緊密聯(lián)系，不定期或定期的收集，保證檔案內(nèi)容的常新和完整性，可以將檔案收集工作通過這一環(huán)節(jié)納入人事考核項(xiàng)目當(dāng)中，和考核緊密聯(lián)系起來，督促個(gè)人及相關(guān)部門將這項(xiàng)工作做好。

（二）鑒別材料。利用鑒別，覺察出哪些材料不完整、內(nèi)容不真實(shí)或者存在缺陷等，及時(shí)給予清理或者補(bǔ)充，對(duì)一些錯(cuò)誤歸檔的情況要堅(jiān)決糾正。利用鑒別，使檔案材料頭尾清楚、手續(xù)完備、事實(shí)準(zhǔn)確，具有利用和保存的價(jià)值，對(duì)歸檔要求不符合的材料，一定要返回去，進(jìn)行更改，限定日期歸檔。

（三）進(jìn)行立卷及其整理。首先，按人為主，每人一卷，將一個(gè)唯一、固定的號(hào)碼分配到每個(gè)人那里作為全宗號(hào)，將檢索檔案的標(biāo)識(shí)利用這種方法呈現(xiàn)出來?？梢砸罁?jù)具體的情況排列編排的順序。如來院的先后順序和姓氏等。將姓名和全宗號(hào)標(biāo)在檔案袋外，之后依據(jù)全宗號(hào)的次序排列上架。其次，整理工作。1.每類履歷的資料，如畢業(yè)生就業(yè)資料、非編人員信息采集表、個(gè)人的求職簡(jiǎn)歷等。2.職稱材料、學(xué)歷，比如專業(yè)技術(shù)資格、執(zhí)業(yè)資格、專業(yè)技能證書復(fù)印件。3.對(duì)材料進(jìn)行考核鑒定，例如考核聘用審批表，非在編人員合同期滿考核鑒定表等。4.社保薪資材料和勞動(dòng)合同材料，例如勞動(dòng)合同、非在編人員試用期協(xié)議、工資表單和養(yǎng)老保險(xiǎn)登記表等。5.黨團(tuán)資料等，例如入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等。6.獎(jiǎng)懲材料，例如處分或者選優(yōu)評(píng)優(yōu)的材料等。7.別的使用參考資料，例如培訓(xùn)學(xué)習(xí)、論文、身份證復(fù)印件、體檢單等材料，按照上述的情況進(jìn)行整理、分類、編制、裝訂。

（四）為了提升檔案的利用率，對(duì)信息化管理方式進(jìn)行使用。非編人員數(shù)量龐大，人工的方式訂閱、查找、分析、摘抄、統(tǒng)計(jì)、分析已經(jīng)難以滿足。所以，將人力資源檔案信息化的管理方式和管理系統(tǒng)建立起來是非常重要的，將非編人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來，將現(xiàn)階段的管理方式作為出發(fā)點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)上輸入所有能夠進(jìn)入的信息，將信息化的管理方式予以實(shí)現(xiàn)。

（五）合同解除后的傳遞檔案工作要做到位。非編的人員流動(dòng)性較大，離職后將一份解除勞動(dòng)合同關(guān)系證明書提供給他們，令他們自行轉(zhuǎn)接人事檔案。

（六）將檔案管理人員的素質(zhì)提升上來。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該做好本職工作，多層次、多形式、多渠道地將自己的視野擴(kuò)寬，豐富自己的知識(shí)面，將綜合能力水平和檔案業(yè)務(wù)能力提升上來。

四、結(jié)語(yǔ)

非編用工形式在以后很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都會(huì)出現(xiàn)在公立醫(yī)院當(dāng)中，為了能夠?qū)@些非在編人員的實(shí)際工作情況、個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)及德、能、勤、績(jī)效情況等方面進(jìn)行有效的掌握，將公立醫(yī)院非在編工作人員的檔案管理工作做好是非常必要的，使人事檔案信息有利于管理者充分使用，做到以人為本，對(duì)這些員工能夠運(yùn)用正確的方式進(jìn)行引導(dǎo)，促進(jìn)醫(yī)院工作的順利進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李曉玲.醫(yī)院人事檔案管理[J].人力資源管理，2011（07）.

[2]周茜.醫(yī)院編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀初探.辦公室業(yè)務(wù)，2015（18）.