李歡

【摘要】本文就事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行探討，首先對(duì)事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行介紹，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，在借鑒國(guó)外檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出改進(jìn)建議，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;事業(yè)單位檔案

檔案管理工作具有重要的經(jīng)濟(jì)意義與社會(huì)價(jià)值，是單位發(fā)展的真實(shí)記錄，是單位工作的重要組成部分，事業(yè)單位是國(guó)家為滿足人民群眾衛(wèi)生、文化、教育等公共服務(wù)而設(shè)立的社會(huì)組織，因此做好事業(yè)單位檔案工作，對(duì)服務(wù)和保障群眾權(quán)益，促進(jìn)精神文明建設(shè)，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。

一、事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

（一）全員化。事業(yè)單位檔案管理不僅需要主管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員的不懈努力，而且依賴于各部門的通力配合。檔案的形成、收集、整理、鑒定需要全員參與，要樹立“大檔案”管理思路，營(yíng)造“檔案管理人人有責(zé)”的文化氛圍，做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)交盡交、應(yīng)接盡接”，從源頭上保障檔案資料齊全完整。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒(méi)有高質(zhì)量、高效率。事業(yè)單位工作涉及方方面面，檔案種類繁多，妥善管理利用這些檔案，需要有科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在《中華人民共和國(guó)檔案法》的指導(dǎo)下，結(jié)合工作實(shí)際建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度是提高事業(yè)單位檔案工作水平的重要手段。

（三）先進(jìn)性。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，給事業(yè)單位檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求事業(yè)單位檔案工作者當(dāng)好“領(lǐng)頭羊”，變被動(dòng)為主動(dòng)，充分利用新科技、新手段服務(wù)檔案工作，逐步走出一條與我國(guó)國(guó)情相適應(yīng)，與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的新道路。

（四）變化性。我國(guó)事業(yè)單位改革的不斷深入為檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)，通過(guò)對(duì)改革試點(diǎn)的事業(yè)單位檔案資料的歸屬與流向作了明確的規(guī)范，以確保檔案資料完整和安全。將新單位的建檔工作與原單位的檔案處置工作及本單位職能調(diào)整實(shí)施同步進(jìn)行，涉及改革的單位在當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位登記管理局辦理事業(yè)單位變更和注銷手續(xù)的同時(shí)，應(yīng)向該地區(qū)檔案部門或主管部門辦理文件材料和檔案移交手續(xù)。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理重視程度不夠。一是領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案工作。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)將資金與精力投入一線業(yè)務(wù)工作，認(rèn)為檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密就可以，沒(méi)有將檔案工作納入績(jī)效管理體系。二是檔案管理秩序混亂。逾期歸檔、滯留不交、檔案不全現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，未形成統(tǒng)一管理、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案工作機(jī)制。三是人員配置不到位，兼職人員多，專職人員少，人員流動(dòng)頻繁。

（二）歸檔立卷制度不能落實(shí)到位。一是事業(yè)單位工作人員未能全體參與檔案工作，檔案管理人員不是文件形成者，不能恰當(dāng)確定檔案保管期限，不利于提高檔案工作質(zhì)量。二是文件資料交到檔案室，交接部門每次查找文件資料都需要履行檔案借閱手續(xù)，導(dǎo)致有關(guān)部門不愿將文件資料按時(shí)上交檔案室。三是不利于規(guī)范工作程序，造成檔案管理部門與檔案形成科室相互推諉，造成檔案丟失，收集不全。

（三）檔案信息化建設(shè)水平滯后。目前，事業(yè)單位檔案管理技術(shù)較為落后，信息化水平低。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)、科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、信息檢索系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)可運(yùn)用于檔案管理工作中，但因檔案信息化建設(shè)投資大，沒(méi)有完善的軟硬件設(shè)施的支持，且檔案工作者思維落后，滿足于現(xiàn)狀，傾向于人工管理模式，阻礙了檔案信息化建設(shè)。

（四）缺少專業(yè)高效的檔案管理隊(duì)伍。一是工作積極性不高。檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、量大、繁瑣的工作過(guò)程，從文件的收集、歸檔、整理、裝訂、編目、保管、利用等環(huán)節(jié)都需要付出大量的心力勞力，付出與收益不對(duì)等，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作熱情。二是業(yè)務(wù)水平不高。許多高校檔案專業(yè)畢業(yè)生不愿從事檔案工作，檔案部門新鮮血液流入不足，無(wú)法提高管理水平。部分事業(yè)單位檔案管理人員年齡偏大，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，不熟悉檔案工作程序，計(jì)算機(jī)水平較低，不能滿足工作要求。

三、國(guó)內(nèi)外檔案管理的經(jīng)驗(yàn)借鑒

（一）美國(guó)檔案管理經(jīng)驗(yàn)。美國(guó)不僅在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事等方面處于世界領(lǐng)先地位，在檔案管理方面也有先進(jìn)之處，實(shí)行文件中心制度。文件中心是為不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件在被銷毀或移交檔案館之前進(jìn)行保管的機(jī)構(gòu)。文件中心對(duì)未到移交檔案館年限的檔案進(jìn)行集中保管，具有經(jīng)濟(jì)性、集約型、實(shí)用性的特點(diǎn)，被德國(guó)、加拿大、英國(guó)等認(rèn)同并效仿，建立中間檔案館、過(guò)渡性檔案館等保管機(jī)構(gòu)。

（二）日本檔案管理經(jīng)驗(yàn)。日本現(xiàn)代檔案制度建于明治維新時(shí)期，雖起步較晚，但依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)取得飛躍發(fā)展。日本將檔案歸入情報(bào)類，重視發(fā)揮檔案在單位管理中的重要作用。在日本，單位中的每個(gè)人都重視收集情報(bào)，整理情報(bào)，并作為決策的重要依據(jù)。人們將情報(bào)運(yùn)用到企業(yè)生產(chǎn)、社會(huì)管理等各項(xiàng)工作中，注重文化建設(shè)，編纂大事記，向員工灌輸單位文化理念。

四、如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

（一）建立健全工作制度。因事業(yè)單位職責(zé)繁多、涉及面廣，所以事業(yè)單位檔案涵蓋了文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、執(zhí)法案卷、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等各種檔案類型，其中科技檔案又包含基建檔案、設(shè)備檔案、科研項(xiàng)目檔案等分支。做好事業(yè)單位檔案管理工作，就要建立健全各類型檔案管理制度，使檔案管理有章可依，有據(jù)可行，從制度上保證事業(yè)單位檔案工作程序化、規(guī)范化。

（二）提高管理人員的保密意識(shí)。一是加強(qiáng)保密機(jī)制建設(shè)，從制度入手筑牢保密責(zé)任意識(shí)。二是經(jīng)常開展保密警示教育活動(dòng)，提高失密泄密行為鑒別能力，筑牢防范意識(shí)。三是從人防、物防、技防入手，建立檔案安全防范體系，存儲(chǔ)設(shè)備定期殺毒備份，重點(diǎn)防范黑客攻擊，做到涉密檔案不上網(wǎng)。四是不定期開展保密檢查，嚴(yán)查違法違規(guī)違紀(jì)行為，使檔案管理人員居安思危，筑牢憂患意識(shí)。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，具有易損壞、易丟失、不便查找的特點(diǎn)。檔案數(shù)字化能彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的不足，不僅節(jié)約儲(chǔ)存空間、降低保管成本、縮短檢索時(shí)間、提升查全率和查準(zhǔn)率，而且在檔案利用時(shí)不受時(shí)間、空間的制約，實(shí)現(xiàn)檔案跨部門互通，信息共享。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)在庫(kù)檔案的電子檢索、電子查閱、電子傳輸。做好事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，為知識(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供便捷服務(wù)的重要手段。

（四）積極推動(dòng)檔案開發(fā)利用工作。以“管用結(jié)合”為目標(biāo)，積極推動(dòng)檔案開發(fā)利用工作。一是把法規(guī)文件、工作數(shù)據(jù)、科研成果進(jìn)行匯集編寫成冊(cè)，發(fā)揮檔案服務(wù)功能。二是完善檔案信息電子查詢功能，為單位決策提供翔實(shí)準(zhǔn)確的參考依據(jù)。三是加強(qiáng)檔案的對(duì)外公開力度，利用門戶網(wǎng)站、微信公眾平臺(tái)推送辦事流程、法規(guī)文件，切實(shí)方便企業(yè)、群眾生產(chǎn)生活，服務(wù)社會(huì)。

（五）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升專業(yè)素質(zhì)。一方面，加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，營(yíng)造良好學(xué)習(xí)氛圍，增強(qiáng)檔案管理人員學(xué)習(xí)的自覺(jué)性和積極性，將學(xué)習(xí)融入日常工作中，銳意進(jìn)取，積極向上;另一方面，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理實(shí)際水平，年初編制培訓(xùn)預(yù)算，制定培訓(xùn)計(jì)劃并落到實(shí)處，主動(dòng)參加上級(jí)部門及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的學(xué)習(xí)，將培訓(xùn)成果帶回單位，在單位內(nèi)進(jìn)行宣貫，通過(guò)內(nèi)培與外培相結(jié)合的方式提升檔案管理技術(shù)水平。最后，實(shí)施績(jī)效管理，加強(qiáng)培訓(xùn)考核力度，切實(shí)將培訓(xùn)中學(xué)習(xí)的新知識(shí)、新方法運(yùn)用到工作中，提升檔案管理水平。

五、新形勢(shì)下檔案管理模式創(chuàng)新

（一）建立現(xiàn)代化管理模式。創(chuàng)新是時(shí)代的必然要求，檔案管理者要勇于探索，從思想上樹立檔案是一種信息資源、可以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的新理念，用新思維、新技術(shù)、新方法解決檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理的預(yù)見性、針對(duì)性、前瞻性，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。在技術(shù)手段上，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及，可以建立事業(yè)單位檔案云平臺(tái)，將檔案資料數(shù)字化后上傳到云平臺(tái)，可進(jìn)行遠(yuǎn)程檢索，消除事業(yè)單位檔案管理工作受地域限制因素，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的全面共享。在服務(wù)手段上，檔案部門可在單位網(wǎng)站上設(shè)立檔案服務(wù)窗口，建立現(xiàn)代化的檔案查詢平臺(tái)，企業(yè)群眾通過(guò)留言咨詢查閱相關(guān)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

（二）建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。運(yùn)用人力資源管理理念，引進(jìn)人才、激勵(lì)人才、留住人才，豐富檔案人才儲(chǔ)備。建立崗位目標(biāo)責(zé)任制及考評(píng)制度，將檔案工作納入全年考核中，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行測(cè)評(píng)，工資與測(cè)評(píng)成績(jī)掛鉤，對(duì)成績(jī)優(yōu)秀者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)成績(jī)不達(dá)標(biāo)者下達(dá)整改通知，促使高、精、尖檔案人才脫穎而出，充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性與主動(dòng)性。

（三）對(duì)文件中心理論進(jìn)行本土化改造。規(guī)模經(jīng)濟(jì)是文件中心的優(yōu)勢(shì)，目前我國(guó)事業(yè)單位都建有單獨(dú)的檔案室，占用大量的人力物力財(cái)力，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位建立了計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)輔助檔案管理，在此基礎(chǔ)上，建立系統(tǒng)內(nèi)聯(lián)合檔案室（即文件中心），配備專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行集中歸類整理，提高工作效率，各單位實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案在文件中心統(tǒng)一保管。專業(yè)人員將檔案整理后數(shù)字化掃描上傳到云存儲(chǔ)，同時(shí)在各單位建設(shè)數(shù)字化檔案檢索調(diào)閱設(shè)備，與文件中心云存儲(chǔ)相連接，實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時(shí)共享。

（四）以檔案文化建設(shè)助力事業(yè)發(fā)展。文化建設(shè)是事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的靈魂，是經(jīng)歷挫折永不言敗的信念，是面對(duì)改革突破自我的精神詮釋。事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，具有直觀性、易懂性，是事業(yè)單位文化的具體呈現(xiàn)。做好事業(yè)單位檔案工作在傳承單位文化、教育職工、服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面有著重要作用。

六、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作在事業(yè)單位工作中起重要作用，要引起足夠重視，查找自身存在的問(wèn)題和不足，吸取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)措施，從建立健全工作制度、提高管理人員保密意識(shí)、加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)、積極推動(dòng)檔案開發(fā)利用工作、加強(qiáng)人員培訓(xùn)等方面入手，以檔案文化建設(shè)助力事業(yè)發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)中求精，提升效率，滿足區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民群眾需要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫可.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法初探[J].黑龍江科學(xué)，2017，8（19）：158-159.

[2]尚雪蕾，賀林燃.試析事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題[J].人力資源管理，2017（11）：235-236.

[3]程筱潔.淺談事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].才智，2017（30）：241.

[4]汪泓.基層單位檔案管理工作概論[J].甘肅科技縱橫，2017，46（11）：78-80.