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      數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略研究

      2019-04-20 13:32:42譚文靜
      卷宗 2019年12期
      關(guān)鍵詞:檔案管理數(shù)字化醫(yī)院

      譚文靜

      摘 要:本文對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,對實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的意義進(jìn)行了討論,并對如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新應(yīng)用進(jìn)行了探討和研究,希望能夠?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作的發(fā)展提供一些參考。

      關(guān)鍵詞:數(shù)字化;醫(yī)院;檔案管理

      隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展,在醫(yī)院的檔案管理工作上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理成為了一個(gè)重要的發(fā)展方向,對于推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展有著重要的作用。然而在目前的醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一些問題,對檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)造成了一定的阻礙和影響。

      1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

      1.1 管理方法和制度落后

      數(shù)字信息化背景下對檔案管理工作方法和制度的改進(jìn)和創(chuàng)新提出了新的要求。然而目前在部分醫(yī)院的檔案管理工作中仍然采用的傳統(tǒng)的檔案管理辦法,現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中沒有得到的良好的應(yīng)用。例如:對檔案資料進(jìn)行收集整理堆放在一起,沒有對檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類和數(shù)字化管理,從而導(dǎo)致了醫(yī)院檔案的檢索難度大、利用效率低下。此外,由于在檔案的收集、保護(hù)、借閱等方面沒有建立起嚴(yán)格的制度,數(shù)字化進(jìn)程緩慢,導(dǎo)致檔案管理工作量大,容易出現(xiàn)操作混亂,檔案收集整理不及時(shí),檔案不完整等問題,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

      1.2 相關(guān)硬件設(shè)備落后

      部分醫(yī)院由于對于醫(yī)療業(yè)務(wù)以及經(jīng)濟(jì)方面的效益相對更加重視,在醫(yī)療器械、設(shè)備提升等方面的投入較大,而沒有正確認(rèn)識到檔案工作的意義以及檔案管理工作數(shù)字化的重要性,對于檔案管理工作的相關(guān)投入則比較少,檔案管理部門中部分硬件設(shè)施長期使用,設(shè)備落后,相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備得不到更新,從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn),管理工作中的容易出現(xiàn)漏洞或者錯(cuò)誤。

      1.3 缺乏檔案數(shù)字化管理意識

      由于檔案管理人員對于檔案管理工作以及檔案數(shù)字化管理的重要性沒有正確的認(rèn)識,導(dǎo)致其在工作上不仔細(xì)、不認(rèn)真,對于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)也沒有積極的進(jìn)行學(xué)習(xí)。再加上管理人員缺乏檔案數(shù)字化管理意識,醫(yī)院對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實(shí)不到位,導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員在數(shù)字化管理方面的素質(zhì)不高,多數(shù)檔案人員在工作中仍然是依靠過去傳統(tǒng)的管理方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理,不僅管理效率難以提高,對于檔案管理數(shù)字化的發(fā)展也造成了極大的影響。

      2 數(shù)字信息化對醫(yī)院檔案管理的重要意義

      在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案管理人員要對于醫(yī)院所有的檔案資料進(jìn)行一點(diǎn)一點(diǎn)的整理,然而由于醫(yī)院檔案資料的數(shù)量非常多、種類也非常繁雜,因此往往需要較多的人力、物力以及時(shí)間成本來對檔案進(jìn)行有效的管理,并且管理過程中仍然難免出現(xiàn)差錯(cuò),檔案管理工作的效率和質(zhì)量無法得到保障。而通過利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)對大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速整理和有效的管理,只需要少數(shù)的工作人員就可以完成檔案管理工作,大大提高了人事檔案管理的效率。此外,通過利用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等對醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行深入的挖掘和分析,能夠?yàn)獒t(yī)院的運(yùn)營、管理等方面的決策提供有價(jià)值的參考信息,為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。

      在過去傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案一般都是進(jìn)行紙質(zhì)保存。檔案管理人員需要定期對檔案的保存質(zhì)量進(jìn)行檢查,并且對前來查閱檔案資料的人員也要進(jìn)行登記以防檔案的丟失或損壞,從而造成了工作量的大大增加,檔案查詢過程較為繁瑣。檔案資料的保存是檔案管理工作中的重要部分,與檔案的收集、整理和利用工作有著同樣的重要性。然而紙質(zhì)檔案在保存上存在著較大的問題,雖然紙質(zhì)檔案在查閱上更加的客觀和直觀,但是在使用過程中很容易出現(xiàn)損壞,對于檔案保存也有著非常高的要求。通過實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的數(shù)字化管理可以有效的改善這一情況,延長了檔案儲存的時(shí)間并保證了檔案儲存的安全性。例如,通過電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的形式進(jìn)行檔案保存,并建立多個(gè)電子備份來防止檔案數(shù)據(jù)受到損壞,可以有效的減少對檔案進(jìn)行維護(hù)的工作量;對于查閱檔案的人員自動(dòng)進(jìn)行登記能夠更加方便的進(jìn)行檔案查詢。

      3 醫(yī)院檔案管理的數(shù)字信息化應(yīng)用創(chuàng)新策略

      3.1 建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

      醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)必須要以高效的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)。首先,要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫,并將HIS、OA、HRP等應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。其次,要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的進(jìn)程,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的分類和整理,形成檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄。最后,在系統(tǒng)的交互界面設(shè)計(jì)上要充分考慮檔案管理的便捷性和高效性,檔案管理系統(tǒng)要能夠?qū)n案的屬性或字段進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,并提供多種查詢機(jī)制,查詢效率和系統(tǒng)性能,保證查詢?nèi)藛T能夠通過系統(tǒng)前臺界面進(jìn)行方便的檔案檢索和查詢,而管理人員則可以通過后臺界面對系統(tǒng)進(jìn)行有效的維護(hù)和更新。

      3.2 保證檔案資料的持續(xù)更新

      隨著醫(yī)院的運(yùn)行和發(fā)展,檔案資料的數(shù)量也會不斷發(fā)生變化和增加,例如醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療設(shè)備、人事資料、患者資料等。因此,就需要醫(yī)院數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫中的信息能夠隨時(shí)間持續(xù)的進(jìn)行更新。要想實(shí)現(xiàn)這一目的,可以通過采用分級管理的模式,對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、單位用戶等給予不同的檔案輸入權(quán)限,能夠及時(shí)對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行更新。而檔案管理人員具有最高權(quán)限,負(fù)責(zé)對更新后的數(shù)據(jù)進(jìn)行審查和批準(zhǔn),從而使醫(yī)院檔案的可靠性和完整性得到有效提高,檔案管理效率大大加強(qiáng)。

      3.3 加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用

      在醫(yī)院檔案管理中挖掘檔案中潛藏的價(jià)值能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展起到非常重要的推進(jìn)作用。因此,在醫(yī)院的檔案管理工作中,要積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)加強(qiáng)對檔案的開發(fā)和利用。例如,通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行分析,并將分析結(jié)果在醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)和管理工作上進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用;通過建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)平臺,收集記錄和分析各類檔案數(shù)據(jù),并將分析結(jié)果提供給醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層、各臨床科室以及后勤部門等進(jìn)行參考,從而使醫(yī)院服務(wù)和管理水平得到有效的提高。此外,在對醫(yī)院檔案進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)應(yīng)注意不能僅僅局限于某一方面,而是要對涉及的所有檔案進(jìn)行綜合分析,從而確保得到的分析結(jié)果具有良好的準(zhǔn)確性和客觀性。

      4 結(jié)語

      綜上所述,當(dāng)前在醫(yī)院的檔案管理工作中還存在著一些問題,導(dǎo)致數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)面臨著許多的困難。因此醫(yī)院必須要提高檔案數(shù)字化管理意識,加快檔案管理工作方法和制度的創(chuàng)新,加大檔案管理投入力度,并通過建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、保證檔案資料的持續(xù)更新、加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用等途徑實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新應(yīng)用。

      參考文獻(xiàn)

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      [2]樊自強(qiáng).新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].中國培訓(xùn),2015(8):114-114.

      [3]許美村.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015(17):208-208.

      [4]劉睿智.淺談信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新,2016(2):288-288.

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