新時期檔案“雙套制”管理模式探討

白和焱

摘 要：雙套制的檔案管理模式就是利用紙質(zhì)和電子化兩種管理形式進行單位檔案的管理、保存和歸檔，讓兩種檔案處于同時可利用狀態(tài)之下，并且能夠互相轉(zhuǎn)換，新時期隨著信息技術(shù)的發(fā)展，雙套制的檔案管理模式勢在必行，這也是機關(guān)單位完善檔案管理模式的必然要求。對此我們要做好檔案范圍明確、載體間轉(zhuǎn)換以及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境構(gòu)建等方面問題，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，促進相關(guān)工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案管理；雙套制

1 引言

和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著自己得天獨厚的優(yōu)勢，其發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理模式造成極大的沖擊。過去主要使用紙質(zhì)檔案，占據(jù)了大量的物理存儲空間，且需要極大的人工勞動量，而電子檔案和紙質(zhì)檔案并存極大地提高了檔案管理利用效率，所以在新時期要全面認識雙套制管理的優(yōu)勢，通過有效策略實施，開創(chuàng)檔案管理新時代。

2 明確“雙套制”歸檔的范圍

在實行檔案“雙套制”管理的過程中，因為檔案保管部門經(jīng)常出現(xiàn)對檔案管理范圍界定不清楚的問題，以至于檔案劃分工作缺乏科學(xué)性。當出現(xiàn)檔案范圍劃分較大的時候，會在很大程度上浪費人力和物力資源，出現(xiàn)檔案范圍劃分較小情況時候，容易導(dǎo)致重要檔案丟失或者銷毀。究其原因，主要是在檔案管理中單純地強調(diào)“雙套”制，卻沒有明確區(qū)分文檔備份與否，所以要對“雙套”歸檔范圍予以明確。

另外，在雙套制檔案管理工作中，對于具體工作流程要做到精細化管理，要科學(xué)合理地有序推進，比如對于關(guān)乎國計民生文件、政府內(nèi)部文件、上級批示文件等，要按照歸檔要求進行雙套制管理；對于機關(guān)中的日常文件，根據(jù)其實際情況考慮是否應(yīng)用雙套制；對于外部文件管理要求不嚴格的，根據(jù)隸屬機關(guān)之間的情況先對其進行雙套保存，對于沒有隸屬關(guān)系的視情況再定。

3 做好信息儲存在不同載體之間形式的轉(zhuǎn)換

不同載體之間的信息儲存形式轉(zhuǎn)換主要有兩個方面。一方面是將檔案的各級目錄和全文實現(xiàn)電子化處理，主要因為數(shù)據(jù)是否完備決定了計算機效益大小。但是對于數(shù)量規(guī)模較為龐大的文本型檔案信息來說，想要在較短的時間之內(nèi)將其全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息還不夠現(xiàn)實，缺少實際條件支持，因為其在時間、資金和技術(shù)方面都還不夠成熟，特別是對那些歷史悠久和案卷數(shù)量龐大的檔案館來說更是如此。所以對紙質(zhì)檔案的管理要分階段進行，逐步實現(xiàn)電子化。

另一方面是把長期永久性保存的電子檔案實現(xiàn)紙質(zhì)化，我國《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》明確規(guī)定對于長期或者具有永久性保存價值的電子文件需要將其制作成為紙質(zhì)件或者微縮品，要求對各類電子文件進行歸檔的時候，要將對應(yīng)的紙質(zhì)文件和微縮品一起進行歸檔，所以目前的文件歸檔工作中還是以紙質(zhì)檔案為核心，電子檔案為輔，想要完成兩種不同檔案之間的實際轉(zhuǎn)化工作還是需要一定的時間和耐心。另外，“雙套制”建立初始階段，對電子檔案格式加以確定，按照固定格式進行保存，有利于電子檔案格式整齊劃一，避免文件不可以相互轉(zhuǎn)化的問題發(fā)生，為實施“雙套制”提供有效保證。

4 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境

為能夠?qū)崿F(xiàn)對機關(guān)檔案的安全、便捷和高效管理，在檔案管理過程中實行雙套制管理模式十分必要，特別是在當前的信息化時代背景之下，基于良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境有利于避免出現(xiàn)檔案信息資料遺漏問題發(fā)生。一般來說，檔案的雙套制管理需要的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境設(shè)備有物理隔離設(shè)施、應(yīng)用防火墻和身份驗證技術(shù)等，其中基于內(nèi)外網(wǎng)的隔離和控制是被實踐已經(jīng)證明了的最為有效的安全管理模式，所以在應(yīng)用雙套制管理的過程中要以防火墻為基礎(chǔ)條件制定具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方案。

在檔案雙套制管理中，為保證資料信息的安全，應(yīng)該結(jié)合實際情況選擇具有針對性的管理模式，其中要嚴格管理檔案管理室人員出入情況和對檔案的查閱、借調(diào)情況，對此可以引入證件識別、人臉識別和視頻監(jiān)控系統(tǒng)，制定對應(yīng)的操作程序和檔案系統(tǒng)管理制度，修改檔案數(shù)據(jù)的時候要得到主管人員批準，同時要有對應(yīng)的安全管理責任人員在場配合完成工作。另外，強化數(shù)字證書管理。首先設(shè)置1名UK管理員負責數(shù)字證書的申請及發(fā)放工作；其次進一步完善數(shù)字證書申請及領(lǐng)用各環(huán)節(jié)相關(guān)手續(xù)，要求以本人手持身份證、數(shù)字證書、UK領(lǐng)用匯總表進行拍照確認領(lǐng)用；再次根據(jù)管理中心要求統(tǒng)一編制《數(shù)字證書簽領(lǐng)照片登記表》，由“簽領(lǐng)人”、“發(fā)放人”及“監(jiān)發(fā)人”簽名確認；最后將申領(lǐng)資料及申領(lǐng)照片及時移交管理中心存檔，并做好個人數(shù)字證書管理臺賬。

5 加強電子文件管理的制度和標準建設(shè)

雖然目前參考的《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》以及相關(guān)的檔案管理標準和制度規(guī)范已經(jīng)陸續(xù)出臺，不過我國對于電子化檔案的應(yīng)用目前還處于初始階段，現(xiàn)階段的主要管理辦法還存在著宏觀傾向嚴重，對此需要盡快對電子檔案方面的立法予以完善，構(gòu)建更加完整的法律體系，逐步實現(xiàn)雙套制的檔案管理模式應(yīng)用。

6 提高檔案工作人員素質(zhì)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理相比較，對于電子化檔案管理工作的實施更具挑戰(zhàn)性和需要一定的專業(yè)性，這就給我們檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高要求?，F(xiàn)階段我國很多的電子文件形成執(zhí)行工作人員在意識方面還處于比較淡薄階段，對于雙套制管理中的電子檔案管理經(jīng)驗積累不足，加上電子文件經(jīng)常會給檔案管理帶來不少新問題，這都需要檔案管理工作者提高個人素質(zhì)。

具體來說，提高機關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要從以下幾點入手：首先要加快轉(zhuǎn)變管理觀念，努力適應(yīng)雙套制實施之后的電子文件這個新興事物出現(xiàn)帶來的新變化，以此為契機實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)到現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變；其次要加快知識更新速度，檔案管理人員要及時對自己進行充電學(xué)習，努力掌握信息管理自動化基本認識和提高業(yè)務(wù)技能，協(xié)調(diào)好不同部門之間的關(guān)系，保證為電子文件的形成和歸檔工作營造本質(zhì)上的安全管理，保證檔案管理工作的連續(xù)性；最后要結(jié)合工作實際探索電子文件歸檔新程序和新內(nèi)容，保證歸檔的電子文件真實、完整、有效、可應(yīng)用。

7 結(jié)語

當前應(yīng)用的“雙套制”檔案管理模式是以實現(xiàn)“單套制”為目標的過渡階段，就目前情況來看，雙套制的檔案管理模式的應(yīng)用在很長時間內(nèi)將會一直存在下去，這一階段的檔案管理以紙質(zhì)和電子化檔案并重，需要我們提高檔案管理水平，為檔案管理“無紙化”時代到來做好準備，也希望每個檔案管理工作者能夠認真學(xué)習相關(guān)業(yè)務(wù)，為檔案管理事業(yè)做出貢獻。

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