淺述檔案信息資源開發(fā)利用工作

張國鈺

摘 要：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，人們對(duì)檔案的需求呈現(xiàn)多元化。檔案部門只有以豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，以利用現(xiàn)代化技術(shù)手段和提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)為條件，才能深化對(duì)檔案信息的開發(fā)，滿足社會(huì)的利用需求。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；開發(fā)利用；條件

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，人們對(duì)檔案的需求呈現(xiàn)多元化。檔案部門只有以豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，以利用現(xiàn)代化技術(shù)手段和提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)為條件，才能深化對(duì)檔案信息的開發(fā)，滿足社會(huì)的利用需求。

1 豐富館藏和優(yōu)化結(jié)構(gòu)是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

檔案工作要想滿足社會(huì)信息需求，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，檔案館（室）就必須保存門類齊全、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理和價(jià)值珍貴的檔案資料。因此，豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)和先決條件，改變檔案館（室）內(nèi)存缺乏、門類單一的現(xiàn)狀，廣泛收集優(yōu)質(zhì)信息資源來進(jìn)一步豐富館（室）藏是開發(fā)利用檔案信息資源的中心工作。由于歷史原因，目前絕大部分檔案館所保存的檔案以反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)為主。這些檔案在平反冤假錯(cuò)案、編史修志等項(xiàng)工作中，確實(shí)起到了無法替代的作用。但是，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，人們對(duì)檔案信息需求的內(nèi)容將呈多元化趨勢(shì)，這就將出現(xiàn)館藏檔案與社會(huì)需要不相適應(yīng)的矛盾。一方面社會(huì)需要的檔案信息的范圍不斷擴(kuò)大；另一方面檔案館又缺乏可供各方面利用的信息資料。這就需要積極開展檔案收集工作。收集工作質(zhì)量的高低會(huì)直接影響到檔案工作與其它環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。只有門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏檔案資源，才能滿足利用者的各種信息需求。為此，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)調(diào)查研究，掌握檔案信息的利用規(guī)律，使館藏檔案盡可能與利用者需求相吻合。在收集過程中我們不僅要收集足夠數(shù)量的檔案材料，還必須盡量保證檔案信息的優(yōu)質(zhì)化，齊全和完整。收集后的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)的管理，檔案的分類組卷要能反映一定的歷史聯(lián)系，有章可循，讓人看了一目了然。案卷的排列要有規(guī)律，力爭(zhēng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證查找的順利，方便人們的利用。簡(jiǎn)而言之，就是要使檔案信息由無序狀態(tài)變?yōu)橛行驙顟B(tài)。在館藏檔案的收集中，要改變過去坐等接收的辦法，要面向社會(huì)，通過各種方式，開辟多條渠道，積極主動(dòng)地進(jìn)行收集。總的說來，館藏檔案要體現(xiàn)在廣度、質(zhì)量和特色三個(gè)方面。在接收檔案的內(nèi)容上要注意宏觀和微觀的結(jié)合，廣采博收，以質(zhì)量為中心，把散存于社會(huì)上的真正優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源收全、存好、用活。首先，在廣泛調(diào)研掌握立檔單位檔案狀況的基礎(chǔ)上，制定接收計(jì)劃，把屬于本館范圍的各種檔案資料接收進(jìn)館；其次，要從有利于保護(hù)，有利于保護(hù)檔案作用的實(shí)際出發(fā)，加快進(jìn)館速度；最后，要不斷擴(kuò)大檔案的收集范圍，注意收集保存各個(gè)時(shí)期、各門類、各載體、各類型的檔案。就種類而言，不但要注重黨政檔案的收集，也要注重科技檔案、專業(yè)檔案等的收集，還要注意征集有保存和開發(fā)價(jià)值的集體、個(gè)人所有的檔案；從年代上看，既要有早期的檔案，也要有現(xiàn)代的檔案、資料；從內(nèi)容上看，既要有反映機(jī)關(guān)日常工作的檔案，也要有知名人物、典型單位的檔案；從載體上看，既要有紙質(zhì)的又要有音像、光盤，軟盤以及實(shí)物性檔案材料，尤其是具有地方特色、民族特色的檔案，以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，逐步建立起內(nèi)容豐富、形象鮮明、特色凸顯的館藏體系。只有館藏豐富了，才能為開發(fā)利用檔案信息資源奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。此外，還要建立健全切實(shí)可行的規(guī)章制度，強(qiáng)化有關(guān)人員的檔案意識(shí)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任感，做到凡屬歸檔范圍內(nèi)的檔案材料都能夠按要求歸檔，該進(jìn)館的檔案都能夠進(jìn)館。只有積累起門類齊全、內(nèi)容豐富、質(zhì)量較高的檔案信息資源，才能擴(kuò)大信息量更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)利用服務(wù)。

2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)是開發(fā)利用檔案信息資源的重要條件

檔案信息資源的開發(fā)利用是一項(xiàng)涉及面廣、綜合性較強(qiáng)的工作。在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案人員是檔案信息資源開發(fā)利用的主體，他們的素質(zhì)直接影響開發(fā)利用的成效。因此，只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源開發(fā)利用工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。檔案人員隊(duì)伍必須具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)檔案人員素質(zhì)的要求。具體來看，應(yīng)具備以下三種素質(zhì)：1）良好的知識(shí)素養(yǎng)檔案工作本身就是一項(xiàng)“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的萬年百世之事。傳統(tǒng)檔案都是用語一言文字一記載的，檔案工作者時(shí)時(shí)刻刻都在跟文字材料打交道。檔案是歷史的記錄，每一時(shí)期的檔案都與當(dāng)時(shí)的社會(huì)歷史有一定的聯(lián)系，只有懂得歷史，了解檔案產(chǎn)生的歷史背景，才能夠準(zhǔn)確鑒別檔案真?zhèn)?，?zhǔn)確鑒定檔案價(jià)值，并管好和用好檔案，開發(fā)檔案信息利用的價(jià)值。這就要求檔案人員必須具備一定的語言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識(shí)。同時(shí)，檔案人員還要廣泛接觸各行各業(yè)的利用者，時(shí)刻都離不開語言表達(dá)、文字交流，所以檔案工作者只有具備豐厚的語言文字功底，才能夠準(zhǔn)確了解檔案內(nèi)容，滿足利用者的需求。隨著中國加入世貿(mào)組織，中外交流的領(lǐng)域日益擴(kuò)大，檔案信息資源開發(fā)利用的范圍也在不斷拓展和延仲，這就要求檔案人員還必須具備一定的外語知識(shí)，能夠熟練處理有關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用的外文資料。此外，檔案人員具備一定的法律知識(shí)，依法開發(fā)利用檔案信息資源的能力也是必要的。2）熟練的信息處理能力。因特網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，使世界范圍內(nèi)的信息資源共享成為現(xiàn)實(shí)。它大大拓寬了人類的信息空間，并日益成為檔案信息資源開發(fā)利用工作的管理平臺(tái)和技術(shù)支撐。目前，全國省級(jí)以上檔案館（局）已基本建立檔案信息網(wǎng)。在不久的將來，市、縣檔案館（局）也都建立起網(wǎng)站后，檔案館不僅成為各種檔案信息的保管基地，而且會(huì)成為這些信息的開發(fā)利用中心。因此，檔案人員不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)行檔案（文件）信息管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案信息網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與維護(hù)、數(shù)字檔案館的構(gòu)建等能力。所以檔案人員只有具備了熟練的信息處理能力，才能夠深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。