淺談家庭檔案的分類、歸檔、整理

家庭是社會(huì)的細(xì)胞，是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要基礎(chǔ)，家庭檔案是社會(huì)檔案的重要組成部分，是見證生活變遷的重要憑據(jù)。隨著我國(guó)改革開放的不斷深化和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活水平和生活質(zhì)量有了很大的改善和提高，家庭生活日益豐富多彩，家庭形成的檔案材料也越來越多，內(nèi)容和形式越來越豐富。因此，把家庭成員在家庭生活和社會(huì)活動(dòng)中形成的具有利用價(jià)值的各種檔案材料收集齊全，并分門別類地整理保存，對(duì)于提高家庭生活質(zhì)量、管理家政事務(wù)、見證社會(huì)發(fā)展具有很好的作用。

1 家庭檔案的分類

所謂家庭檔案，是指一個(gè)家庭內(nèi)的各個(gè)成員在工作、學(xué)習(xí)、社交等社會(huì)活動(dòng)和從事家庭事務(wù)過程中形成的對(duì)家庭具有保存和查考使用價(jià)值的各種門類和不同載體的歷史記錄。如文字、聲像、電子、實(shí)物等各種形式的檔案材料。家庭檔案的分類應(yīng)以家庭全部檔案為對(duì)象，結(jié)合檔案的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，并根據(jù)檔案材料的多少，適當(dāng)分類，以便于檔案的整理保管和查找使用。目前對(duì)一般家庭來講，其檔案可以大致分為：家史類、證件類、經(jīng)濟(jì)票據(jù)類、成果類、家電設(shè)備類、醫(yī)療健康類、信件類、聲像和電子類、實(shí)物類、子女成長(zhǎng)類等。

2 家庭檔案的歸檔范圍

凡是反映家庭生活、家政事務(wù)處理和家庭成員基本面貌的，對(duì)家庭有查考利用價(jià)值的各種材料都應(yīng)收集歸檔。具體包括：

1）家史類：主要有家史、家譜、族譜、自傳、家庭日記等。

2）證件類：包括身份證、學(xué)生證、畢（結(jié)）業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、離婚證、戶口簿、土地證、房產(chǎn)證、上崗證、會(huì)員證、駕駛證、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證及聘任書等。

3）經(jīng)濟(jì)票據(jù)類：主要包括工資卡（單）、銀行存（匯）款單、保險(xiǎn)單、股票債券、購(gòu)物發(fā)票、繳費(fèi)單據(jù)及家庭經(jīng)濟(jì)收支情況登記簿等。

4）學(xué)術(shù)成果類：在各級(jí)各類報(bào)刊雜志上發(fā)表的論文、通訊、消息、詩歌、散文、小說及手稿，出版的圖書及手稿，發(fā)明專利等工作成果。

5）家電設(shè)備類：主要包括家庭購(gòu)買的汽車、摩托車、電動(dòng)車、微機(jī)、空調(diào)、電視機(jī)、手機(jī)、照相機(jī)、攝影機(jī)、抽油煙機(jī)等設(shè)備和家用電器使用維護(hù)手冊(cè)、說明書、電路圖、保修單等。

6）醫(yī)療保健類：包括疾病診斷書、門診和住院病歷、化驗(yàn)單、體檢表等。

7）信件類：包括信函、明信片、賀年卡、生日卡、請(qǐng)柬、電報(bào)等。

8）聲像和電子類：包括有紀(jì)念意義的照片、錄音帶、錄像帶和以數(shù)碼形式存儲(chǔ)的磁帶、磁盤、光盤等。

9）榮譽(yù)實(shí)物類：主要包括獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書、古玩、字畫、紀(jì)念幣、郵票、門票等有價(jià)值的物品。

10）子女成長(zhǎng)類：主要有出生證、獨(dú)生子女證、防疫證、入托證、入學(xué)通知書、學(xué)生證、學(xué)習(xí)成績(jī)單、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獲獎(jiǎng)證書等。

3 家庭檔案的整理

家庭檔案的整理應(yīng)本著簡(jiǎn)便、易行、切合實(shí)際，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、方便保管利用的原則，分門別類的進(jìn)行整理。具體做到：

1）收集齊全，及時(shí)歸檔。要把有保存、查考、使用價(jià)值的家庭檔案材料收集齊全，并及時(shí)整理歸檔，確保檔案的齊全完整。

2）分門別類，規(guī)范整理。應(yīng)按照檔案形成的年度、類別，采取案卷級(jí)裝訂或按件整理的模式進(jìn)行組合整理。家史類、經(jīng)濟(jì)票據(jù)類、成果類、醫(yī)療健康類、信件類可采用案卷級(jí)裝訂方式進(jìn)行整理，寫好卷內(nèi)目錄和頁號(hào)；證件類、實(shí)物類檔案以“件”為單位進(jìn)行整理；家電設(shè)備（電器）類應(yīng)以每個(gè)設(shè)備為單位按“件”整理；照片檔案應(yīng)按時(shí)間順序排列，照片和底片分別整理，并配上文字說明，裝入影集和底片冊(cè)；錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等以“盤”為單位整理，標(biāo)上文字說明。同時(shí)，對(duì)紙張大小不一的材料要進(jìn)行折疊和粘貼，使其達(dá)到A4或B5紙張的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)破損的材料要加工裱糊，以保證檔案材料的完整和規(guī)范。

3）編制檢索工具，專櫥（柜）存放。對(duì)整理歸檔后的家庭檔案，要認(rèn)真做好登記，編好案卷目錄，有條件的還可錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)行微機(jī)化管理。同時(shí)，要有專櫥（柜）存放檔案，并注意防火、防蟲、防鼠、防潮濕、防高溫、防光等，以確保家庭檔案的安全保管和有效利用。

作者簡(jiǎn)介

秦好奎，男，54歲，山東省臨朐縣人力資源服務(wù)中心。