電力工程檔案數(shù)字化管理探究

鄧園園

摘 要：許多企業(yè)在檔案管理工作上都拋棄了傳統(tǒng)的管理方式，選擇適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的數(shù)字檔案管理方式。數(shù)字化檔案管理技術(shù)不僅能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進(jìn)行及時(shí)處理，而且可以更好的提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。而且許多的電力公司也將數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用在公司檔案管理工作中，因此，筆者在這里將對(duì)電力工程檔案數(shù)字化管理進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；數(shù)字化；電力工程檔案管理

電力行業(yè)不斷發(fā)展給電力公司檔案管理工作帶來(lái)了非常大的壓力，檔案管理工作者不僅需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的備份和查閱，而且必須要保證檔案管理工作的質(zhì)量符合公司要求。在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足公司對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的要求，因此電力公司必須要將數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用在公司的檔案管理工作中，從而更好促進(jìn)公司檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1 數(shù)字化檔案管理的含義

數(shù)字化檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)是電子檔案管理技術(shù)的必然產(chǎn)物，在這個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)代人們對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和管理效率的要求也越來(lái)越高，因此，在公司檔案管理工作技術(shù)上必須要有所創(chuàng)新，要提高公司檔案上傳效率。由此，數(shù)字化檔案管理技術(shù)在電力行業(yè)的檔案管理工作上便得到了充分的利用，這種檔案管理方式不僅是傳統(tǒng)檔案管理方式的改革和創(chuàng)新，更是現(xiàn)代化檔案管理在建設(shè)上的必然產(chǎn)物。

2 數(shù)字化檔案管理技術(shù)的重要性

現(xiàn)在電力企業(yè)的紙質(zhì)檔案非常多，而且檔案信息量也非常的大，因此，將數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用在電力企業(yè)檔案管理工作上是非常重要的。數(shù)字化檔案管理技術(shù)不僅能夠幫助檔案管理工作人員提高檔案管理工作的質(zhì)量，而且可以讓檔案信息得到有效的存儲(chǔ)和利用。數(shù)字化檔案管理技術(shù)不僅能夠有效地減少電力公司在檔案管理工作方面的成本投入，而且能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，幫助公司形成更好的檔案管理體系。

2.1 數(shù)字化檔案管理在電力工程檔案管理工作上的優(yōu)勢(shì)

由于電力公司需要整理的資料檔案非常多，大多數(shù)的電力公司都會(huì)選擇增加更多的人力來(lái)提高檔案管理工作的效率，但是增加檔案管理工作人員不僅需要電力公司投入更多的成本，反而會(huì)降低檔案管理工作的效率。但是采用數(shù)字化檔案管理方式可以讓電力公司在不需要投入更多的檔案管理人員這一前提下，提高檔案管理人員的工作效率，另外，數(shù)字化檔案管理方式是讓機(jī)器來(lái)完成對(duì)文件的一系列操作，這一檔案管理方式能夠有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量。一些電力公司為了更好的提高公司檔案管理工作的效率還構(gòu)建了新的檔案整理平臺(tái)，幫助公司能夠快速地從網(wǎng)上對(duì)各種檔案信息進(jìn)行歸檔和整理，促進(jìn)公司更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.2 數(shù)字化檔案管理在電力工程檔案管理工作上的作用

數(shù)字化檔案管理技術(shù)在電力工程檔案管理工作上，能夠有效地提高檔案管理工作在這個(gè)信息化社會(huì)的地位，數(shù)字化檔案管理不僅是公司在檔案管理工作技術(shù)上的創(chuàng)新，更是公司在檔案管理理論方面的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理方式在檔案審核和查閱過(guò)程中會(huì)讓紙質(zhì)檔案受到一定程度的破損，這在很大的程度上會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保存時(shí)間。另外，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息共享，公司人員在需要查閱檔案時(shí)，一般都是需要向檔案管理人員借閱檔案，在檔案借閱的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)篡改檔案和檔案破損的情況。但是利用數(shù)字化檔案管理方式就可以有效地解決上述問(wèn)題，數(shù)字化檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)公司人員間的信息資源共享，而且可以更好地保證檔案信息的安全。數(shù)字化檔案管理在電子檔案管理系統(tǒng)的幫助下能夠?qū)n案查閱過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，這在很大的程度上提高了檔案管理工作的規(guī)范化程度。

2.3 數(shù)字化檔案管理能夠有效地提高電力公司檔案管理工作的效率

數(shù)字化檔案管理方式利用了電子檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索，所以說(shuō)數(shù)字化檔案管理能夠在保證檔案信息準(zhǔn)確的情況下，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)公司檔案管理工作趨向規(guī)范化。另外，現(xiàn)在許多的電力公司在檔案信息共享上都需要系統(tǒng)管理人員設(shè)置權(quán)限，只有擁有閱讀權(quán)限人員才可以進(jìn)行檔案信息的閱讀和下載，這在很大的程度上更好地保障了公司檔案信息的安全。

3 促進(jìn)電力工程檔案數(shù)字化管理發(fā)展的必要條件

3.1 電力公司一定要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理方面的人才

對(duì)于電力企業(yè)而言，企業(yè)的檔案管理工作是整個(gè)企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一，很多時(shí)候公司檔案管理工作的質(zhì)量能夠在一定程度上影響公司發(fā)展，因此，電力公司一定要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理方面的人才，為企業(yè)發(fā)展提供保障。企業(yè)在平時(shí)的管理工作中，一定要充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，保障檔案管理人員充分投入檔案管理工作中，并且要嚴(yán)格督促檔案管理人員將檔案管理工作落到實(shí)處。更重要的是，電力公司一定要根據(jù)公司檔案管理工作的現(xiàn)狀，階段性地開(kāi)展檔案管理方面的知識(shí)講座，鼓勵(lì)答案管理人員積極參與，這樣有助于實(shí)現(xiàn)公司檔案管理工作的規(guī)范化。另外，公司在平時(shí)的運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，一定要注重提高檔案管理人員的奉獻(xiàn)精神，不管是檔案管理人員的思想覺(jué)悟還是綜合素質(zhì)都一定要有所提高。電力公司可以經(jīng)常開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高每一位檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，切實(shí)保證每一位檔案管理人員能夠熟練地對(duì)公司檔案進(jìn)行審核和查閱。

3.2 電力公司可以建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理服務(wù)平臺(tái)

電力公司在檔案管理工作上可以建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理服務(wù)平臺(tái)，這樣有助于檔案管理工作人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，另外，建立數(shù)字化檔案管理服務(wù)平臺(tái)還可以提高電力公司的服務(wù)質(zhì)量。更重要的是，使用數(shù)字化檔案管理能夠更好的保證檔案管理人員對(duì)重要文件的處理質(zhì)量，從而保證檔案處理工作完全符合公司要求。有的時(shí)候電力公司也需要對(duì)檔案進(jìn)行分批處理，這個(gè)時(shí)候利用數(shù)字化檔案管理服務(wù)平臺(tái)能夠很好地實(shí)現(xiàn)文件的同步移交。不僅如此，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理服務(wù)平臺(tái)能夠有效地彌補(bǔ)公司檔案管理軟件的不足，及時(shí)的解決檔案管理人員所遇到的問(wèn)題，提高檔案管理工作的效率。

3.3 能夠有效地實(shí)現(xiàn)集團(tuán)信息和企業(yè)信息之間的聯(lián)合

數(shù)字化的檔案管理能夠有效地實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)信息與集團(tuán)信息的有效聯(lián)合，不管是在文件上傳還是在政策下達(dá)方面都能實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)合，提高電力公司工作的及時(shí)性和有效性。另外，數(shù)字化檔案管理可以幫助企業(yè)和集團(tuán)在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)溝通和交流，一旦企業(yè)和集團(tuán)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上溝通交流，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行文件傳輸和視頻會(huì)議，這也是企業(yè)與集團(tuán)實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)的體現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理不僅需要對(duì)現(xiàn)有文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化歸檔，更需要對(duì)過(guò)去重要的文件進(jìn)行入檔和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，有些重要的文件是需要企業(yè)長(zhǎng)期保存的，所以說(shuō)在企業(yè)管理分散和檔案數(shù)據(jù)龐大的情況下，建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)對(duì)電力企業(yè)檔案管理工作是非常重要的，而且建立數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)可以促進(jìn)企業(yè)形成良好的信息資源體系。

4 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今電力企業(yè)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足企業(yè)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量和效率的要求，因此，電力企業(yè)必須要將數(shù)字化檔案管理應(yīng)用在企業(yè)的檔案管理工作中，這樣可以有效地提高檔案管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)更好、更快發(fā)展。

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