房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理研究

劉夢(mèng)迪

摘 要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理由原來(lái)的倍受忽視到如今已經(jīng)引起了人們足夠的重視；但在此期間，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還是存在諸多不妥之處。本文簡(jiǎn)單介紹了房地產(chǎn)企業(yè)檔案的定義；重點(diǎn)分析了房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題以及管理對(duì)策；本文的創(chuàng)新之處在于較為體系的闡述了房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理；為房地產(chǎn)企業(yè)開(kāi)發(fā)利用檔案提供了依據(jù)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)；企業(yè)檔案；檔案管理

近年來(lái)，隨著我國(guó)企業(yè)改革的不斷深化，現(xiàn)代企業(yè)在信息技術(shù)的支持下，他們的管理理念、管理方法、管理模型、業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了深刻變化，企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越需要檔案管理技術(shù)的配合與支撐。而現(xiàn)下房地產(chǎn)企業(yè)的蓬勃發(fā)展，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的檔案，如果不能有效地對(duì)這些檔案加以開(kāi)發(fā)利用，就會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成阻礙，導(dǎo)致企業(yè)效益下降。因此，科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、制度化管理房地產(chǎn)企業(yè)檔案就變得尤為重要。那么，什么是房地產(chǎn)企業(yè)檔案？

我們知道企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件[1]；房地產(chǎn)企業(yè)本質(zhì)上也是企業(yè)的一種，但是又有著不同于企業(yè)的特征；廣義的來(lái)講，房地產(chǎn)企業(yè)檔案就可以簡(jiǎn)單概括為房地產(chǎn)企業(yè)在開(kāi)發(fā)、銷售和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種載體形式歷史記錄；這個(gè)范圍比較客觀、抽象的概括了房地產(chǎn)企業(yè)檔案。狹義的來(lái)講，房地產(chǎn)企業(yè)檔案就是指房地產(chǎn)企業(yè)從前期事務(wù)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目竣工一直到項(xiàng)目銷售和項(xiàng)目交接過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄[2]；這個(gè)范圍從房地產(chǎn)企業(yè)具體活動(dòng)出發(fā)對(duì)檔案進(jìn)行總結(jié)，比較具體，也好理解。

1 房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特點(diǎn)

房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有企業(yè)檔案一般的特點(diǎn)，但是又不同于企業(yè)檔案。房地產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的特殊性和局限性決定了房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有以下特點(diǎn)：

1）專業(yè)性較強(qiáng)。房地產(chǎn)企業(yè)在各種生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件多為圖紙、合同文本、法律文書、專業(yè)證書，這些文件中所涉及到的內(nèi)容專業(yè)術(shù)語(yǔ)比較多，而且法律文件、規(guī)章制度也是比較專業(yè)的資料[3]，這就決定了房地產(chǎn)企業(yè)檔案專業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)。

2）內(nèi)容來(lái)源廣。由于房地產(chǎn)企業(yè)活動(dòng)比較頻繁和集中，性質(zhì)也特殊，主要都是房地產(chǎn)的開(kāi)發(fā)，因此房地產(chǎn)檔案的數(shù)量龐大，比如房屋的建造、開(kāi)發(fā)、管理、使用、維修等等都有文件材料的形成，來(lái)源特別廣，而且形成的種類復(fù)雜。

3）涉及范圍多。由于房地產(chǎn)企業(yè)所從事的各項(xiàng)活動(dòng)涉及到的領(lǐng)域特別多，所以產(chǎn)生的文檔資料也是各種各樣。房地產(chǎn)企業(yè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)，它不僅直接涉及房屋開(kāi)發(fā)管理使用的人和單位，還有與之相關(guān)的價(jià)格體系、法制建設(shè)、金融體系、房產(chǎn)監(jiān)察等部門。拿建設(shè)工程檔案來(lái)說(shuō)，僅僅在項(xiàng)目前期階段的立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、初步設(shè)計(jì)等就涉及到發(fā)改委、土地、規(guī)劃、房屋等多個(gè)政府管理部門和金融投資企業(yè)。因此，房地產(chǎn)企業(yè)檔案涉及的范圍很多。

2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1）集中統(tǒng)一管理弱、重視度不夠。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作十分重要，在企業(yè)內(nèi)部，單憑檔案管理員一個(gè)人的能力，這項(xiàng)工作是無(wú)法完成的，最主要的是公司領(lǐng)導(dǎo)的重視。大多數(shù)人都沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性，公司的檔案也大都是各部門單獨(dú)整理、保管；而且人事檔案、財(cái)務(wù)檔案這類機(jī)密檔案更是單獨(dú)存放，這就導(dǎo)致了檔案在不集中統(tǒng)一管理這方面較薄弱。

2）歸檔文件不完整。任何單位的歸檔文件對(duì)于企業(yè)活動(dòng)來(lái)說(shuō)都具有重要的憑證作用。由于房地產(chǎn)企業(yè)檔案種類多、數(shù)量龐大，因此歸檔工作也比較復(fù)雜，不認(rèn)真的話就會(huì)出現(xiàn)有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批復(fù)和請(qǐng)示不完整。還有一些不正式的文件，如公司領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)時(shí)的講話、活動(dòng)策劃，歸檔時(shí)容易忽略；一些關(guān)于公司重要活動(dòng)的照片和錄音這類特殊資料也沒(méi)有及時(shí)整理保存；房地產(chǎn)企業(yè)數(shù)量最多的是基建檔案，因此在這一塊很容易出現(xiàn)不是缺少施工資料，就是缺少了房屋開(kāi)發(fā)利用合同等等，導(dǎo)致歸檔的文件不完整。

3）相關(guān)制度不齊全。因?yàn)榉康禺a(chǎn)企業(yè)是改革開(kāi)放以后的一個(gè)新興行業(yè)，所以有關(guān)這方面的專門管理制度還不夠齊全。一些制度在建設(shè)方面存在對(duì)檔案管理理解不到位的現(xiàn)象，并且對(duì)檔案的歸檔范圍界定的不夠明確，致使不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔保管，不能有效的開(kāi)發(fā)利用檔案。這些問(wèn)題對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展造成了很大的阻礙，嚴(yán)重影響了公司對(duì)檔案資源的有效利用，對(duì)公司的發(fā)展產(chǎn)生了影響，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。

3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案的管理對(duì)策

在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，因此，做好企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)生存和發(fā)展必不可少的；同時(shí)企業(yè)檔案管理工作的難度也增加了，要求也更高了。在這種情況下，結(jié)合目前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中存在的實(shí)際問(wèn)題，對(duì)如何做好房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)建議：

1）實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。檔案的集中統(tǒng)一管理不僅能方便檔案整理與保管，更可以有效的對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，更大的發(fā)揮檔案的價(jià)值。要想做好房地產(chǎn)企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理，首先最重要的是加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視，認(rèn)識(shí)到檔案是公司發(fā)展的不可缺少的保證，把檔案管理作為公司日常工作中常態(tài)的日程，在公司內(nèi)部成立檔案專職部門，對(duì)各部門檔案及時(shí)收集整理，最終達(dá)到集中統(tǒng)一管理，這是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理重要的環(huán)節(jié)，必須加強(qiáng)。

2）加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)。房地產(chǎn)企業(yè)要想做好檔案管理工作，就必須做好檔案管理工作建設(shè)，例如成立檔案管理專職部門，并配備檔案專職人員；建立企業(yè)檔案室，并做好檔案室內(nèi)基本保管設(shè)施；完善房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理辦法。只有這樣，才能做到檔案管理有章可循、有據(jù)可依，才能實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理、標(biāo)準(zhǔn)管理、法制管理。

3）完善相關(guān)法律制度規(guī)范。房地產(chǎn)企業(yè)檔案的管理不是只憑借以往經(jīng)驗(yàn)或者領(lǐng)導(dǎo)的指示，它是有一定的規(guī)章制度約束的，在檔案管理實(shí)際工作中，不僅要依據(jù)各項(xiàng)法律法規(guī)，還要結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性做出及時(shí)更改，并及時(shí)與檔案主管部門交流有關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的問(wèn)題，積極學(xué)習(xí)與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)、政策辦法，為提高檔案管理效率創(chuàng)造條件。

4）深化企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用。房地產(chǎn)企業(yè)檔案不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，企業(yè)發(fā)展的形勢(shì)要求檔案人員不斷創(chuàng)新服務(wù)方式、轉(zhuǎn)變服務(wù)手段。房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)檔案的利用也不僅僅局限于對(duì)檔案原件的閱讀，還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)等服務(wù)。傳統(tǒng)的摘抄已經(jīng)不能滿足檔案利用者的需要，廣大檔案工作者不僅要在思想上高度重視，在行動(dòng)上也要主動(dòng)探索，對(duì)如何更好、更徹底的利用檔案提出自己的見(jiàn)解，更要在實(shí)踐上不斷創(chuàng)新，打破常規(guī)管理和服務(wù)機(jī)制，使檔案能夠更好地得到利用。

4 結(jié)束語(yǔ)

房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理，歸根結(jié)底是制度的建立與貫徹落實(shí)。不管房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)量有多龐大，內(nèi)容有多復(fù)雜，只要建立健全的檔案管理制度，依照這個(gè)章程，結(jié)合檔案本身的特點(diǎn)，靈活對(duì)檔案進(jìn)行管理，就能快速、有效的做好房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理。檔案管理的最終目的都是為企業(yè)服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展提供依據(jù)，只有做到檔案管理的準(zhǔn)確性、高效性，才能對(duì)最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是毫無(wú)意義的、無(wú)用的工作。

參考文獻(xiàn)

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