馬雪
摘 要:近年來(lái),隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,推動(dòng)了信息化的網(wǎng)絡(luò)簡(jiǎn)述。把信息技術(shù)與數(shù)字化相結(jié)合,在檔案的建設(shè)及檔案信息的管理上都有著重要的作用。目前,我國(guó)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用進(jìn)行了仔細(xì)的研究與分析,讓檔案管理工作能夠進(jìn)一步的發(fā)揮出價(jià)值。
關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化建設(shè);數(shù)字化;檔案信息;利用
在信息技術(shù)與數(shù)字化相結(jié)合的情況下,檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用與傳統(tǒng)的檔案管理相比較,具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)與發(fā)展的前景。如何把檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化的管理,如何提高檔案管理工作的重要性等問題,是目前檔案管理人員最主要考慮的問題。只有把檔案管理工作與時(shí)代的發(fā)展相結(jié)合,才能發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值,把檔案管理工作的信息資源滿足于更多的客戶需求。
1 檔案數(shù)字化資源的建設(shè)的作用
1.1 實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理模式
隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展,數(shù)字化建設(shè)及資源已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中,并且前景非常的可觀,當(dāng)然在檔案數(shù)字化的資源建設(shè)上更是突出了信息化的優(yōu)勢(shì),直接影響著企業(yè)的發(fā)展前景,在企業(yè)的發(fā)展中起到良好的引導(dǎo)作用,給企業(yè)的發(fā)展奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)[1]。在檔案數(shù)字化的影響下,檔案管理部門及相關(guān)管理人員對(duì)崗位工作要加強(qiáng)管理,高度重視自身的職責(zé)與義務(wù),在檔案管理工作上嚴(yán)格的按照管理制度進(jìn)行操作,把檔案信息資源的作用發(fā)揮出更大的價(jià)值,可以滿足企業(yè)在發(fā)展中對(duì)檔案信息資源的需求,促進(jìn)檔案數(shù)字化的建設(shè)工作能夠取到良好的效果。此外,因受到信息技術(shù)的影響,對(duì)檔案數(shù)字化資源的建設(shè)工作提出了更高的要求,在開展的過程中對(duì)資源的優(yōu)化,確保信息資源的安全性與實(shí)效性。
1.2 實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享
檔案管理工作的內(nèi)容是復(fù)雜化的,也是多元化的,傳統(tǒng)的檔案信息資源的信息量比較大。因此,信息技術(shù)為檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化與創(chuàng)新,對(duì)檔案管理工作可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù),把所有的資源進(jìn)行統(tǒng)一化的管理,利用信息技術(shù)為檔案管理工作創(chuàng)建信息資源的共享平平臺(tái),檔案管理者可以借助共享平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)對(duì)信息資源進(jìn)行共享,給檔案管理工作帶來(lái)了方便評(píng)語(yǔ)快捷[2]。在共享平臺(tái)的使用至使用者根據(jù)自己的權(quán)限在信息資源共享平臺(tái)中對(duì)檔案信息資源進(jìn)行自主的查詢與瀏覽,設(shè)置使用權(quán)限是避免在檔案信息資源平臺(tái)管理工作中出現(xiàn)隨意更改、毀壞信息資源等現(xiàn)象的發(fā)生,確保檔案信息資源在數(shù)字化的管理下,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的真實(shí)性,如果想要查詢的信息資源超出了權(quán)限的范圍,需要逐級(jí)的進(jìn)行申請(qǐng),體現(xiàn)檔案信息資源管理制度的規(guī)范性,從而提高檔案管理信息資源的利用率,使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了交互性與共享性。
2 檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用途徑
2.1 奠定數(shù)字化檔案信息利用的基礎(chǔ)
在檔案數(shù)字化的建設(shè)及檔案信息的利用中,檔案管理人員要較強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理與利用,嚴(yán)格的按照檔案管理制度進(jìn)行操作,從自身進(jìn)行約束對(duì)檔案工作的管理,樹立正確的思想,只有這樣才能為數(shù)字化檔案信息的建設(shè)與利用奠定良好的基礎(chǔ),讓檔案數(shù)字化的管理工作持久的發(fā)展[3]。在實(shí)際的操作中,嚴(yán)格的要求對(duì)電子資源循環(huán)的利用,避免出現(xiàn)信息資源被浪費(fèi)的現(xiàn)象。此外,我國(guó)對(duì)檔案數(shù)字化的管理工作中也提出了很多的建議,各單位在檔案數(shù)字化的管理中要尋找更加科學(xué)的管理方案與技術(shù)手段,有利于傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸的走向信息化?!?dāng)?shù)字化的管理模式發(fā)展,重點(diǎn)突出檔案數(shù)字化信息資源利用的優(yōu)勢(shì)[4]。對(duì)檔案數(shù)字化的管理,有利于為社會(huì)提供信息資源的依據(jù),同時(shí)也是歷史性的代表,在現(xiàn)代化的建設(shè)中充分是利用檔案信息資源。
2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用的方式
檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用都有助于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展重要的手段之一。信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸的發(fā)展到了檔案信息的管理中,把傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中的管理模式、存儲(chǔ)方式等都進(jìn)行了優(yōu)化,把紙質(zhì)媒介優(yōu)化成了電子媒介,應(yīng)電子化的信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理與儲(chǔ)存。檔案數(shù)字化的信息資源管理中檔案管理人員要做好以下幾點(diǎn):首先,就是對(duì)各部門的檔案數(shù)字化管理工作都要逐漸的發(fā)展到檔案信息資源的開發(fā)中,促進(jìn)檔案數(shù)字化的建設(shè),在實(shí)踐的操作與管理中要嚴(yán)格的按照管理制度進(jìn)行約束與規(guī)范,加強(qiáng)檔案信息資源的安全意識(shí),把傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鏅n,加強(qiáng)了檔案信息資源的安全性[5]。統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化的管理,使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享的作用,避免檔案管理人員在給工作中出現(xiàn)重復(fù)錄入的現(xiàn)象,避免資源的浪費(fèi)。
2.3 促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的利用與開發(fā)
為了能夠使數(shù)字化檔案信息與時(shí)代的發(fā)展共同的進(jìn)步,檔案管理人員的管理理念與管理模式都要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新,把數(shù)字化檔案信息充分是利用與開發(fā)。創(chuàng)建檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè),對(duì)管理制度、專業(yè)能力、管理理念等全方面的進(jìn)行創(chuàng)新與研發(fā),讓數(shù)字化檔案信息工作在社會(huì)的發(fā)展中發(fā)揮自身的價(jià)值。數(shù)字化檔案信息的利用與研發(fā),最具有影響力的是檔案管理工作人員,只有檔案管理工作人員的思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變,樹立高質(zhì)量的服務(wù)意識(shí),能夠結(jié)合時(shí)代的發(fā)展把檔案信息資源進(jìn)行研發(fā),才能夠突出數(shù)字化檔案信息的優(yōu)勢(shì),提高了檔案信息的服務(wù)水平。此外,為了檔案信息能夠發(fā)揮出自我的作用,要?jiǎng)?chuàng)建以人為本的人才管理機(jī)制,把檔案信息資源的開發(fā)與利用進(jìn)行優(yōu)化的配置,為社會(huì)及各領(lǐng)域都能提高經(jīng)濟(jì)效益,推動(dòng)著社會(huì)的發(fā)展。在實(shí)際的工作中培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí),為數(shù)字化檔案信息工作培養(yǎng)復(fù)合型的實(shí)用型的人才,實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源管理工作逐漸的走向數(shù)字化、信息化的發(fā)展道路。
2.4 強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理人員的創(chuàng)新管理意識(shí)是促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的前提,對(duì)數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行整合,要求檔案管理人員的綜合素質(zhì)、管理能力、管理理念、管理模式等都進(jìn)行強(qiáng)化的培訓(xùn)[6]。首先就是在人才的選拔錄用時(shí),主要側(cè)重于對(duì)檔案管理具有專業(yè)的管理模式與經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型的檔案管理人才;其次就是在上崗前的培訓(xùn)工作,主要對(duì)檔案信息化的管理理念與管理模式進(jìn)行指導(dǎo),在實(shí)際的管理中要嚴(yán)格的遵守檔案管理的制度與規(guī)范,提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力;最后,在檔案數(shù)字化的管理工作中,要定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備,為檔案管理工作培養(yǎng)更多優(yōu)秀的復(fù)合型的管理人才,把時(shí)代的發(fā)展及信息技術(shù)的提升水平及時(shí)的引導(dǎo)到數(shù)字化信息檔案的開發(fā)研究中,促進(jìn)數(shù)字化檔案信息資源的發(fā)展。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述,數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)是檔案數(shù)字化管理的核心,針對(duì)檔案數(shù)字化的管理模式及工作人員的管理意識(shí)都進(jìn)行了優(yōu)化,通過不斷的完善與管理,促進(jìn)了社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展,把數(shù)字化檔案信息的管理工作開發(fā)與利用,發(fā)揮出檔案信息資源數(shù)字化管理的重要性。
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