企業(yè)電子檔案“單套制”管理研究

李利方

摘 要：本文采用政策分析法和文獻(xiàn)分析法，對企業(yè)實施電子檔案“單套制”管理制度在制度層面和技術(shù)層面的分析，指出企業(yè)實施“單套制”具有可行性。認(rèn)為企業(yè)實施電子檔案單套制管理制度是一種有益的創(chuàng)新，能夠給企業(yè)的膽敢管理帶來巨大積極的影響，并為企業(yè)電子檔案“單套制”管理的研究與實踐提供思路。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；單套制；檔案管理

2016年4月，我國《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》正式出臺，該綱要提到：“檔案部門應(yīng)積極應(yīng)對新技術(shù)、新業(yè)態(tài)、新模式發(fā)展對檔案工作的要求和影響，創(chuàng)新檔案管理理念和管理模式；迎合經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的基本需要，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，在實現(xiàn)檔案公共服務(wù)質(zhì)量的同時提升用戶的滿意度?！边@份“規(guī)劃綱要”吹響了檔案管理創(chuàng)新的號角，促使我們必須更快的實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、電子化。

隨著檔案重要性的不斷提高，企業(yè)逐漸意識到檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。而隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，電子檔案在檔案總量中的比重也越來越大，利用的頻率也越來越高。如何解決電子文件歸檔和電子檔案的管理問題，成為企業(yè)檔案管理部門所面臨的巨大挑戰(zhàn)。而電子檔案的“單套制”管理便是在這樣的需求中產(chǎn)生的，按照《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的描述，電子檔案“單套制”是指電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存，并保障電子檔案安全、可靠、有效，形成在線歸檔、保存、移交，利用的長效機(jī)制。

企業(yè)實施電子檔案“單套制”管理能提高生產(chǎn)效率、節(jié)省成本，但同時也受到法律制度、長期保存等問題的制約。本文對企業(yè)實行電子檔案“單套制”管理進(jìn)行制度層面和技術(shù)層面的分析，以期為企業(yè)電子檔案“單套制”管理的研究與實踐提供思路。

1 企業(yè)電子文件、電子檔案管理的法律依據(jù)

在制度上，2014年美國在文件管理立法方面的動作令人矚目，經(jīng)過醞釀和規(guī)定程序，通過了一部法案，為數(shù)字環(huán)境中的文件管理改革提供了有力的法律保障。2014年11月26日，美國總統(tǒng)奧巴馬簽署了H.R.1233號法案——《2014年總統(tǒng)與聯(lián)邦文件法修正案》。該法案聚焦電子文件管理，提出NARA與OMB應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作，推動《總統(tǒng)備忘錄》的實施。該法案針對電子文件管理做出以下更新：1）擴(kuò)展聯(lián)邦文件定義使其包括電子文件；2）明確聯(lián)邦電子文件將以電子形式移交國家檔案館；以新出臺的法律為依據(jù)，聯(lián)邦政府對其他法典中關(guān)于機(jī)構(gòu)文件、檔案運(yùn)行職責(zé)的有關(guān)規(guī)定也相繼進(jìn)行了修訂，形成更加合乎現(xiàn)實要求的法規(guī)體系，確保聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件管理政策和實踐改革有法可依。

目前，我國國家層面的關(guān)于“單套制”的相關(guān)政策暫未出臺，但在《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》中明確提出了開展電子檔案“單套制”管理試點建設(shè)的要求。同時，在正在修訂的《檔案法》征求意見稿第64條規(guī)定：“符合國家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力?！?兩個政策中相關(guān)條文的規(guī)定對于實施電子文件“單套制”歸檔提供了明確的政策引導(dǎo)與支持。

有些地區(qū)性的相關(guān)政策已經(jīng)出臺，其中上海自貿(mào)試驗區(qū)已經(jīng)制定了《上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》《上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局電子文件歸檔整理操作細(xì)則》《上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局電子檔案長期保存管理規(guī)范》等電子檔案管理制度。這使得檔案館電子文件“單套制”管理有章可循，更為規(guī)范。

而浙江省也發(fā)布了《浙江省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法的通知》，該通知確定了政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理的原則、職責(zé)分工以及形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用、考核、監(jiān)督等的基本思路。

因此，企業(yè)可以依托相關(guān)法律和試點單位發(fā)布的相關(guān)“單套制”管理制度，制定出符合企業(yè)自身業(yè)務(wù)類型和發(fā)展所需的制度，為企業(yè)電子檔案的“單套制”管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

2 實現(xiàn)電子文件和電子檔案單套制管理的創(chuàng)新探索

電子檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該擺脫紙質(zhì)檔案的烙印，根據(jù)電子檔案的特性制定相應(yīng)的管理辦法與管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理行為。“單套制”管理破解了電子文件歸檔和電子檔案管理難題，能積極推進(jìn)無紙化辦公和文檔一體化建設(shè)，突破了傳統(tǒng)工作理念和規(guī)則束縛，其創(chuàng)新探索包括以下幾個方面：

2.1 模式創(chuàng)新

電子檔案的“單套制”管理實現(xiàn)電子公文處理與電子文件歸檔、電子檔案管理流程的對接；強(qiáng)調(diào)全員歸檔職責(zé)，實現(xiàn)即時辦結(jié)即時歸檔；強(qiáng)調(diào)檔案服務(wù)功能，實現(xiàn)電子檔案信息共建共享。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用電子簽名、日志管理、操作審計等技術(shù)，集成電子檔案數(shù)據(jù)采集、格式轉(zhuǎn)換、離線備份等系統(tǒng)工具，能有效解決電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難等問題。

2.2 技術(shù)創(chuàng)新

在“單套制”模式下，對海量的、不同格式的電子檔案的管理需要設(shè)計專門的電子檔案管理系統(tǒng)，技術(shù)要求更高。當(dāng)前使用的檔案管理系統(tǒng)大部分是“雙套制”管理模式的產(chǎn)物，其主要管理對象的設(shè)定是紙質(zhì)檔案。再者，許多先進(jìn)的技術(shù)尚未在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計中普及應(yīng)用，導(dǎo)致已有的檔案管理系統(tǒng)并不能完全解決電子檔案的安全問題和管理問題。

在技術(shù)上，上海自貿(mào)試驗區(qū)電子文件單套制歸檔利用了電子簽名、元數(shù)據(jù)采集、日志管理等技術(shù)，并且研發(fā)了自己的電子文件歸檔系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)。其目的是為了保障電子文件的“真實完整、安全可靠、長期可用”。浙江省的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)（Electronic Data Archive System ，EDAS）已經(jīng)初步成型。有學(xué)者認(rèn)為，電子化歸檔處理流程可以概括為：歸類整理、數(shù)據(jù)打包、蓋時間戳、移交、建立利用庫。也有學(xué)者提出：要實現(xiàn)電子化歸檔需要做到前置的業(yè)務(wù)規(guī)則、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型、混合式的數(shù)據(jù)庫架構(gòu)，在未來還需要改進(jìn)底層的數(shù)據(jù)支撐框架和分析計算框架，要注意使用好時間戳技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、四性檢測技術(shù)等技術(shù)保障。時間戳技術(shù)可以使電子檔案數(shù)據(jù)得到信任背書，可保證電子檔案來源的可追溯性。非對稱加密算法可保證電子檔案的安全，杜絕黑客非法入侵。

電子檔案的長期保存是一個復(fù)雜的項目，盡管國外目前已經(jīng)有了支持OAIS的數(shù)字保存系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)在普遍性、完整性上并不盡如人意。目前國內(nèi)外的研究也還沒有提出一個完整的數(shù)字保存技術(shù)體系。構(gòu)建一個能夠真正提供長期保存功能的倉儲系統(tǒng)，并能支持格式規(guī)范、大規(guī)模格式遷移和按需遷移等積極保存策略是我們目前需要攻克的難題。

2.3 制度創(chuàng)新

在企業(yè)的信息化建設(shè)過程中，需要按照電子檔案“單套制”的歸檔要求來開展頂層設(shè)計，包括推行統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保企業(yè)各部門電子檔案規(guī)范有序的歸集到檔案部門，確保各部門生成的電子文件能夠符合國家電子檔案形成和管理規(guī)范要求并真正具備與紙質(zhì)檔案同等的法律效力。

企業(yè)的電子檔案“單套制”歸檔需要確保數(shù)據(jù)信息能讓需要的人在需要時可獲取、可信任和可持續(xù)再用，需要涵蓋文件生命周期全過程，實現(xiàn)連續(xù)性。為了解決單套制的上述問題，需要建立健全一整套與檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)相銜接的電子檔案管理制度，確保電子檔案管理各項工作有章可循、有據(jù)可查、有規(guī)可依。

3 企業(yè)電子檔案實現(xiàn)“單套制”管理的作用

檔案管理的基礎(chǔ)性作用，從三個方面闡述其重要意義：更好地記錄企業(yè)的活動及其決策，從而提升企業(yè)的工作效能、透明度及問責(zé)性；使利用人員理解和借鑒技術(shù)行為及決策；幫助企業(yè)最大限度地降低管理成本、提高工作效率。這一闡述明示：檔案管理與企業(yè)的透明、效率、問責(zé)機(jī)制及工作成本密切相關(guān)，對歷史延續(xù)至關(guān)重要，在企業(yè)運(yùn)行和歷史傳承中具有不容忽視的地位。實行企業(yè)電子檔案的“單套制”管理具有如下作用：

3.1 智能化更高

“單套制”管理可以將不同載體的檔案信息合為一體，從而使信息由碎片化轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)化，實現(xiàn)檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)中用戶、設(shè)備、檔案、檔案管理者之間的隨時互動交流，可以催生更多智能信息的產(chǎn)生。

3.2 協(xié)同性更強(qiáng)

電子檔案文獻(xiàn)能做到本本相連，其網(wǎng)絡(luò)存儲空間做到機(jī)機(jī)相連，服務(wù)主體和人員也做到相互聯(lián)系，人與檔案館機(jī)器之間也做到交互聯(lián)系，構(gòu)成一個人員、用戶、文獻(xiàn)、系統(tǒng)、檔案、文庫等個方位全部協(xié)同共享的局面。

3.3 時空性更強(qiáng)

從時間角度來說，對于傳統(tǒng)意義的檔案信息服務(wù)而言，它所提供服務(wù)的時間只有八個小時，而電子檔案服務(wù)可以提供全天候的服務(wù)；從地點角度來說，前者受到來自檔案實體庫房的制約，不能對其他地域的檔案信息進(jìn)行及時的獲取，而電子檔案的服務(wù)則可以沖破空間的阻礙，不管何時何地，只要有無線網(wǎng)的支持，就能夠無限化的享受便捷的檔案信息服務(wù)；從方式上來講，電子檔案的服務(wù)內(nèi)容更加豐富，不僅能夠提供圖片、文字、DVD、圖表等，還能夠提供任何載體化的檔案信息服務(wù)。同時，還能夠借助各種工具與途徑對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索。

3.4 個性化更強(qiáng)

用戶的信息需求呈現(xiàn)多元化發(fā)展態(tài)勢，檔案信息服務(wù)這個開放性的創(chuàng)新服務(wù)空間能對各類需求進(jìn)行分析和探討，提出針對性有效的解決方案，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.5 風(fēng)險性更高

在電子文件管理過程中，紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)風(fēng)險不會消失，而電子文件特有的真實性受損、不可讀取等現(xiàn)象會出現(xiàn)，而且不同特質(zhì)的問題會出現(xiàn)復(fù)雜的關(guān)聯(lián)和影響從而變異、強(qiáng)化成新的問題。因此，應(yīng)對電子檔案“單套制”管理的風(fēng)險，也是我們需要解決的重要問題。

4 結(jié)語

當(dāng)檔案管理走出封閉，與企業(yè)發(fā)展、運(yùn)行休戚相關(guān)時，對此給予任何關(guān)注和投入都會順理成章了。我們應(yīng)該將檔案的利用作為核心職能，通過工作人員對于具有高價值的文件的訪問來推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。我們需要有效保障電子檔案的憑證價值，規(guī)范電子檔案長期保存，建立全新的電子文件歸檔和電子檔案管理模式。這樣便能實現(xiàn)電子文件歸檔模式由“雙套制”向“單套制”過渡，電子檔案管理方式從“實體管理”向“信息管理”、“知識管理”過渡；檔案管理手段從“計算機(jī)輔助管理”向“系統(tǒng)控制”、“智能管理”轉(zhuǎn)變。

企業(yè)檔案管理的“單套制”還有很長的路要走，卻是未來信息化社會不可阻擋的趨勢。做好迎接“單套制”的各項準(zhǔn)備，確保電子檔案的安全可靠、高效利用、長期保存是我們的使命。

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