紙質(zhì)檔案數(shù)字化前整理工作現(xiàn)狀探索

蘇曉蓉

摘 要：隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子政務(wù)和互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)已經(jīng)成為政府發(fā)布信息的主要渠道。檔案館通過(guò)對(duì)館內(nèi)大數(shù)據(jù)分析處理和增值完成各項(xiàng)工作。在此背景下，紙質(zhì)檔案如果想要發(fā)揮自身的作用就必須要進(jìn)行數(shù)字化、信息化處理。本文從紙質(zhì)檔案數(shù)字化前整理工作的實(shí)際情況出發(fā)，探索整理工作中遇到的各種問(wèn)題并提出合理的解決方法，希望能夠推進(jìn)我國(guó)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；整理工作；探索

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理前經(jīng)常遇到的問(wèn)題

1.1 紙質(zhì)檔案中存在頁(yè)碼重編、漏編以及頁(yè)碼不連續(xù)等現(xiàn)象

翻看和整理檔案館內(nèi)現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案，很多檔案中都存在的許多頁(yè)碼編輯錯(cuò)誤的問(wèn)題。有的檔案頁(yè)碼進(jìn)行了重編，一張有多個(gè)頁(yè)碼；有的甚至整個(gè)檔案都沒(méi)有進(jìn)行編碼；有的檔案中頁(yè)碼不連續(xù)，檔案混亂無(wú)序。在進(jìn)行數(shù)字化整理時(shí)，頁(yè)碼問(wèn)題會(huì)造成掃描錯(cuò)誤，使得工作效率降低，增加勞動(dòng)成本。

1.2 紙質(zhì)檔案卷內(nèi)文件目錄漏編、錯(cuò)編的問(wèn)題

紙質(zhì)檔案經(jīng)常存在的另一個(gè)問(wèn)題句式卷內(nèi)文件目錄的編輯錯(cuò)誤問(wèn)題，通常有以下兩個(gè)方面：一是目錄缺失的情況。打開(kāi)檔案對(duì)照文件目錄，只有第一個(gè)文件中的內(nèi)容是與檔案目錄相符合，剩下的其他文件的內(nèi)容與檔案目錄毫無(wú)關(guān)聯(lián)。也就是說(shuō)其余與文件目錄相對(duì)應(yīng)的文件沒(méi)有進(jìn)行正確的歸檔整理。二是檔案目錄數(shù)據(jù)中著錄項(xiàng)目與現(xiàn)存的檔案不能夠進(jìn)行吻合。如檔案標(biāo)題對(duì)于文件材料內(nèi)容的表述不足、責(zé)任者、文號(hào)、成文時(shí)間等不準(zhǔn)確。紙質(zhì)檔案卷的這兩種文件目錄錯(cuò)誤會(huì)檔案降低檢索的差速率和查準(zhǔn)率，增加工作人員的勞動(dòng)成本。

1.3 紙質(zhì)檔案自身質(zhì)量問(wèn)題

紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化整理時(shí)遇到的最多的問(wèn)題還是紙質(zhì)檔案自身的問(wèn)題。一是檔案中霉變、字跡擴(kuò)散、破損、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象。很多檔案由于建立的時(shí)間比較長(zhǎng)，之前的保管條件不善以及書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，導(dǎo)致檔案受到了損壞，無(wú)法進(jìn)行掃描。二是檔案內(nèi)容不完整。將檔案內(nèi)容進(jìn)行整理時(shí)，通過(guò)對(duì)目錄、頁(yè)碼、內(nèi)容進(jìn)行比對(duì)，部分檔案的內(nèi)容不完整，存在缺失的現(xiàn)象。三是紙質(zhì)檔案內(nèi)容混亂。由于工作人員的疏忽，經(jīng)常會(huì)把檔案的排序弄錯(cuò)，導(dǎo)致檔案中的內(nèi)容次序顛倒。四是紙質(zhì)檔案中的金屬器件造成的損壞。之前的檔案裝訂都是采用的訂書(shū)釘、大頭針、曲別針等金屬器件。這類金屬隨著時(shí)間會(huì)發(fā)生氧化現(xiàn)象造成檔案的損壞。五是在紙質(zhì)檔案中有的內(nèi)容涉及到了一些敏感的信息，如國(guó)家利益、個(gè)人隱私、敏感事件等。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理前問(wèn)題的解決方法

2.1 頁(yè)碼編輯錯(cuò)誤的處理

面對(duì)紙質(zhì)檔案中的頁(yè)碼編輯錯(cuò)誤的問(wèn)題，整理人員要及時(shí)處理。針對(duì)早期裝訂錯(cuò)誤導(dǎo)致的頁(yè)碼混亂，則需要按照頁(yè)碼順序重新進(jìn)行整理和排序。如果遇到了檔案頁(yè)碼的編輯錯(cuò)誤，如錯(cuò)編、漏編等，就需要依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的紙質(zhì)檔案卷的全部?jī)?nèi)容進(jìn)行重新的頁(yè)碼編輯。

2.2 文件目錄編輯錯(cuò)誤的處理

2.2.1 文件目錄漏編的解決方法

如果在整理時(shí)發(fā)現(xiàn)文件目錄存在漏編的問(wèn)題，整理人員首先根據(jù)檔案的內(nèi)容把目錄進(jìn)行分件整理，然后按照《檔案著錄規(guī)則》把該文件的目錄重新編寫(xiě)，最后把重新編輯好的文件目錄增加到機(jī)讀目錄中。

2.2.2 檔案卷內(nèi)目錄編輯錯(cuò)誤的問(wèn)題的解決方法

1）文件題目的錄入錯(cuò)誤。有時(shí)文件的題目會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)別字，如“農(nóng)業(yè)”錄入成“農(nóng)頁(yè)”，或者是出現(xiàn)一些不規(guī)范的簡(jiǎn)化字，如“副書(shū)記”錄入成“付書(shū)記”。另外一種情況時(shí)文件的題目名稱與文件的內(nèi)容不相符。例如，某些檔案的題目是“通知”、“會(huì)議記錄”、“黨組會(huì)議”等，過(guò)于簡(jiǎn)單并且不包含具體信息，影響檢索效率；有的人事任免文件、干部調(diào)動(dòng)等，并沒(méi)有把全部涉及到的人事干部都標(biāo)注上，指標(biāo)注了部分人的信息；還有的部分檔案中文件的題目不能夠準(zhǔn)確地表達(dá)和總結(jié)概括全文的意思，如有的檔案包括了請(qǐng)示和批復(fù)，但是在文件的題目中只包含了請(qǐng)示。面對(duì)上述這幾種情況，整理人員需要根據(jù)檔案中文件的實(shí)際情況把所有的著錄重新檢查一遍，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后把卷內(nèi)目錄和機(jī)讀目錄都進(jìn)行修改。

2）同一責(zé)任者名稱錯(cuò)誤問(wèn)題。根據(jù)檔案錄入的要求，對(duì)于責(zé)任者應(yīng)當(dāng)錄入全稱或者簡(jiǎn)稱，并要保持同一。在實(shí)際錄入中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)簡(jiǎn)稱和全稱摻雜使用的現(xiàn)象。還有的檔案中，錄入人員把單位名稱作為每份文件的責(zé)任者，這是不符合規(guī)章制度的。錄入人員必須提高自身的責(zé)任感，嚴(yán)格按照檔案著錄規(guī)則錄入責(zé)任者名稱。

3）文號(hào)錄入錯(cuò)誤。一個(gè)是在錄入時(shí)沒(méi)有錄入完整的文號(hào)，有的是只錄入文號(hào)的年度和發(fā)文順序號(hào)，有的對(duì)于聯(lián)合發(fā)文的一文多號(hào)情況錄入不全。另一個(gè)是文號(hào)的錄入錯(cuò)誤，有的是出現(xiàn)文字錯(cuò)誤，有的則是時(shí)間錯(cuò)誤。錄入人員要嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行處理，增加漏錄的文號(hào)，修改錯(cuò)誤的文號(hào)。

2.3 紙質(zhì)檔案自身質(zhì)量問(wèn)題的解決方法

1）紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)破損、蟲(chóng)蛀、字跡擴(kuò)散、霉變等問(wèn)題的解決方法。整理人員首先要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，把問(wèn)題進(jìn)行歸類處理。對(duì)于檔案破損輕微的，可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的修復(fù)；對(duì)于折皺不平的檔案，進(jìn)行壓平處偶理后再對(duì)其進(jìn)行掃描。檔案破損嚴(yán)重并且無(wú)法進(jìn)行掃描的，整理人員需要在機(jī)讀目錄中注明“本檔案破損嚴(yán)重，未數(shù)字化”。

2）紙質(zhì)檔案缺失的解決方法。在對(duì)進(jìn)行紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)了檔案的缺失時(shí)，要仔細(xì)確認(rèn)缺失情況。如果是裝訂錯(cuò)誤導(dǎo)致的順序顛倒只需要按照正確順序從新裝訂即可。一旦確認(rèn)檔案缺失，整理人員必須要把實(shí)際情況在機(jī)讀目錄中給予注明。

3）紙質(zhì)檔案中內(nèi)容排序混亂問(wèn)題的解決方法。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化管理前，整理人員需要將檔案的目錄與檔案的內(nèi)容進(jìn)行比對(duì)，發(fā)現(xiàn)排序混亂的情況后，先將檔案進(jìn)行重新整理排序，然后編制新的頁(yè)碼。

4）紙質(zhì)檔案中有金屬氧化物問(wèn)題的解決方法。紙質(zhì)檔案中的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬氧化物發(fā)生氧化后會(huì)對(duì)檔案造成破壞，在解決這些破損時(shí)為了降低對(duì)檔案的破損，需要在不破壞檔案的情況下盡量拆除。如果拆除金屬裝訂物會(huì)對(duì)檔案造成破壞，那么則禁止拆除，交由專業(yè)人員進(jìn)行拆除，然后再進(jìn)行數(shù)字化管理。

5）對(duì)紙質(zhì)檔案中內(nèi)容涉及敏感信息問(wèn)題的解決方法。如果整理人員在對(duì)檔案數(shù)字化時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及到了敏感信息，那么切勿掃描全文，要把未掃描全文的原因記錄到機(jī)讀目錄的附注項(xiàng)中。

3 結(jié)語(yǔ)

本文探索了紙質(zhì)檔案在數(shù)字化整理時(shí)遇到的各種問(wèn)題，如目錄錯(cuò)誤、頁(yè)碼錯(cuò)誤、內(nèi)容錯(cuò)誤，提出了每種問(wèn)題的解決方法。目前，全國(guó)各地都在開(kāi)展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理工作，希望本文能夠給予整理人員幫助，提高勞動(dòng)效率。

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