電子檔案的開發(fā)與利用

陳海燕

隨著信息技術的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡化辦公在各業(yè)務領域內(nèi)的普及與深化，電子文件已經(jīng)或正在替代傳統(tǒng)載體的文件，成為日常信息處理工作中的主體。但是，國內(nèi)檔案界對電子文件的歸檔策略，目前只有電子文件與紙質(zhì)文件的雙軌制管理，其余的都交給了信息技術部門，由其進行系統(tǒng)備份來確保電子文件的信息安全和長期利用。

所謂電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以件為單位。檔案的最終價值體現(xiàn)是利用，電子檔案的利用工作與紙質(zhì)相比有很多不同之處，必須了解電子檔案的相關特性。

1 電子文件與紙質(zhì)文件的共存狀態(tài)

從電子文件誕生開始，在相當長的時間里將會與紙質(zhì)文件共存于世，它們的共存狀態(tài)及其原因復雜多樣，大體上可以歸結為以下兩類情形：

第一類是先有紙質(zhì)文件，之后根據(jù)存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本，這就是紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程。紙質(zhì)文件的數(shù)字化通常有兩個時間點：一是單位收到外來文件后立即實施數(shù)字化，使文件在現(xiàn)行期即有紙質(zhì)和電子兩種版本；二是對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化。

第二類是在業(yè)務活動中用計算機直接生成電子文件，但出于對文件證據(jù)要求或長久可讀的考慮，又將電子文件轉換成紙質(zhì)文件。這種轉換也有兩個時間點：一是在計算機系統(tǒng)中完成文件制作，或經(jīng)由網(wǎng)絡傳輸?shù)碾娮游募邮蘸螅约堎|(zhì)文件形式輸出生效；二是在歸檔時或歸檔后為電子文件制作硬拷貝。

根據(jù)上述情況，我們可以把紙質(zhì)文件與電子文件的共存狀態(tài)歸結為“雙套制”和“雙軌制”兩種類型。

2 針對公司現(xiàn)狀紙質(zhì)檔案的不足之處

2.1 紙質(zhì)檔案利用的借閱、歸還手續(xù)落后

除了電子檔案可實現(xiàn)網(wǎng)上流轉借閱，其余的紙質(zhì)檔案借閱利用通常還是以傳統(tǒng)的方式，在檔案借閱本上手工登記，并由借閱者本人簽名。這在時間上是一種浪費，也限制了檔案利用率的提升空間。

2.2 人工調(diào)檔費工費時

現(xiàn)階段，檔案庫房大多安裝了密集架來存放檔案，較之以前的檔案柜之類的檔案裝具，體現(xiàn)了檔案工作的進步。但是，許多檔案工作人員還依賴以往的人工查找調(diào)取檔案的方式，較費工費時。

1）前期人工標識的工作量很大。為了查找檔案便捷，每一件的檔案盒上都要貼上標識，密集架外側也要貼上清晰的檢索標識。如我公司庫房中檔案的存放，是以年度為單位，作為大類標識。這種標識的制作、黏貼和印章，需要花費大量的人工。

2）查找步驟繁多。為了查找某個檔案，先要知道該文件的名稱，然后再按年度或文件號，來確定需查找的檔案，再入庫找標有此年度的密集架，再按照流水號查找該檔案所在的具體位置，查找過程較復雜繁瑣。

3 電子檔案的特點

3.1 辦公效率大幅提高

信息化的飛速發(fā)展使得檔案管理從手工操作轉化為計算機管理、信息化管理，使得文書檔案的存儲方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉變?yōu)殡娮雍蛿?shù)字形式；文件材料的歸檔由手工操作變?yōu)橛捎嬎銠C處理?；谟嬎銠C的文書管理按件隨即整理歸檔，減少甚至避免了文件歸檔的手工作業(yè)，顯著提高了文書管理的效率。另一方面，在傳統(tǒng)管理中，在文件歸檔整理后若要對文件管理信息進行修改處理，就必須對文書檔案進行拆卷重做，這樣必然費時費力；而采用計算機操作就不會出現(xiàn)該問題，文件管理信息的修改只需通過鍵盤操作就可以，信息更改方便快捷。此外，紙質(zhì)文書檔案轉變成電子版的文獻信息，加上網(wǎng)絡技術的應用，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準率?？傊?，電子檔案信息化管理大幅提高了管理效率。在以往傳統(tǒng)的文件和檔案管理工作中，要求文件書寫規(guī)范、字跡工整，收集完整、齊全，檔案分類、統(tǒng)計準確無誤，結果又費時又費力。應用計算機信息化處理手段后，文件起草、辦理、傳遞、收集、整理、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，單位的辦公效率得到極大提高。

3.2 文件和文字信息得到充分交流和共享

在傳統(tǒng)的手工操作管理中，好多的文件和檔案難以實現(xiàn)信息共享，大量有效信息都閑置在文件柜中，造成資源浪費。隨著電子檔案的運用和普及，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案的外部（目錄）管理到內(nèi)部（目錄和全文內(nèi)容）合并管理。隨著計算機及網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，可以實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，實現(xiàn)電子檔案信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)互聯(lián)共享，可以為利用者提供文件和檔案中歷史與現(xiàn)實的信息記錄，從而極大地提高檔案信息的共享程度，提高檔案利用中的查全率和查準率。

3.3 大大提高文件移交的速度和可靠性

日常公文辦理過程中，工作人員之間移交的文件可能會發(fā)生遺忘、丟失等情況，這是因為傳統(tǒng)的傳遞方法是人與人的直接交接，使得文件傳遞質(zhì)量受到時間和距離的等的影響。在應用計算機網(wǎng)絡技術的條件下，可以直接通過網(wǎng)絡進行文件處理，將電子文件直接轉為電子檔案，大大提高了文件傳遞的安全性、準確性和時效性。

4 電子檔案的保存與維護

保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。

4.1 保證電子檔案載體物理上的安全

一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫度、濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準等。

4.2 保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準確

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計算機系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不盡一致。這種技術和形式上的差異，必然導致以后還原時所采用的技術與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是已經(jīng)過時的技術，這是科技進步帶來的必然結果。因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數(shù)據(jù)結構和相關定義參數(shù)等加以保存，或采用其他方法和技術加以轉換。

4.3 保證電子檔案的原始性

對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式的格式進行還原顯示?？刹捎靡韵氯N方法：一是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，這是最為穩(wěn)妥的永久保存方法。

4.4 保證電子檔案的可理解性

對一份電子檔案的內(nèi)容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關的信息。這些信息應包括元數(shù)據(jù)，物理結構與邏輯結構的關系，相關的電子檔案名稱、存儲位置及相互關系，與電子檔案內(nèi)容相關的背景信息等。

5 電子檔案的備份

對電子檔案進行備份，當計算機信息系統(tǒng)受損或崩潰而導致電子檔案信息丟失時，可以迅速完整地恢復數(shù)據(jù)。對電子檔案備份的方法可分為常規(guī)備份和容災備份。

5.1 常規(guī)備份

對電子檔案進行常規(guī)備份，將電子檔案信息備份成—個備份文件放在安全的存儲空間中，當電子檔案被破壞或丟失時可以用備份文件恢復到備份時的狀態(tài)。因此，要對電子檔案定期進行備份，保證電子檔案信息隨時都保持在最新的狀態(tài)。為了保證電子檔案的安全，還需進行遠程數(shù)據(jù)備份，防止電子檔案損壞而本機備份的文件丟失或無法使用的情況下，仍能遠程恢復電子檔案信息。數(shù)據(jù)備份必須要考慮到數(shù)據(jù)恢復的問題。常用的方法包括雙機熱備，磁盤鏡像或容錯、備份磁帶異地存放等多種防護措施。使得系統(tǒng)發(fā)生故障后仍能對電子檔案信息進行恢復。

5.2 容災備份

對電子檔案進行容災備份，當發(fā)生自然災害等突發(fā)災難時，本地存儲的電子檔案信息損壞或丟失，甚至是無法復原。而備份文件又無法找到的時候，就可以用容災備份來進行數(shù)據(jù)恢復，保證電子檔案信息可以安全地保存下去。對電子檔案進行容災備份，就是相隔較遠的兩地，建立兩套或多套功能電子檔案備份文件，當一地因意外引起電子檔案不可使用時，可以使用另一地的備份文件進行電子檔案的恢復。容災備份可分為數(shù)據(jù)容災和應用容災。數(shù)據(jù)容災就是對本地關鍵應用數(shù)據(jù)建立—個異地數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在本地數(shù)據(jù)出現(xiàn)災難時，至少在異地保存著可用的關鍵數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)容災可以是對本地數(shù)據(jù)的完全實時復制，也可以比本地數(shù)據(jù)略微落后，但必須是可用的，主要采用數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)復制兩種技術。應用容災，是在數(shù)據(jù)容災的基礎上。在異地建立一套完整的與本地生產(chǎn)系統(tǒng)相當?shù)膫浞輵孟到y(tǒng)，主要技術有負載均衡和集群技術等。

6 加強電子檔案管理對策、措施

隨著電子文件的數(shù)量不斷增長，將電子檔案保管好以提供利用是檔案管理者的使命，也是電子檔案管理的目的所在。其中有些問題還需從國家宏觀層面上研究解決，如電子檔案的法律認可問題，而有些屬于各單位結合實際研究解決辦法，以下提出幾點對策措施：

6.1 大力推進文檔一體化和電子文件歸檔管理工作

文件歸檔是檔案工作的基礎，也是文書檔案管理的重點。目前，從總體看一方面，大量開發(fā)的信息化系統(tǒng)形成了大量電子文件、電子數(shù)據(jù)，需要加強歸檔管理、科學管理；另一方面，快速發(fā)展的信息化工作為檔案信息化提供了環(huán)境和可能。

作為工作重點，一是應當積極推進文檔一體化技術，加快文件管理和檔案管理工作環(huán)節(jié)和業(yè)務要求的整合。文檔一體化最大優(yōu)勢是文件與檔案管理信息的通融、通用和管理手段的自動化，在提高檔案管理效率和精度等方面能夠快速見效，因而是檔案信息化建設的快捷之路，應當引起高度重視并大力推進。二是積極開展電子文件歸檔管理工作。在信息化條件下更要重視加強電子文件歸檔，單位要積極開發(fā)或應用電子檔案軟件系統(tǒng)，各類信息系統(tǒng)特別是對應文書檔案形成工作領域、部門的文件管理中產(chǎn)生的有保存價值的電子文件、電子數(shù)據(jù)予以完整的歸檔，建立符合規(guī)范要求的電子檔案并加以科學管理。

6.2 加強電子檔案的安全性、保密性

信息化條件下，電子檔案安全風險相對較高。風險防范的重要措施就是加強網(wǎng)絡安全，具體措施是網(wǎng)絡隔離，即實行內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的隔離。內(nèi)外網(wǎng)隔離是保護信息化網(wǎng)絡安全的最主要、最有效、最經(jīng)濟的措施之一。內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)分別由獨立的線路構建，兩套網(wǎng)絡線路及其傳輸?shù)男畔⑻幱谕耆锢砀魯嗟臓顟B(tài)。目的在于當電子文件、檔案需要依托網(wǎng)絡進行傳輸時，針對不同的電子文件、檔案及其安全防護的需求，選擇采用適合的網(wǎng)絡及安全技術。一般來說涉及秘密或內(nèi)容較敏感的信息，應當選擇使用內(nèi)網(wǎng)，其他的信息內(nèi)容則可以選擇外網(wǎng)。

6.3 提高檔案人員的技術素質(zhì)

提高檔案人員的信息化知識水平和操作技能，是電子檔案信息化建設的必要條件。一是從硬件建設、設施使用上下工夫，通過不斷改善硬環(huán)境，加強實踐鍛煉，提高檔案人員業(yè)務技能。二是以“自學為主、培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要建立檔案人員的學習激勵機制以及檔案人員之間的相互學習交流。