新形勢下高校建設(shè)檔案信息化的路徑對策

李華

摘 要：高校檔案信息化是一個復(fù)雜漫長的過程，我們要從本單位實際情況出發(fā)，在實際的檔案管理工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高檔案工作人員的自身素質(zhì)，優(yōu)化檔案隊伍整體結(jié)構(gòu)，逐步實現(xiàn)高校檔案館的信息化管理。

關(guān)鍵詞：高校檔案信息化；問題；對策

基金項目：本文系黑龍江省檔案局科技項目（項目編號：KDK2018-11）。

高校檔案是高等院校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理等各項工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等的歷史記錄，對高校推動教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等方面起著不可替代的作用。隨著高等教育和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，目前高校檔案管理逐步實現(xiàn)無紙化、信息化。但在高校檔案信息化建設(shè)中仍存在不少問題，需要及時采取相應(yīng)措施加以解決。

1 當(dāng)前高校檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1 對檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不夠

目前，檔案在高校教學(xué)、科研中的重要作用逐步顯現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)和師生的檔案意識逐漸得到增強，信息化建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)。但仍有一些高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，沒有建立檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)決策機構(gòu)，也沒有將檔案信息化建設(shè)提上日程。用于檔案館信息化建設(shè)的經(jīng)費有限，網(wǎng)絡(luò)化程度不高，設(shè)備更新不及時，檔案館信息化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)在低水平徘徊。

1.2 高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不合理

信息化建設(shè)所需的設(shè)備是高校檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其中包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。硬件設(shè)施主要有計算機、打印機、掃描儀、存儲器等設(shè)備，這些是接收和處理電子文件的工具，是所需設(shè)備的基礎(chǔ)。軟件設(shè)施包括檔案信息處理系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫，以及相關(guān)軟件和程序等。目前，高校檔案信息化設(shè)備配置參差不齊，一是有的高校檔案部門軟硬件配置齊全，有的只有幾臺電腦，認(rèn)為這樣就算是信息化了；二是很多高校檔案館的檔案管理系統(tǒng)無法融入到學(xué)校的整體自動化系統(tǒng)中，計算機只是輔助人工管理檔案，而不是處理檔案數(shù)據(jù)，其結(jié)果非但沒代替手工管理工作，還額外增加了大量手工勞動的投入。三是有的高校檔案部門盲目購置軟硬件設(shè)備，不管是否需要，統(tǒng)統(tǒng)購買，造成了財力的浪費。

1.3 高校檔案信息化缺乏完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)

雖然部分高校按照檔案法、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》以及《電子文件歸檔管理暫行辦法》等要求，加強了對電子檔案的管理，但還不全面，關(guān)于電子檔案真實性界定、電子文件歸檔及安全管理等制度還不盡完善。另外不少高校還缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，各部門各自為政，沒有應(yīng)用統(tǒng)一的軟件，無法達(dá)到信息資源的共享。這些因素都嚴(yán)重阻礙檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

1.4 宣傳力度不夠，信息化管理手段運用少

目前，高校大部分職能部門沒有認(rèn)識到電子文件歸檔的意義，不清楚歸檔范圍，很多科研、教學(xué)、管理等方面的重要電子文件游離于檔案的管理之外，有的甚至已經(jīng)丟失、損壞，而有的檔案管理人員依然熱衷于傳統(tǒng)的手工管理方式。這些都難以適應(yīng)信息化的要求。因此高校檔案館應(yīng)主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作，加強與各單位的協(xié)調(diào)，確保電子文件及時歸檔。

1.5 電子檔案數(shù)據(jù)信息的丟失和泄密等

在檔案信息化過程中，有涉及到國家秘密、工作秘密、個人隱私等保密信息，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)被竊取、服務(wù)器被黑客攻擊等諸多問題。而且由于電子文件的易復(fù)制、易更改性，在實際工作中還是得依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)文件作為憑證使用。此外，由于電子文件的非直讀性、信息與載體分離等特性，存儲系統(tǒng)更新?lián)Q代帶來的數(shù)據(jù)丟失問題日益嚴(yán)重。所以數(shù)據(jù)信息的長期可存取問題和保密問題有待解決。

1.6 檔案管理人員的素質(zhì)不高、技術(shù)不到位

信息化的實現(xiàn)和管理都離不開人，人是最關(guān)鍵的因素。目前高校檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，檔案專業(yè)技術(shù)人員偏少，特別是既懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才匱乏。雖然高校現(xiàn)有的檔案人員經(jīng)過一定方式調(diào)整，大都具有本科以上文化程度，高中級職稱人員也占有一定的比例，但隨著高校檔案管理范圍的擴(kuò)展和信息化管理要求的提高，人員素質(zhì)不能滿足工作需要的矛盾仍然存在。管理人員普遍存在知識結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識不強等問題。檔案人員的素質(zhì)制約了檔案信息化管理，影響著高校檔案的信息開發(fā)和利用。

2 加快高校檔案信息化管理的對策

2.1 強化對檔案信息化管理重要性的認(rèn)識

高校檔案管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性。檔案館、圖書館、辦公室、各系部領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)文件和要求，組織專職、兼職檔案員進(jìn)行學(xué)習(xí)和專題研究，不斷提高檔案管理人員對檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識。同時，在管理方面，要充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，勇于創(chuàng)新。

2.2 加大對檔案信息化建設(shè)的投入

實現(xiàn)高校檔案信息化管理離不開設(shè)備的支持，因此，相關(guān)部門要加強對檔案信息化建設(shè)的財政支持，購買和配置相關(guān)硬件和軟件設(shè)施。高校可以根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)能力，從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，合理購置。尤其是要及時購買和更新檔案管理軟件，擴(kuò)大對數(shù)字信息的整理組織及使用。

2.3 健全和完善高校檔案信息化的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)

高校的職能部門繁多，每個部門都是電子文件的形成者，將如此類型繁雜、數(shù)量眾多的電子文件收集歸檔、整理利用，必須靠規(guī)范的制度約束。各高校檔案部門應(yīng)該根據(jù)信息化檔案的特點和自己學(xué)校的實際情況，結(jié)合已經(jīng)出臺的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，積極健全和完善本校檔案信息化建設(shè)的管理制度，確保從檔案的鑒別整理、分類歸檔、保管遷移到開發(fā)利用都有完善的規(guī)章制度，使各部門有章可循。此外，還應(yīng)提出統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不同類型的電子文件需采用規(guī)定的通用格式，實現(xiàn)信息資源的共享。嚴(yán)格的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，是實現(xiàn)高校電子檔案信息化管理的重要保證。

2.4 加強宣傳工作，強化信息利用技術(shù)

高校檔案館的工作不是獨立的，檔案信息化的實現(xiàn)需要各方面的配合。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)加強與各單位的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)部門宣傳檔案信息化的知識，使各部門在學(xué)校教學(xué)工作和管理活動中形成的各種資料，及時以數(shù)字化的手段收集、整理、傳送以及儲存。檔案管理部門的管理者通過網(wǎng)絡(luò)共享收集到的檔案資料，應(yīng)及時加以整理，從而形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。

2.5 加強檔案信息的安全管理

高校檔案管理人員要提高安全防范意識，確保檔案的完好無損。首先，要規(guī)范個人行為，以免給檔案信息安全帶來隱患；其次，對網(wǎng)上公布的信息要嚴(yán)格審查鑒定，避免不當(dāng)?shù)男畔⑸暇W(wǎng)；再次，保護(hù)上網(wǎng)信息的安全，如采用防火墻、安全代理、權(quán)限控制等技術(shù)防止信息失密、數(shù)據(jù)丟失等。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行備份，制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)章制度等，確保高校檔案信息化建設(shè)順利開展。

2.6 加強檔案隊伍建設(shè)

檔案工作者是檔案管理的主體，高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力決定著檔案信息化管理的水平。高校檔案信息化管理需要的是一批事業(yè)心強，既精通傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)，又具備一定計算機知識水平的復(fù)合型人才隊伍。因此，一方面要招賢納士，積極引進(jìn)人才；另一方面，要對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行定期的針對性的培訓(xùn)，如加強計算機、信息網(wǎng)絡(luò)等知識和技術(shù)的培訓(xùn)。另外，各高?？筛鶕?jù)實際情況，制定相關(guān)政策和鼓勵措施，充分調(diào)動檔案管理人員的工作和學(xué)習(xí)的積極性，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力盡快適應(yīng)高校檔案信息化管理的需要。

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