淺談國外電子文件管理模式的優(yōu)勢

于麗

摘 要：電子文件管理模式為電子文件管理確定了基調(diào)及整體框架，它是電子文件管理國家戰(zhàn)略的核心組成部分。從某種意義上來說，對國外電子文件管理模式的認(rèn)識實(shí)際上就是對UBC模式和Pitt模式的把握。

關(guān)鍵詞：國外電子文件；管理模式

電子文件管理模式為電子文件管理確定了基調(diào)及整體框架，它是電子文件管理國家戰(zhàn)略的核心組成部分。從國際范圍來看，已經(jīng)出現(xiàn)了具有代表性、影響較大的電子文件管理研究項(xiàng)目，如加拿大英屬哥倫比亞大學(xué)主持的“保護(hù)電子文件的完整性”項(xiàng)目，以及以此為基礎(chǔ)開展的“永久保護(hù)真實(shí)的電子文件”國際項(xiàng)目；美國匹茲堡大學(xué)主持的“文件保管的功能需求”項(xiàng)目。而已為國際檔案界普遍認(rèn)可的電子文件管理兩大模式——哥倫比亞模式（下簡稱UBC模式）與匹茲堡模式（下簡稱Pitt模式）正是分別建立在上述研究基礎(chǔ)之上。因此，從某種意義上來說，對國外電子文件管理模式的認(rèn)識實(shí)際上就是對UBC模式和Pitt模式的把握。

1 對國外電子文件管理模式

對兩大模式的態(tài)度從最初“一種聲音”轉(zhuǎn)變?yōu)椤岸喾N聲音”的過程中，反思和批判的“不和諧”之音值得我們關(guān)注。維多利亞公共檔案館的《維多利亞電子文件管理戰(zhàn)略》指出，從檔案的角度看，Pitt模式和Duranti模式（即UBC模式）沒有什么差別；僅僅從實(shí)施的角度來看，Pitt模式更容易執(zhí)行。兩大模式的反對者指出，盡管兩大模式存在差異，但是兩者共性居于主導(dǎo)地位。在他們看來，UBC模式和Pitt模式如同“皇帝的新衣”，那種認(rèn)為“新衣”能夠提升檔案職業(yè)地位的想法僅僅是種幻覺，它只能使檔案群體在文化上、社會上變得更“貧瘠”，并且從智力支持上來說更“裸露”。

國外學(xué)者的反思之聲也促發(fā)了筆者對國外電子文件管理模式的思考，筆者認(rèn)為，真正理解兩大模式不僅需要把握它們的內(nèi)容，還需要在其他幾個方面深入研究。首先，需要嘗試對產(chǎn)生不同模式的國家的文件、檔案管理實(shí)踐作“局內(nèi)人”的審視，因?yàn)椤熬滞馊恕备舭队^火式的觀察，只能是對特定模式理解的“隔靴搔癢”。同樣是電子文件管理為什么在這里產(chǎn)生的是如此的模式，而不是反之？該國檔案傳統(tǒng)、文件管理實(shí)踐對電子文件管理模式產(chǎn)生了什么影響？ 其次，還需要對兩大模式提出者的思想作分析。理論的構(gòu)建和構(gòu)建者密切相關(guān)，就電子文件管理而言，尤其需要考察電子文件管理研究的領(lǐng)頭羊———露西安娜·杜蘭蒂和戴維·比爾曼的思想。其中兩者的教育、專業(yè)背景以及對檔案理論的不同認(rèn)識對電子文件管理模式的構(gòu)建產(chǎn)生了什么影響？這些影響是消極的，還是積極的？最后，評價電子文件管理模式優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)就是看兩大模式在實(shí)踐中的運(yùn)用情況，事實(shí)上國外已經(jīng)開展了許多電子文件實(shí)踐項(xiàng)目來檢驗(yàn)兩大模式，比如檢驗(yàn) Pitt模式業(yè)已實(shí)施的項(xiàng)目有印第安納大學(xué)電子文件管理項(xiàng)目、特拉華州檔案館和費(fèi)城文件管理項(xiàng)目。因此為了客觀評價電子文件管理模式，需要對上述項(xiàng)目執(zhí)行情況作全面考察。

2 對我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的啟示

1）對目前兩大電子文件模式不能盲目信仰，在學(xué)習(xí)和借鑒之前需要全面、深刻認(rèn)識兩大模式形成的特定文件檔案管理傳統(tǒng)、模式代表人物思想、模式實(shí)踐運(yùn)用的狀況。理論本身的有待完善性及中外實(shí)踐的不同，決定了我們對待國外電子文件模式應(yīng)該抱著“拿來主義”的科學(xué)精神?，F(xiàn)有的電子文件管理模式無論是其理論構(gòu)建還是實(shí)踐檢驗(yàn)，都證明了它們?nèi)匀淮嬖谥毕?。另一方面，與西方一些國家相比，我國有“重檔案管理、輕文件管理，重保管、輕利用”的檔案傳統(tǒng)，我國電子文件管理模式如何體現(xiàn)和適用于這種實(shí)踐？ 借助于制定我國電子文件管理國家戰(zhàn)略、構(gòu)建我國電子文件管理模式的契機(jī)，如何在一定程度上扭轉(zhuǎn)和改變原有實(shí)踐模式，體現(xiàn)電子文件管理模式作為一種新模式的合理張力？新模式如何在被動適應(yīng)與主動改變中取得平衡？

2）需要重新認(rèn)識電子文件管理模式與傳統(tǒng)檔案理論、檔案實(shí)踐的關(guān)系，及前者對后者的潛在影響。研究不僅要解決“燃眉之急”，更要“未雨綢繆”，短視、實(shí)用主義的研究往往會使我們 “只見樹木，不見森林”。具體就電子文件管理模式而言，關(guān)注模式是否能夠直接指導(dǎo)實(shí)踐固然重要，探究其背后隱含的東西以及在更廣闊背景下的含義同樣十分重要。例如，檔案管理中的鑒定，從傳統(tǒng)文件“至下而上”到電子文件的“至上而下”的鑒定方法，這種變化是否意味著對傳統(tǒng)檔案管理方法的否定？盡管說新模式顛覆傳統(tǒng)模式為時過早，有武斷之虞，但是這種管理方法上的轉(zhuǎn)變卻不可否認(rèn)，這種轉(zhuǎn)變對檔案管理意味著什么？新模式對檔案職業(yè)/檔案工作者的生存和發(fā)展產(chǎn)生了什么影響？對實(shí)際工作者和研究者提出了哪些新要求（如知識、技能結(jié)構(gòu)、團(tuán)隊(duì)構(gòu)建、合作者的選擇等）？這些要求和變化反過來又是如何影響和重塑檔案專業(yè)的呢？

3）電子文件管理模式的選擇可能并不是非“此”即“彼”，學(xué)習(xí)和借鑒外已有的電子文件管理理論的同時，應(yīng)基于“檔情”選擇和改造適合我們的模式。國外對電子文件管理模式認(rèn)識的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，也從一個側(cè)面說明了無論是UBC模式還是Pitt模式均存在著缺陷，兩者作為電子文件管理模式的合法性受到了質(zhì)疑。我國電子文件管理國家戰(zhàn)略之電子文件管理模式的選擇必然要將國外已有的理論研究成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)“為我所用”，但是并不是“全盤照抄”或者是簡單的“改頭換面”，而是基于正視我國“檔情”和對兩大模式“一分為二”態(tài)度之上的學(xué)習(xí)。事實(shí)上，國外電子文件管理模式選擇上也反映了基于“檔情”，澳大利亞更多是以Pitt模式為基礎(chǔ)，而美國更傾向于以UBC模式為基礎(chǔ)。

4）電子文件管理模式不是空洞的，它不僅僅是框架和理念層面的，需要全面反映在宏觀層面（目標(biāo)定位、總體規(guī)劃、框架）、中觀層面（管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）和微觀層面（功能需求、管理系統(tǒng)開發(fā)等），微觀層面尤其不能忽視。很多人認(rèn)為電子文件管理模式主要還是著眼于宏觀層面，因此微觀的電子文件管理相關(guān)問題與模式關(guān)聯(lián)不大，其實(shí)不然，好的模式必須能夠?yàn)榈讓釉O(shè)計(jì)和具體問題的實(shí)施指明方向和提供指導(dǎo)。因此，從這個意義上來說，電子文件管理模式又是具體的。比如目前現(xiàn)有的電子文件功能需求和軟件設(shè)計(jì)均突出體現(xiàn)了兩大模式對于文件作為“證據(jù)”及憑證價值的關(guān)注，而對文件/檔案文化、歷史、社會價值的考慮基本缺失，因而在設(shè)計(jì)中被忽略了。功能需求不能僅以反映和維護(hù)文件證據(jù)性為主要目標(biāo)，如何通過新模式強(qiáng)調(diào)文件的后者價值并在功能需求中加以體現(xiàn)，是值得我們思考的問題。