如何推行中學(xué)檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

摘 要：檔案管理是學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過對檔案的管理有助于提升校園管理效益，挖掘檔案資源，推動學(xué)校的發(fā)展。基于此，本文先是分析了中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，其次提出了推動規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的有效策略。通過展開規(guī)范化檔案管理工作，讓學(xué)校檔案得到更完整的保存，為學(xué)校管理提供檔案支持，為學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展建立基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：中學(xué)管理；檔案管理；規(guī)范性；標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理可以更完整的保護(hù)中學(xué)檔案資料，讓學(xué)校檔案可以發(fā)揮出更大的作用，提高檔案管理的規(guī)范性有助于提高管理工作效率，提高檔案完整性，提升學(xué)校的管理能力。因此，研究檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化具有重要的意義，在校園管理工作中展開規(guī)范化檔案管理，有利于簡化管理程序，提高學(xué)校管理能力有輔助作用。

1 中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

目前中學(xué)檔案管理并沒有規(guī)范的管理制度，本校檔案工作參考的《廣州市學(xué)校檔案工作規(guī)范》為內(nèi)部文件，國家缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度。領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，沒有建立規(guī)范管理制度的意識。由于缺少管理制度的規(guī)范，檔案管理工作缺少參照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，管理工作十分混亂。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在管理學(xué)校上，更加重視教學(xué)質(zhì)量，重點(diǎn)管理教育教學(xué)工作，沒有認(rèn)識到檔案的重要價(jià)值，讓檔案中有重要價(jià)值的信息資源被擱置浪費(fèi)。

另外，中學(xué)檔案管理使用工具落后，管理人員素質(zhì)水平有限。目前學(xué)校的管理人員并不是專業(yè)人員，雖然參加過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但對檔案管理的全面工作不太熟悉，只是當(dāng)做辦公室文職工作進(jìn)行管理[1]。工具和人才的缺乏導(dǎo)致檔案管理效率低下。如今很多先進(jìn)的檔案管理信息技術(shù)和信息系統(tǒng)被應(yīng)用在管理中，但是中學(xué)并沒有及時引進(jìn)，仍然使用紙質(zhì)檔案，以人工方式進(jìn)行管理。如果出現(xiàn)人工操作失誤，或者檔案丟失，會給學(xué)校帶來巨大損失。

2 推動標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的有效策略

2.1 注意對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視

學(xué)校檔案是教學(xué)科研工作中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖片、聲像材料，具有憑證作用和參考作用。推行檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案管理的重視和領(lǐng)導(dǎo)，讓檔案管理工作成為管理的重要內(nèi)容。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求管理工作，在宏觀層面對管理工作進(jìn)行引導(dǎo)，和教學(xué)工作結(jié)合起來，共同展開管理。在中學(xué)中，要招聘檔案管理專業(yè)人員帶領(lǐng)管理人員，保證檔案管理的專業(yè)性。學(xué)校加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，安排專業(yè)的檔案管理人員加入檔案管理工作，從而讓檔案管理進(jìn)入到規(guī)范工作的軌道中，讓檔案管理效率得到明顯提高。中學(xué)只有在大方向上加以領(lǐng)導(dǎo)，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對管理工作的重視程度，才能把控檔案管理工作的方向，讓檔案管理工作可以提高工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范性。

2.2 以培訓(xùn)提高檔案管理部門工作能力

中學(xué)檔案管理工作涉及到學(xué)校行政檔案、教學(xué)檔案、黨群檔案，以及相關(guān)基建檔案和聲像檔案等，管理內(nèi)容繁多，管理工作繁瑣，人工管理方式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前檔案管理的要求[2]。因此，中學(xué)需要積極提高管理部門能力，優(yōu)化檔案管理工作，提高管理人員的素質(zhì)水平。首先中學(xué)需要引進(jìn)信息化工具，將檔案積極轉(zhuǎn)化為電子檔案，使用計(jì)算機(jī)工具進(jìn)行編目歸檔。中學(xué)可以引進(jìn)先進(jìn)信息管理系統(tǒng)，利用規(guī)范化的管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化管理。其次中學(xué)要注意對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)水平是推動規(guī)范化檔案管理的關(guān)鍵，安排管理人員進(jìn)行專業(yè)檔案管理培訓(xùn)，保證管理人員可以掌握必要的專業(yè)知識。

例如：中學(xué)借鑒國內(nèi)大企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)信息管理系統(tǒng)，使用信息管理工具進(jìn)行檔案的管理。將重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，在系統(tǒng)中保存起來，在后期學(xué)校直接生成電子檔案。在信息系統(tǒng)中，學(xué)校要將電子檔案進(jìn)行備份處理，避免檔案丟失，同時利用訪問權(quán)限保證檔案私密性。學(xué)校要定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，針對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)， 保證管理人員對于管理規(guī)范十分熟悉，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)范。為了規(guī)范管理工作，中學(xué)可以對管理人員展開考評制度，根據(jù)規(guī)范制度的落實(shí)情況、檔案工作的開展情況以及管理效果，對管理人員進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)結(jié)果將納入管理人員的績效考核中，從而維護(hù)檔案管理的規(guī)范性效果。

2.3 建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的中學(xué)檔案管理制度

一個規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度可以讓檔案管理工作具備一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，減少使用檔案過程中出現(xiàn)的使用權(quán)限、借用手續(xù)、使用方式以及使用要求上存在的矛盾。在中學(xué)檔案管理制度中，包括保密原則、借用程序、崗位責(zé)任以及歸檔取用操作等內(nèi)容，制定規(guī)范管理制度之后，需要要求管理人員按照規(guī)范制度執(zhí)行，保證檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化水準(zhǔn)。例如：要求學(xué)校在立卷歸檔時，要保證檔案內(nèi)容可以完整的記錄校園的實(shí)際情況，可以反映出學(xué)校真實(shí)的教學(xué)情況、科研情況以及管理工作，準(zhǔn)備完整的手續(xù)，保證文件材料可以得到長期保存。在建檔完成后，要根據(jù)檔案對于學(xué)校的價(jià)值，確定檔案材料的保密級別，制定文件保存期限。檔案內(nèi)文件的排列順序需要按照標(biāo)準(zhǔn)，文字材料在最前面，圖樣在文字之后，正文在文稿之前，將文件順序目錄和頁碼張貼在右上角。學(xué)校檔案文件中，文件排版格式、標(biāo)題格式、批注、簽名、報(bào)表等格式都需要使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，從而進(jìn)行規(guī)范化管理。

2.4 積極支持檔案管理開發(fā)和科研工作

中學(xué)檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展過程的記錄，教師的教學(xué)和科研活動形成的寶貴資料，中學(xué)檔案直接反映著校園的特色和面貌。通過檔案可以了解一個學(xué)校的行政管理標(biāo)準(zhǔn)、校園歷史和發(fā)展規(guī)劃，檔案作為一個學(xué)校校園文化的積淀，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。中學(xué)想要推動規(guī)范化檔案管理，需要大力支持檔案開發(fā)和科研工作，讓標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理獲得發(fā)展的動力。通過對學(xué)校檔案的開發(fā)利用，推動校園文化的建設(shè)，創(chuàng)建健康積極的校園環(huán)境。對檔案展開科研工作，將學(xué)校檔案中重要的信息作為科研資源，推動學(xué)?？蒲谢顒拥恼归_。例如：中學(xué)可以舉辦科研競賽，鼓勵教師使用檔案資料展開研究，針對學(xué)校管理和發(fā)展提出研究結(jié)論，從而為學(xué)校的發(fā)展提出建議。這樣可以讓檔案資料發(fā)揮出更大的價(jià)值，體現(xiàn)出規(guī)范化管理的效果，讓校園檔案管理工作可以形成良性循環(huán)。

3 結(jié)論

綜上所述，本文基于中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，提出了推動檔案管理工作提高規(guī)范性的有效對策。首先中學(xué)要注意對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，主動投入更多的精力在檔案管理工作中；其次要以培訓(xùn)提高檔案管理部門工作能力，對管理人員展開培訓(xùn)，引進(jìn)更先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)；再者要建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的中學(xué)檔案管理制度，以制度約束管理工作，提高管理工作規(guī)范性；最后要積極支持檔案管理開發(fā)和科研工作，讓學(xué)校檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]程蕾.試析中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：122.

[2]陳雁如.新形勢下中學(xué)檔案管理的主要問題與優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：119.

作者簡介

張倩（1985-），女，漢，湖北省漢川人，本科，二級教師。