電子檔案數(shù)據(jù)丟失的原因及處理措施

鐘柳

摘 要：當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)都離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)，人們利用互聯(lián)網(wǎng)儲(chǔ)存電子信息，并形成電子檔案加以儲(chǔ)存。然而計(jì)算機(jī)與各企業(yè)的融合時(shí)間并不長(zhǎng)，很多企業(yè)無(wú)法合理的儲(chǔ)存和管理電子檔案，造成了很多電子檔案數(shù)據(jù)丟失。究其原因，無(wú)外乎是檔案的完整度低、對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的保密度不足以及管理軟件缺乏統(tǒng)一性這三點(diǎn)。現(xiàn)本文通過(guò)闡述電子檔案數(shù)據(jù)丟失的原因，找尋解決策略，以促進(jìn)檔案信息化建設(shè)全面的、科學(xué)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案數(shù)據(jù)；丟失原因；恢復(fù)方法

信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使人類(lèi)生活發(fā)生了翻天覆地的變化。電子存儲(chǔ)方便快捷的用時(shí)，又節(jié)約人力物力財(cái)力，深受各界人士喜愛(ài)。隨著計(jì)算機(jī)進(jìn)一步發(fā)展，它與各項(xiàng)工作的結(jié)合更加緊密，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料被電子數(shù)據(jù)全方位代替。由此，產(chǎn)生的新的門(mén)類(lèi)，即電子文件和電子文件的管理。盡管電子數(shù)據(jù)可以給人類(lèi)的工作生活帶來(lái)極大的便利，但是電子檔案信息的缺點(diǎn)，仍然不可忽視。

1 造成電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的主要原因

1.1 檔案的完整性不高

自人類(lèi)進(jìn)入信息化時(shí)代，大部分企業(yè)將工作的重點(diǎn)設(shè)定為建立健全文件信息處理體系。工作之初，企業(yè)將過(guò)去紙質(zhì)的原始文檔信息直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。但由于原始文檔儲(chǔ)存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，信息更新慢，部分信息已經(jīng)失真，這就導(dǎo)致錄入的原始信息并不完整，甚至存在大量錯(cuò)誤。加之，我國(guó)數(shù)字化程度并未達(dá)到頂峰，一些企業(yè)沒(méi)有完整的信息錄入流程，致使資料信息缺東少西。一旦出現(xiàn)緊急情況需要精確查找文件，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)顯示文件缺失。加之，電子信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)彼此傳遞，個(gè)人對(duì)于信息的價(jià)值衡量標(biāo)準(zhǔn)不同，就會(huì)主觀的修改個(gè)人認(rèn)為無(wú)用的信息。再者，很多信息管理者不會(huì)主動(dòng)調(diào)查信息的真?zhèn)味?，也不在乎信息的更新，使得很多電子檔案存在錯(cuò)誤信息，并且長(zhǎng)久的等不到改變。以上種種行為都致使電子檔案在完整度方面存在問(wèn)題，這也就造成了電子檔案有很多隱藏的危險(xiǎn)。

1.2 檔案內(nèi)容的保密性不高

由于數(shù)字化是開(kāi)放的、互聯(lián)的，如果很多電子資料不刻意的加以保護(hù)，就會(huì)很容易在網(wǎng)上曝光。加上我國(guó)目前電子檔案數(shù)據(jù)相關(guān)法案和規(guī)章制度并不健全，就會(huì)讓不法分子有可乘之機(jī)。檔案內(nèi)容的保密度是影響企業(yè)生存與否的關(guān)鍵， 電子信息由于流水化工作，在不經(jīng)意間就會(huì)泄露或者丟失信息。一般來(lái)說(shuō)，泄漏和損失信息的原因可以歸結(jié)為無(wú)意識(shí)泄露和有意識(shí)泄露。所謂無(wú)意識(shí)泄露，是指在存儲(chǔ)和刪除文件時(shí)，文件被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)周?chē)钠渌到y(tǒng)察覺(jué)到，系統(tǒng)自動(dòng)接受儲(chǔ)存。所謂有意識(shí)泄露則剛好相反，部分工作人員在沒(méi)有監(jiān)督和管理的情況下，因經(jīng)濟(jì)因素或者其他利益驅(qū)使，內(nèi)心定力不強(qiáng)，將機(jī)密信息向熟人、朋友、顧客等泄露。此外，還有其他情況，例如不法分子通過(guò)高科技、遠(yuǎn)程監(jiān)控屏幕等手段竊取信息?？傊?，這些情況通常是由于缺乏保密性或管理者的責(zé)任造成的。

1.3 管理軟件缺乏統(tǒng)一性

由于電子文件和電子文件的非物質(zhì)性和不穩(wěn)定性，檔案工作者很難將注意力從自身轉(zhuǎn)移到電子文件和電子文件。因此，電子文件的原創(chuàng)性、完整性和真實(shí)性難以保證。但通過(guò)實(shí)地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)許多組織仍在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行信息儲(chǔ)存，錄入信息流程不分前后，內(nèi)容隨機(jī)而定，這使得信息在最初階段就存在缺失的危險(xiǎn)。一些企業(yè)雖然進(jìn)行了電子信息錄入，但是后期管理不當(dāng)，信息不匯總、個(gè)人隨意管理。信息錄取不具備針對(duì)性，電子信息又采取分散管理的方式，這必然是造成電子檔案信息丟失。個(gè)人的計(jì)算機(jī)所具備的風(fēng)險(xiǎn)度不同，一旦風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨，根本無(wú)法控制局勢(shì)蔓延。當(dāng)然，我國(guó)電子檔案管理也一直都存在著缺乏制度保障的問(wèn)題。一方面，電子檔案的安全管理在實(shí)施過(guò)程中缺乏系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)的保障。在實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有具體統(tǒng)一的操作程序可以實(shí)施。操作過(guò)程具有很強(qiáng)的隨意性。這就使得再風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率大大增加。另一方面，國(guó)家對(duì)電子檔案的管理缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)管理。在早期電子信息技術(shù)傳播進(jìn)入我國(guó)時(shí)，并沒(méi)有相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)約定束縛網(wǎng)絡(luò)黑客，相關(guān)的管理措施也是空白的。在近10年，我國(guó)信息化程度越來(lái)越高，出現(xiàn)了相關(guān)的規(guī)定，但也只是留于表面，雖然有所進(jìn)步，但仍然沒(méi)有達(dá)到讓不法分子望而卻步的境界。因此，無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部需要集中管理電子檔案，專(zhuān)業(yè)人士專(zhuān)人負(fù)責(zé)。國(guó)家也要應(yīng)制定統(tǒng)一的，高層次的管理規(guī)定，從內(nèi)到外，規(guī)范整個(gè)行業(yè)。

2 新時(shí)期加強(qiáng)電子檔案管理的措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)

各級(jí)檔案管理部門(mén)必須培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才。以此同時(shí)，在對(duì)全體員工進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)時(shí)，還要有選擇的提拔培養(yǎng)高層次人才。在招聘時(shí)，應(yīng)盡可能地選擇計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用的高精尖人才，盡量讓其在進(jìn)入職場(chǎng)之前，就具備電子信息處理、軟件開(kāi)發(fā)等能力。入職后，讓此類(lèi)人才掌握檔案科學(xué)的基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還必須掌握建立現(xiàn)代化的系統(tǒng)的能力。并且，努力讓專(zhuān)業(yè)人士培訓(xùn)非專(zhuān)業(yè)人士，傳授相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高企業(yè)總體的信息處理能力。良好的工作環(huán)境加之以專(zhuān)業(yè)人才操作，必然使得電子檔案信息化建設(shè)工作事半功倍，并且使信息丟失等隱患從根本消除。

2.2 完善電子檔案的管理措施

在電子文件的形成、處理、存檔過(guò)程中，信息自然會(huì)發(fā)生變化。即使有完善的信息安全技術(shù)，也必須有相應(yīng)的管理措施，也難以阻止信息失真、信息丟失等隱患。電子文件和電子檔案信息保護(hù)的管理措施必須涵蓋整個(gè)過(guò)程，從最初的電子文檔的形成、累積，再到電子文檔識(shí)別、存檔，整個(gè)過(guò)程，必須有一套完整的管理體系和應(yīng)對(duì)特殊情況的管理措施。在電子文檔管理的全過(guò)程中，信息安全管理措施可以包括以下幾個(gè)方面。首先，要建立和完善相關(guān)的法律制度。例如，黑客盜取密碼、制造病毒軟件、惡意攻擊他人計(jì)算機(jī)等行為進(jìn)行法律層面的制裁；對(duì)情節(jié)較輕的行為，處以道德教育和警告。通過(guò)制定法律法規(guī)，讓人們知道計(jì)算機(jī)犯罪的嚴(yán)重性，有效的防止計(jì)算機(jī)犯罪。其次，要建立安全管理體系。由于電子文件由人工制作，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚砭凑杖藗兊囊庠高M(jìn)行，主觀性過(guò)于強(qiáng)。因此，必須建立客觀的安全管理系統(tǒng)來(lái)規(guī)避漏洞。安全管理體系實(shí)施過(guò)程中，要求每一個(gè)環(huán)節(jié)的參與人員，必須本人簽字、錄音，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行登記說(shuō)明。建立此系統(tǒng)，可以在電子信息出現(xiàn)丟失、錯(cuò)誤時(shí)，直接找到此信息的處理人員，無(wú)關(guān)人員不能承擔(dān)他人的責(zé)任。這樣大大的提高了電子信息儲(chǔ)存的安全性。

2.3 保證電子檔案的完整性

電子文檔的大量累積，使得建立一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)碾娮游募芾礓浫　?chǔ)存的工作模式迫在眉睫。電子檔案錄入時(shí)，工作人員應(yīng)有一套完整的信息收集流程。在錄入信息后，應(yīng)有依據(jù)的將各個(gè)信息進(jìn)行分類(lèi)，再將電子信息進(jìn)行存檔，形成電子檔案，最終進(jìn)行信息加密和信息備份。這就使得電子檔案從一開(kāi)始就能科學(xué)、有序的被錄入，在后期有可以規(guī)范地進(jìn)行管理。但是，電子文檔和電子文件具有在線傳輸?shù)奶攸c(diǎn)，就是使得信息可以在全網(wǎng)范圍內(nèi)共享，且極容易被增加或減少。一旦某一部分信息被修改，就可能導(dǎo)致企業(yè)整體電子信息出現(xiàn)問(wèn)題，甚至出現(xiàn)運(yùn)行危機(jī)。因此，要嚴(yán)格管理接觸電子信息的人員，定期輪換，避免電子文件和電子文件的信息收集在其過(guò)程中不被偽造，丟失和被盜，保證信息的完整度和安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

電子檔案的安全性直接影響單位或組織的利益和安全，甚至影響一個(gè)國(guó)家的文明的繼承與發(fā)展。雖然國(guó)內(nèi)檔案界采用的電子文件安全保護(hù)措施尚有缺陷，但是只要找到問(wèn)題并合理的解決問(wèn)題，必然會(huì)讓電子信息技術(shù)蓬勃發(fā)展。以現(xiàn)在的國(guó)內(nèi)趨勢(shì)看，此項(xiàng)工作任重而道遠(yuǎn)，這就需要廣大檔案管理工作者和信息處理人員一起探索，共同努力，爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)讓中國(guó)電子檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)更上一層樓。

參考文獻(xiàn)

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