保障檔案管理保密性措施探討

摘 要：檔案是一個(gè)公司、部門用來(lái)保管個(gè)人或者公司機(jī)密的重要文件，也是公司發(fā)展奠基的關(guān)鍵之所在，因此對(duì)于檔案的管理不僅要進(jìn)行實(shí)時(shí)修改還需要有指定的具有嚴(yán)格管理的保管部門。對(duì)用戶的檔案進(jìn)行嚴(yán)密的封鎖，并且保證檔案的完整性。本文就依據(jù)怎樣對(duì)檔案進(jìn)行保密性的管理方法做出相應(yīng)的簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密；措施

1 檔案管理工作

1.1 檔案保密管理

對(duì)檔案進(jìn)行保密管理主要是為了防止公司機(jī)密被竊取，對(duì)相對(duì)機(jī)密的文件進(jìn)行保密性管理，因此我國(guó)就強(qiáng)調(diào)設(shè)立對(duì)應(yīng)的保管機(jī)構(gòu)，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行保管，同時(shí)，保管機(jī)構(gòu)也需要擔(dān)負(fù)一定的法律責(zé)任。檔案管理部門需要遵從《檔案管理建設(shè)規(guī)范》進(jìn)行正常的管理工作，管理部門要謹(jǐn)記將辦公的地方與管理的地方相互分隔開(kāi)，在保管檔案的地方需要設(shè)置專人把守，一律禁止閑雜人等。相關(guān)的工作人員也要遵從職業(yè)道德，禁止將自己的私心用在工作方面，不能因?yàn)橐患核接茐牧苏麄€(gè)企業(yè)的形象，而要盡職盡責(zé)，恪盡職守，逐漸培養(yǎng)自己的能力，在不斷實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值。此外，相關(guān)的保密人員需要充分發(fā)揮自己的職能，遵從管理標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的保密工作。就近些年來(lái)看，國(guó)家、以及相關(guān)的管理部門對(duì)于檔案的管理規(guī)模逐漸擴(kuò)大，對(duì)其管理制度更加細(xì)化，對(duì)管理的設(shè)備配備的更加高檔，讓檔案管理更加完善。

1.2 關(guān)聯(lián)檔案安全

每一個(gè)部門都具有自己的機(jī)密工作、機(jī)密文件、機(jī)密處理方式。比如，當(dāng)一個(gè)機(jī)密企業(yè)進(jìn)行私密生產(chǎn)的時(shí)候就會(huì)涉及相關(guān)的私密檔案，這時(shí)就需要有相應(yīng)安全系數(shù)較高的管理部門進(jìn)行妥善處理。而對(duì)于國(guó)家級(jí)別的行政機(jī)關(guān)，所做出的一些機(jī)密任務(wù)不僅相當(dāng)于企業(yè)部門的發(fā)展，還涉及到行政機(jī)關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有的歸屬，以及核心技術(shù)的全面研發(fā)問(wèn)題，并且對(duì)我國(guó)未來(lái)的發(fā)展更是起到一定的影響力作用。檔案的安全也對(duì)管理部門的形象具有一定的影響。而相對(duì)于一些私有企業(yè)管理部門，我國(guó)的行政機(jī)關(guān)的機(jī)密更具有機(jī)密性。因此，能夠使相關(guān)的管理部門能夠更快更穩(wěn)定的發(fā)展，在平常的管理工作中就需要做到一絲不茍，并且在科學(xué)、嚴(yán)肅的辦事態(tài)度下保護(hù)檔案的安全，以防止相應(yīng)的信息有所損失。

1.3 檔案管理期限

為方便管理部門的統(tǒng)一化管理，在接受管理檔案的時(shí)候就需要雙方進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)議簽署工作，在管理部門擔(dān)保的期限內(nèi)賦有一定的法律責(zé)任，但是超過(guò)管理的期限，管理部門可以將文案都交給被保管人，同時(shí)，被保管人可以選擇延長(zhǎng)期限或者自己處理文案，但在這以后所簽訂的協(xié)議都將無(wú)效。倘若在保管期限內(nèi)相關(guān)的管理部門對(duì)檔案有泄密情況就必須履行相對(duì)應(yīng)的法律責(zé)任，更加嚴(yán)重的是檔案要實(shí)時(shí)有效的才可以，并且在交于管理部門后需要將相關(guān)文件進(jìn)行密封，當(dāng)文件泄密時(shí)被穩(wěn)妥的管理部門需要對(duì)被保管人需要負(fù)一定的法律責(zé)任，對(duì)于財(cái)產(chǎn)損失就需要管理部門來(lái)全部賠償，在第一時(shí)間需要向法律部門求助，針對(duì)相應(yīng)的條規(guī)對(duì)其判處相對(duì)應(yīng)的裁決。

1.4 檔案狀態(tài)的改變

對(duì)于檔案管理辦法中，相應(yīng)管理部門的管理政策并不是一成不變的，隨著時(shí)間的變遷，相應(yīng)的管理部門的管理制度都根據(jù)時(shí)代的變化而改變，在近幾年中管理部門的制度已經(jīng)全面改革。從整體的改變上來(lái)看，可以看作提高管理、降低指標(biāo)、解除機(jī)密。在這當(dāng)中，提高管理是極為罕見(jiàn)的一種管理辦法，而解除機(jī)密則是比較大范圍的存在的。這其中的主要原因就是管理的制度需要根據(jù)相應(yīng)的檔案機(jī)密重要性來(lái)決定，檔案保密期限的改變，來(lái)幫助工作人員區(qū)分檔案的主次關(guān)系。根據(jù)相應(yīng)檔案的內(nèi)容來(lái)具體判斷機(jī)密級(jí)別，對(duì)相應(yīng)的文案采取相對(duì)應(yīng)的保護(hù)措施，以免在保密級(jí)別上出差錯(cuò)。

2 對(duì)檔案采取監(jiān)督措施

在管理部門的謹(jǐn)慎監(jiān)督下，相關(guān)的工作人員需要采取保密措施，當(dāng)管理部門對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)時(shí)，必須要提交相應(yīng)的證明材料，標(biāo)注相對(duì)應(yīng)的時(shí)間讓工作人員進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄所處理的方式。在提交人員得到批準(zhǔn)后就可以對(duì)相關(guān)文案進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，?dāng)對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)結(jié)束后相關(guān)的監(jiān)督人員就需要立即對(duì)對(duì)應(yīng)的檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有遺漏。倘若出現(xiàn)任何問(wèn)題監(jiān)督人員都要立即向上級(jí)匯報(bào)，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰，情況嚴(yán)重的要對(duì)其處以嚴(yán)重警告并依法處理，通過(guò)該事件來(lái)驚醒大家遵守法律，嚴(yán)格執(zhí)行任務(wù)的意識(shí)。

作為管理部門的內(nèi)部人員都需要嚴(yán)格要求自己的行為舉止，每個(gè)工作人員都要盡自己最大的能力去凈化工作環(huán)境，改變以前的思想方式，要對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以免出現(xiàn)檔案內(nèi)容過(guò)于陳舊而失去使用價(jià)值，如此便更廢紙沒(méi)有任何區(qū)別，這樣就需要部門進(jìn)行干預(yù)，對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行分配以免對(duì)檔案進(jìn)行無(wú)用的保存。檔案管理中要適當(dāng)暗示工作人員哪些檔案的機(jī)密性較高，總之，檔案管理部門一定要加強(qiáng)環(huán)境的處理，做好相應(yīng)的保障工作，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。

在檔案開(kāi)始對(duì)外宣傳的時(shí)候我們就要干好檔案的檢查工作，審查工作是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，具體的做法是對(duì)檔案實(shí)行正確的開(kāi)展地區(qū)和控制狀況。剛剛開(kāi)始審核的時(shí)候，必須要按照標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)正處在敞開(kāi)規(guī)模之中檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的檢查，剛開(kāi)始進(jìn)行檢查后確立檔案的敞開(kāi)的掌握位居第二，計(jì)劃?rùn)n案管轄的準(zhǔn)確性和具有較高的思想品德的高級(jí)員工來(lái)進(jìn)行在審查的中途中沒(méi)有完成將一些文檔實(shí)行重點(diǎn)檢查的檔案完成最后的決定。

3 對(duì)檔案進(jìn)行解密

對(duì)檔案管理時(shí)直接對(duì)其進(jìn)行等級(jí)分類，幫助管理人員對(duì)檔案進(jìn)行篩選，盡可能最大程度的讓檔案的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行挑選，根據(jù)所簽訂的保密期限來(lái)體現(xiàn)一部分價(jià)值，但是有些檔案是不能依據(jù)期限來(lái)判斷其價(jià)值的。在保密期限內(nèi)如果說(shuō)只要超過(guò)保密的期限就失去了檔案原本的價(jià)值，那只能說(shuō)是檔案還是具有時(shí)效性的，針對(duì)不同的檔案進(jìn)行干預(yù)管理。按照檔案的價(jià)值對(duì)其實(shí)施管理，并且在管理的范圍內(nèi)采取一定的管理模式，并在工作的開(kāi)端做好完備的預(yù)備工作。

相關(guān)的工作人員要對(duì)自己管理的檔案履行相對(duì)應(yīng)的法律責(zé)任，檔案在有效期內(nèi)但是具有機(jī)密性的，培養(yǎng)員工一種熱愛(ài)工作，敢于承擔(dān)的精神，同時(shí)，還要培養(yǎng)員工誠(chéng)實(shí)守信的工作作風(fēng)，保證客戶對(duì)自己的工作放心，讓自己的工作能夠得到充分的認(rèn)可，也是一件令人無(wú)比高興的事情?？蛻魧?duì)自己所需要保密的機(jī)密文件可以放心的交給一個(gè)誠(chéng)實(shí)守信的工作人員，這也就進(jìn)一步體現(xiàn)了公司對(duì)員工的嚴(yán)格要求，在平常都嚴(yán)加訓(xùn)練，才能在每件事情上都能夠做到極致，才能在公司里表現(xiàn)的更加優(yōu)秀，公司才能在今后的發(fā)展中得到快速的發(fā)展。但是，工作人員不能借助他人的信任就可以肆意妄為，在客戶不知情的情況下由于利益，或者是被別人收買而幫助其他人來(lái)獲取其他人的機(jī)密，相信員工是具有自我保護(hù)意識(shí)的。公司也要及時(shí)培養(yǎng)員工素養(yǎng)

4 結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)上文的敘述，檔案的保密工作不但能讓相對(duì)應(yīng)的管理部門得到更加穩(wěn)定的發(fā)展，在保密相關(guān)檔案的同時(shí)要保證相關(guān)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，以及重要技術(shù)的培養(yǎng)。對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管提高檔案的安全系數(shù)。相互穩(wěn)定各自的利益，在維持基礎(chǔ)個(gè)人利益的同時(shí)也要結(jié)合我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)程進(jìn)行相關(guān)的監(jiān)督和處理，個(gè)人利益體現(xiàn)了整體的利益，通過(guò)共同的努力來(lái)體現(xiàn)彼此的有點(diǎn)所在。

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作者簡(jiǎn)介

耿昊（1980-），男，漢，河北省石家莊人，專科，助理館員，研究方向：檔案管理。