關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

梁桂芳

摘 要：隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)逐漸滲透到社會生活的方方面面，作為各項工作記錄的檔案信息，自然也開始建設(shè)起信息化的檔案管理模式。目前信息化的檔案建設(shè)管理主要有信息化建設(shè)與管理兩方面內(nèi)容，共同構(gòu)成檔案信息化管理的方式。但是我國對于檔案信息化管理的發(fā)展的各項內(nèi)容還存在一定的缺陷，相關(guān)制度、設(shè)備、人員都存在一定的差距，因此本文就以檔案信息化建設(shè)與管理進行深入分析，通過對檔案信息化的概念、特點、步驟的闡述，為信息化檔案管理的發(fā)展提出有效的措施，旨在為我國的檔案信息化管理與建設(shè)起到一定的指導(dǎo)與促進。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；措施

1 檔案信息化建設(shè)的概念和基本理論

檔案信息化的建設(shè)管理指利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，采用網(wǎng)絡(luò)信息收集整理、共享開發(fā)的應(yīng)用對檔案管理中的各項信息進行高效率的保存，同時為使用者提供高效率的檔案使用方式。信息化的檔案管理模式是科技發(fā)展的必然趨勢。主要將傳統(tǒng)的實體檔案管理轉(zhuǎn)化為信息化的數(shù)字管理方式，改變了傳統(tǒng)檔案保存中的效率低、花費大、易損壞的特點。在實體檔案的基礎(chǔ)上開發(fā)出的更為高效、節(jié)約、適用性強的檔案管理模式。

檔案信息化的建立與管理主要體現(xiàn)在檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、共享化的一體化管理。主要通過數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的管理技術(shù)，然后通過計算機應(yīng)用端的進行查詢使用，實現(xiàn)了對檔案信息的高效率收集保存，滿足信息時代對檔案信息管理使用的數(shù)字化的科技理念。

2 檔案信息化建設(shè)的特征

信息化的檔案建設(shè)屬于信息技術(shù)條件下的必然趨勢，一是對傳統(tǒng)檔案管理模式的改進，使其滿足信息化社會的需要。二是使檔案管理的內(nèi)容向著更加多元化的方向發(fā)展，拓展檔案管理的服務(wù)內(nèi)容與發(fā)展空間。并且對檔案信息的公布、檢索、開發(fā)進行優(yōu)化，滿足檔案管理的目的以服務(wù)為中心進行展開。另外，檔案信息化建設(shè)也是對社會信息使用平臺的改進，計算機和智能手機的使用已經(jīng)得到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，人們對信息的使用方式已經(jīng)過渡到了數(shù)字信息時代。信息化檔案的建設(shè)也是人們對信息使用特征的體現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時代的到來，信息管理技術(shù)已經(jīng)開始走向云計算與大數(shù)據(jù)的應(yīng)用發(fā)展，檔案信息作為信息管理的重要內(nèi)容，伴隨多媒體與數(shù)據(jù)庫的廣泛應(yīng)用，數(shù)字信息化的檔案管理已經(jīng)成為時代變革要求。所以信息檔案的建設(shè)與管理是未來檔案發(fā)展的必然趨勢。

3 檔案信息化建設(shè)存在的問題

3.1 數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

傳統(tǒng)的檔案管理采用的實體檔案內(nèi)容，往往會忽略檔案內(nèi)容的構(gòu)成方式，雖然可以進行直接接受管理但不利于檔案信息的共享使用。信息化建設(shè)對檔案信息的內(nèi)容需要進行分類歸納，由于各個部門的檔案信息的內(nèi)容格式不同，一些特殊文件屬性和格式增加了信息化建設(shè)的難度，一方面是對檔案信息的電子化接受管理，另一方面要求檔案信息的完整有效，這兩個內(nèi)容的矛盾增加了信息化管理技術(shù)復(fù)雜性，從而不能有效進行檔案信息化建設(shè)管理。

3.2 高度的分散性

很多檔案信息需要進行多次使用更新，一個信息內(nèi)容會以不同形式多次出現(xiàn)，不同部門、不同項目都會不斷進行檔案信息的使用發(fā)布，比如企業(yè)的財務(wù)管理信息，稅務(wù)部門有包含稅金的財務(wù)報表，經(jīng)營部門有銷售額的財務(wù)報表，所以在檔案管理過程中很多互有聯(lián)系而相互分散的檔案信息的處理，容易增加信息篩選難度或者造成信息遺漏，信息化管理的一體化不夠緊密。

3.3 管理滯后

檔案管理的信息化建設(shè)是以先進的檔案管理科技為基礎(chǔ)，借助于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和共享網(wǎng)絡(luò)平臺的聯(lián)系，使得檔案信息使用者可以迅速進行查詢使用。但是對于檔案信息化建設(shè)管理的發(fā)展技術(shù)知識外部因素，主要作用的還是檔案信息化管理體制的完善，在進行檔案信息化管理設(shè)施的建設(shè)后，很多檔案管理人員缺乏良好的責(zé)任心，很多檔案資料不能及時更新存檔，影響人們對檔案信息的使用，干擾社會發(fā)展和企業(yè)的經(jīng)營效率。

4 檔案信息化建設(shè)的步驟

4.1 創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

對于檔案信息化的推進，首先就需要有良好的檔案信息化系統(tǒng)，根據(jù)自身的檔案內(nèi)容管理要求，在企業(yè)內(nèi)部建立一個檔案信息收集、處理、共享、開發(fā)的公共服務(wù)平臺，然后在各個部門建設(shè)中相應(yīng)的信息共享端口，方便相關(guān)人員及時進行檔案信息的上傳和使用。如果有條件的話可以與外界網(wǎng)絡(luò)進行互聯(lián)，突破窗口服務(wù)的局限性，人們可以隨時隨地進行檔案信息的查詢使用。同時建設(shè)相應(yīng)的安全管理系統(tǒng)，保證檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。另外，與信息化檔案管理系統(tǒng)相對應(yīng)的還包括人員使用的權(quán)限設(shè)置，很多檔案信息都設(shè)計到企業(yè)發(fā)展的效益，對不同管理人員和員工設(shè)置信息使用權(quán)限，建立起一個全面的檔案信息化管理系統(tǒng)。

4.2 采用電子文件形成部門、檔案部門與計算機信息管理部門三點結(jié)合方式

信息化的檔案管理建設(shè)需要借助檔案信息的產(chǎn)生部門、檔案管理部門和計算機信息管理部門的結(jié)合，部門作為檔案信息的產(chǎn)生者和使用者，對其產(chǎn)生和使用的檔案信息要有一定的責(zé)任和要求，使檔案信息有利于檔案管理的展開。檔案管理部門作為檔案信息管理的主體，通過相關(guān)的檔案信息管理的要求規(guī)范，對部門產(chǎn)生的信息進行分析整理歸納，保證檔案信息管理的效率與價值。計算機管理部門作為檔案信息建設(shè)的技術(shù)基礎(chǔ)，是企業(yè)實行檔案信息化建設(shè)管理的關(guān)鍵。使用相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息的管理與傳遞進行處理，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的動力。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需要三者的相互協(xié)調(diào)和共同發(fā)展。使得企業(yè)內(nèi)部的檔案管理成為一個有價值的整體。

5 檔案管理信息化建設(shè)的策略

5.1 提高電子文件歸檔管理的信息化水平

根據(jù)自身檔案管理的發(fā)展，采用與之相適應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的檔案信息類型和使用方式，采用合適的方式進行檔案信息實體內(nèi)容向數(shù)字內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。同時制定相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)管理制度，提升檔案信息化管理的人員積極性。從信息化檔案管理和服務(wù)的兩方面內(nèi)容提升檔案信息管理質(zhì)量，提升信息化檔案建設(shè)、管理、應(yīng)用的效率。

5.2 提高檔案工作人員從業(yè)素質(zhì)

信息化的檔案建設(shè)管理一方面是管理系統(tǒng)的應(yīng)用推進，另一方面需要有相應(yīng)的計算機技術(shù)和素養(yǎng)的管理人員，進行信息化系統(tǒng)的維護改進，一是進行信息化的檔案管理工作人員需要有相應(yīng)的計算機技術(shù)的操作技能，很多管理系統(tǒng)都會設(shè)計到計算機網(wǎng)路、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息組織的相關(guān)技術(shù)，相關(guān)的信息管理人員也需要具有一定的管理技能。二是對工作人員的綜合素質(zhì)進行提升，信息化技術(shù)的應(yīng)用雖然減輕了檔案管理的工作負(fù)擔(dān)，但需要工作人員有良好的責(zé)任心，對各項檔案信息可以及時錄入整理，提升檔案部門的窗口服務(wù)質(zhì)量，使得檔案信息化建設(shè)最終更好的為人民服務(wù)。

6 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化的建設(shè)是信息時代發(fā)展的必然趨勢，通過采用信息化的檔案管理方式，使得我國的檔案管理工作的效率、質(zhì)量、安全得到進一步提升。越來越多的企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展都需要借助信息化的管理方式進行促進，信息化檔案管理的建設(shè)與發(fā)展為我國經(jīng)濟的發(fā)展提供了良好的信息服務(wù)支撐。

參考文獻

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