優(yōu)化人事檔案管理措施提升人事工作服務(wù)水平

孫杏林

摘 要：當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案是人事管理中一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作，檔案是一個(gè)人身份、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲等方面的綜合資料，在人力資源管理中與相應(yīng)的薪酬福利、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等密不可分，既是人生軌跡的體現(xiàn)也具有法律效力。過去各單位在管理人事檔案時(shí)，需要在檔案的統(tǒng)計(jì)、歸納、保存和交接等各方面工作上消耗大量精力及時(shí)間，而且由于檔案數(shù)量龐雜，經(jīng)常會(huì)在管理中出現(xiàn)檔案遺失和損壞現(xiàn)象。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，利用信息科技對(duì)事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行管理已迫在眉睫，內(nèi)部人力資源管理中科技含量越高，其管理的規(guī)范性和效用性也就越強(qiáng)，從而可以更好地推進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；措施

1 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性分析

人事檔案管理工作是事業(yè)單位一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理項(xiàng)目，通過不斷建立、完善事業(yè)單位人員人事檔案管理信息，從而有助于提升人事檔案信息的完整性，將與干部職工相關(guān)的信息資料等進(jìn)行收集整理和分析，從而建立人事檔案管理系統(tǒng)和事業(yè)單位人力資源管理工作乃至其他業(yè)務(wù)管理工作的聯(lián)系，從而提高人力資源管理價(jià)值，更好地借助信息數(shù)據(jù)為事業(yè)單位各類經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策的制定提供參考支持。此外從國(guó)家和行業(yè)發(fā)展層面來看，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作，有助于政府等有關(guān)部門了解事業(yè)單位在人事政策等方面的執(zhí)行情況，了解行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，更好地為國(guó)家有關(guān)決策的制定奠定基礎(chǔ)，提升全社會(huì)公民整體文化素養(yǎng)，激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)，形成良好的發(fā)展格局。中國(guó)共產(chǎn)黨第十九次全國(guó)代表大會(huì)將習(xí)近平的中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)期確定為全黨的指導(dǎo)思想，落實(shí)干部標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)干部， 所有這些都需要在干部人事檔案工作中落實(shí)，需要從制度層面進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃和全面部署。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題分析

2.1 對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，沒有完善的人事檔案管理制度體系來進(jìn)行指導(dǎo)和約束

事業(yè)單位人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，工作屬于常規(guī)性內(nèi)容，所以領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，在資金投入、人員配置以及科學(xué)管理等方面缺乏深入的研究，設(shè)備更新不及時(shí)，人員數(shù)量相對(duì)較少，人事檔案管理工作往往處于邊緣化的狀態(tài)，只有在迎接檢查或者人事調(diào)動(dòng)等方面才進(jìn)行資源的利用，不利于人事檔案管理工作的有序開展。同時(shí)事業(yè)單位在人事檔案管理制度體系建設(shè)方面積極性不夠，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)不斷變化，新時(shí)期事業(yè)單位面臨嚴(yán)峻的改革形勢(shì)，同時(shí)國(guó)家在社會(huì)保障、勞動(dòng)力保護(hù)等方面的政策也在不斷完善，對(duì)于事業(yè)單位而言，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合形勢(shì)變化建立完善的人事檔案管理制度體系，才能更好地踐行與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，但是目前事業(yè)單位在人事檔案管理制度建設(shè)完善等方面開展積極性不夠，缺乏完善的制度體系，很多內(nèi)容更新不及時(shí)、規(guī)定模糊，影響了人事檔案管理工作規(guī)范化開展水平。

2.2 人事檔案管理基礎(chǔ)薄弱，信息化開展進(jìn)程緩慢

事業(yè)單位人事檔案管理工作整體基礎(chǔ)比較薄弱，基礎(chǔ)性工作不扎實(shí)，新時(shí)期國(guó)家對(duì)檔案管理提出了新的要求，也出臺(tái)了一些舉措和辦法，但是在具體執(zhí)行過程中事業(yè)單位在人事檔案管理方面并沒有嚴(yán)格按照政策要求來加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，很多內(nèi)容存在不規(guī)范、漏項(xiàng)等，人事檔案建立不完善、分類不合理，沒有建立完善的歸檔調(diào)整機(jī)制，信息更新不及時(shí)。此外雖然事業(yè)單位也結(jié)合形勢(shì)要求建立了自身的人事檔案管理信息系統(tǒng)，但是并沒有做到有效的信息共享，導(dǎo)致人事檔案信息資源浪費(fèi)，影響了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提升

開展人事檔案管理工作，不斷提高規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，需要有專業(yè)的人員來進(jìn)行實(shí)施，目前由于事業(yè)單位整體在思想觀念等方面對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，通常沒有專門的人事檔案人員來開展此項(xiàng)工作，檔案管理人員往往都是身兼數(shù)職，沒有足夠的時(shí)間和精力來進(jìn)行研究，加上缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)政策等了解不全面、不深入，難以勝任新時(shí)期人事檔案管理工作的新要求。

2.4 人事檔案開發(fā)利用程度不高

加強(qiáng)人事檔案管理工作，需要采取有效的措施保證人事檔案的規(guī)范性和完整性，同時(shí)還要注重人事檔案管理信息的利用和開發(fā)，只有加強(qiáng)資源有效應(yīng)用，將人事檔案管理與是事業(yè)單位自身的業(yè)務(wù)實(shí)際等結(jié)合起來，才能更好地發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的功能，目前事業(yè)單位人事檔案管理工作大部分停留在信息匯總整合方面，人事檔案和人力資源薪資待遇調(diào)整、職稱評(píng)定以及培訓(xùn)等方面結(jié)合程度不夠，不利于人事檔案管理功能的有效發(fā)揮。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的具體策略

3.1 提升意識(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)

為了從深層次對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行完善，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)注，要讓人事檔案管理工作擁有強(qiáng)有力的支撐。單位內(nèi)部要把人事檔案管理工作納入議事日程之中。比如，創(chuàng)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組對(duì)人事檔案管理工作的各個(gè)層面負(fù)責(zé)，并開展定期的檢查和指導(dǎo)工作。在工作開展中要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，提出解決意見。隨之形成人事檔案管理考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行合理的考量，開展分類指導(dǎo)模式，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理模式。這樣，人事檔案工作會(huì)展現(xiàn)出制度化特征，更加規(guī)范和科學(xué)。

3.2 完善檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案管理工作的開展提供支持和鼓勵(lì)。檔案管理部門就要和領(lǐng)導(dǎo)開展積極有效溝通，對(duì)檔案管理的設(shè)施進(jìn)行重點(diǎn)更新和升級(jí)。比如，在單位內(nèi)部要?jiǎng)?chuàng)建專用檔案庫房，配置優(yōu)質(zhì)的檔案柜。在庫房中，要擁有一些安全防護(hù)設(shè)施，還應(yīng)該對(duì)庫房進(jìn)行定期檢查。檔案的庫房和閱檔室等地方要實(shí)行分離模式。在檔案工作上要投入更多的精力和物力，保證人事檔案管理工作順利開展。

3.3 形成完善的管理制度

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，要使得人事檔案管理制度的建設(shè)水平得到提升。人事檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，在沒有規(guī)章制度的情況下，就得不到有效管理。所以，在實(shí)際開展人事檔案管理工作的過程中，應(yīng)該從現(xiàn)實(shí)社會(huì)需求出發(fā)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善和升級(jí)，并關(guān)注制度的具體落實(shí)情況。人事檔案資料的收集和歸檔制度要以嚴(yán)格的要求為支撐，防止出現(xiàn)虛假檔案材料。最終，為人員的考察和任用提供真實(shí)的信息。

3.4 加強(qiáng)人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和能力一方面要不斷引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理和人力資源管理人才，同時(shí)注重人才隊(duì)伍的開發(fā)，針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作新要求，加強(qiáng)政策理念、制度基礎(chǔ)知識(shí)、檔案管理技能以及職業(yè)素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的綜合培訓(xùn)，提高檔案管理人員的崗位勝任能力。另一方面要不斷提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，主動(dòng)研究新形勢(shì)下做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的新舉措，加強(qiáng)檔案管理人員與其他部門人員之間的溝通交流和協(xié)作，提高對(duì)其他部門人員的指導(dǎo)服務(wù)能力，共同為推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作有序開展形成強(qiáng)大的人力合力。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越普及的背景下，事業(yè)單位曾經(jīng)使用的人事檔案管理方案以逐漸與時(shí)代脫節(jié)，并逐漸出現(xiàn)了很多問題。因此要求人力資源管理人員對(duì)問題進(jìn)行反思，從而轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理思想，更好地利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)員工檔案管理的自動(dòng)化與信息化。信息科技手段的運(yùn)用可以大大提高工作效率，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部管理的跨越式發(fā)展做出了突出的貢獻(xiàn)。

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