新時期關(guān)于機構(gòu)編制檔案管理的若干思考

摘 要：傳統(tǒng)的機構(gòu)編制檔案管理工作存在著種種的問題，已經(jīng)不能滿足實際工作的發(fā)展需求，在新時期必須要積極實施機構(gòu)編制檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，保證該項工作價值能夠得以最大化的展現(xiàn)。本文將對新時期機構(gòu)編制檔案管理工作的具體思路加以探討和分析，以期能夠全面提高機構(gòu)編制檔案管理工作水平，確保檔案信息的真實性和完整性，使之在決策中能夠有效的發(fā)揮參考作用，促使管理決策更具科學性和可行性。

關(guān)鍵詞：新時期；機構(gòu)編制；檔案管理

機構(gòu)編制檔案管理是一項非常重要的工作，其工作效果將直接影響到領(lǐng)導決策的科學性，而傳統(tǒng)工作模式中存在著諸多弊端，與時代和社會發(fā)展要求嚴重不符，基于此，加強機構(gòu)編制檔案管理工作改革可謂迫在眉睫。下面將從人員素質(zhì)、檔案材料、執(zhí)行評估、規(guī)范程序、監(jiān)督檢查、機制創(chuàng)新等方面闡述強化機構(gòu)編制檔案管理工作質(zhì)量的有效策略，以供相關(guān)工作人員參考和借鑒。

1 增強檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員在機構(gòu)編制檔案管理工作中起到了不容忽視的作用，要想保證機構(gòu)編制檔案管理工作的順利高效開展，檔案管理人員必須要充分認識到該項工作的重要性，具備良好的職業(yè)道德和服務(wù)意識，對于檔案管理知識和技術(shù)知之甚祥，勇于打破傳統(tǒng)，不斷用創(chuàng)新理念和方法來開展相關(guān)工作，始終保持對機構(gòu)編制檔案管理工作的高度熱忱。要求在檔案管理人員隊伍建設(shè)中能夠著重做好兩項工作：

第一，選拔素質(zhì)高、責任心強的檔案管理人員，了解檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展需求，給其提供良好的薪資待遇，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，調(diào)動他們的內(nèi)在潛能，提高他們的工作效率和工作質(zhì)量；第二，定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，將新思想、新技術(shù)傳授給檔案管理人員，加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其素質(zhì)、知識、能力都更為符合機構(gòu)編制檔案管理工作實際要求，用飽滿的熱情和蓬勃的斗志來迎接各類工作挑戰(zhàn)，促進機構(gòu)編制檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

2 做好檔案材料的歸檔工作

在以往的機構(gòu)編制檔案管理工作中經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)檔案材料的缺失和遺漏問題，如不能妥善解決這些問題將會影響到機構(gòu)編制檔案管理工作職能的發(fā)揮。在新時期機構(gòu)編制檔案管理工作中，要重視提高歸檔效率和檔案材料的質(zhì)量，力爭做到精益求精，以保證機構(gòu)編制檔案管理工作的實效性。

首先，與機構(gòu)編制相關(guān)的檔案材料應及時歸檔，包括編委（辦）文件、機構(gòu)改革文件、黨委政府對機構(gòu)編制事項的審批文件、事業(yè)單位登記形成的文件、機構(gòu)編制實名制管理材料、機構(gòu)編制核查形成的材料等，冗余的材料要清除出去，如果發(fā)現(xiàn)有些事項沒有檔案文件記錄，要采取人工記錄方式并經(jīng)由領(lǐng)導簽字確認后才能歸檔，確保檔案材料的完整性。

其次，檔案材料有著多種多樣的形式，對于紙質(zhì)檔案、實物檔案、聲音和影像資料等都要運用不同的保管方式，按照標準化的流程開展機構(gòu)編制檔案管理工作，還要加大資金和技術(shù)投入力度，構(gòu)建先進的檔案管理系統(tǒng)，用不同載體來記錄數(shù)據(jù)信息，提高檔案資料的價值，使之能夠得到更為廣泛和有效的使用。

最后，盡可能的縮短文件資料的歸檔時間，利用機構(gòu)編制檔案管理專用軟件來實施對檔案材料的管理，將檔案材料的完整信息錄入到軟件中，將其劃歸到特定的分類中，還要將紙質(zhì)文檔的保管位置標注出來，這樣當需要使用相關(guān)材料時就可以迅速調(diào)出，檔案材料的管理和利用水平也會有所提升。

3 積極開展執(zhí)行評估工作

通過開展執(zhí)行評估工作，了解機構(gòu)編制檔案管理工作的開展情況，采取相應的措施來優(yōu)化工作模式和工作方法，能夠進一步增強機構(gòu)編制檔案管理工作效果。在執(zhí)行評估工作中具體涉及到三方面的內(nèi)容：一是檢驗機構(gòu)編制檔案管理工作是否遵循了國家相應的法律法規(guī)，二是對機構(gòu)編制檔案管理工作實施效果加以評價，三是對機構(gòu)編制檔案管理部門和人員配置進行評估。在執(zhí)行評估后需要對不符合規(guī)定的機關(guān)單位和事業(yè)單位下達整改通知，待其整改過后再次檢查，致力于為機構(gòu)編制檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

4 強化程序意識

為了保證機構(gòu)編制檔案管理工作的規(guī)范化開展，必須要制定科學嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒蹋⒂上嚓P(guān)職能部門加以審核，以便于給檔案管理人員提供標準化的工作依據(jù)，使其認識到機構(gòu)編制檔案管理工作的重要性，嚴格規(guī)范自身行為，不做違反制度和程序的事情，這樣機構(gòu)編制檔案管理工作質(zhì)量才能邁上一個嶄新的臺階。除此之外，機構(gòu)編制部門在職能調(diào)整和機構(gòu)、編制、領(lǐng)導職數(shù)增減等事項的編制上具有權(quán)威性，其他部門無權(quán)做出干涉，一旦發(fā)現(xiàn)違反審批程序的現(xiàn)象機構(gòu)編制部門將不予受理，對未經(jīng)編委、編辦研究的重大機構(gòu)編制問題，黨委、政府不得將其列入會議議題。

5 加強監(jiān)督檢查

鑒于機構(gòu)編制檔案管理工作中存在著機構(gòu)設(shè)置不合理、編制人數(shù)超過規(guī)定、管理相對混亂的問題，給相關(guān)工作的開展帶來了負面的效應，因此加強對機構(gòu)編制的監(jiān)督檢查尤為必要且迫切。在監(jiān)督檢查工作中一旦發(fā)現(xiàn)違法亂紀行為要予以嚴厲的懲罰，追究相關(guān)責任人的責任，以喚醒地方機關(guān)單位和領(lǐng)導干部的責任意識，使之認識到國家對于機構(gòu)編制檔案管理的高度重視，那么上述不良現(xiàn)象就不會再次發(fā)生了，機構(gòu)編制檔案管理工作也會向著規(guī)范化、科學化的方向飛速發(fā)展。

6 推進機構(gòu)編制檔案管理創(chuàng)新

目前，現(xiàn)代化的管理手段雖已被廣泛應用于檔案管理工作中，但多數(shù)僅限于檔案目錄的輸入、輸出和檢索，在其他方面則很少涉及，無法體現(xiàn)信息技術(shù)的應用優(yōu)勢。為此，在機構(gòu)編制檔案管理工作中應推廣應用以“三化”為標志的管理新技術(shù)，提高現(xiàn)代信息技術(shù)在機構(gòu)編制檔案管理工作中的利用率，保證機構(gòu)編制檔案管理工作效果，推進機構(gòu)編制檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

一是推進檔案管理的程序化，本著簡捷實用、易操作的原則，開發(fā)機構(gòu)編制檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)除了原有功能外，還能對檔案進行分類、統(tǒng)計、匯總和信息的簡要查詢，功能更加齊全。二是推進庫房管理的智能化，在檔案室安裝配置智能控制系統(tǒng)，實現(xiàn)了對溫度、濕度、消毒滅菌等設(shè)備的智能控制，提高了檔案材料存放的質(zhì)量。三是推進檔案傳閱的網(wǎng)絡(luò)化，機構(gòu)編制部門應積極提倡無紙化辦公，將需要歸檔的文件材料掃描入電腦，利用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，供各部門單位傳閱，既保證了檔案材料的質(zhì)量，又節(jié)省了傳閱時間，提高了檔案利用率。

7 結(jié)語

目前機構(gòu)編制檔案管理工作中暴露出了諸多的問題，使得檔案材料的利用率較低，管理資源也存在著浪費現(xiàn)象，極大的制約了機構(gòu)編制部門的發(fā)展以及相關(guān)工作的開展。為了打破傳統(tǒng)管理思想和管理模式的局限性，機構(gòu)編制部門應加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，制定標準化的工作程序，及時做好檔案材料的歸檔保管，積極開展執(zhí)行評估，加大監(jiān)督檢查力度，并將現(xiàn)代化技術(shù)手段應用到機構(gòu)編制檔案管理工作中，相信這些舉措的落實必然會讓機構(gòu)編制檔案管理工作煥發(fā)出勃勃生機，取得顯著成效。

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作者簡介

王宸（1987-），男，漢族，山東省濱州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。